CODE DE CONDUITE FOURNISSEUR COLT

La manière dont nous faisons des affaires

INTRODUCTION

Colt s'engage à respecter les normes les plus élevées en matière de gouvernance d'entreprise et de responsabilité. Notre politique ne consiste pas simplement à respecter la lettre des lois ou des réglementations, mais plutôt à instaurer et maintenir une véritable culture de conformité partout où nous exerçons nos activités. En conséquence, Colt attend de tous les fournisseurs qu'ils adhèrent à la lettre et à l'esprit de cet engagement d'intégrité.

Ce Code de conduite des fournisseurs intègre les mêmes normes de conduite éthique et d'intégrité que le Code interne de conduite des affaires de Colt. Les fournisseurs sont invités à respecter ce Code et à garder à l'esprit que leurs activités peuvent influencer la réputation de Colt et sa relation de confiance avec les clients, les employés et les actionnaires. Nous attendons qu'une attention maximale soit portée à la protection de la réputation et des relations de Colt.

APPLICATION

Les fournisseurs doivent veiller à ce que tous leurs représentants (y compris les employés, agents, fournisseurs et sous-traitants, désignés collectivement comme le « Fournisseur ») mènent leurs activités avec et/ou pour le compte de Colt conformément à ce Code de conduite des fournisseurs.

CONFORMITÉ À LA LOI ET AUX RÉGLEMENTATIONS

Le fournisseur a la responsabilité absolue de se conformer à toutes les lois, réglementations et sanctions applicables. En conséquence, les domaines de conformité suivants ne doivent pas être considérés comme une liste exhaustive.

1. ANTI-CORRUPTION : INTERDICTION DES RÉTROCOMMISSIONS, POT-DE-VIN ET PAIEMENTS ILLICITES

Les fournisseurs doivent respecter la législation anti-corruption et éviter toutes les formes de corruption. Lorsque la norme Colt est plus stricte que la législation locale, la norme Colt s'appliquera toujours.

Les fournisseurs ne doivent pas offrir ni accepter, directement ou indirectement, des rétrocommissions, pots-de-vin ou paiements en espèces ou tout autre avantage en nature pour obtenir un avantage ou un bénéfice indus ; par exemple remporter des commandes, obtenir des informations privilégiées ou influencer les spécifications d'appels d'offres.

« Tout avantage en nature » peut être tout objet, faveur, service, espèce ou équivalent en espèces, divertissement, cadeau, bien ou toute autre chose, y compris un don caritatif, le parrainage d'un événement, une contribution politique, un emploi ou un stage, qu'il soit payé personnellement ou par l'entreprise. Peu importe qu'un paiement interdit puisse être exigé par un responsable public : ce paiement interdit ne doit pas être effectué.

Voici quelques exemples (non exhaustifs) de scénarios de risque de corruption auxquels un fournisseur de Colt pourrait être confronté :

• une demande de contribution à un parti politique d'un fonctionnaire gouvernemental ou à l'association caritative préférée de ce fonctionnaire ou d'un partenaire commercial, même si aucun paiement n'a été effectué au fonctionnaire gouvernemental ou au partenaire commercial,

• une offre d'emploi ou de stage à un parent d'un fonctionnaire gouvernemental ou d'un partenaire commercial – cela pourrait être perçu comme un pot-de-vin,

• une invitation à un voyage au ski ou à un grand événement sportif tous frais payés, ou un divertissement lors de négociations contractuelles, même si le coût est dans le budget.

Remarque : La définition d'un fonctionnaire gouvernemental se réfère à toute personne élue ou nommée au gouvernement, employée par une agence ou entité gouvernementale, ou employée par une entreprise détenue ou contrôlée par le gouvernement (par exemple : université publique, entreprise de télécommunications ou toute autre entité publique).

Tout incident faisant état d'une telle demande adressée à un fournisseur concernant les affaires qu'il mène ou espère mener avec Colt doit être signalé. Pour éviter tout doute : toute demande de paiement ou d'acompte, provenant de tout employé de Colt ou de toute personne prétendant agir au nom de Colt, doit être immédiatement signalée comme indiqué ci-dessous, au contact Colt ou au Comité d'éthique. Le fait de ne pas signaler un paiement interdit constitue en soi une violation de ce Code de conduite des affaires et peut entraîner l'application de mesures disciplinaires.

Les paiements de facilitation, qui sont de petits versements effectués pour accélérer l'exécution (et non le résultat) d'une fonction ou d'une activité à laquelle le payeur a légalement droit (par ex. libération de marchandises retenues en douane, délivrance de permis ou obtention d'un service téléphonique ou d'un autre service nécessaire auprès du gouvernement ou d'une entité détenue ou contrôlée par le gouvernement), sont strictement interdits.

Nous n'autorisons aucune personne à effectuer des paiements de facilitation en notre nom et nous cherchons à assurer que nos agents et autres intermédiaires n'effectuent pas de paiements de facilitation pour notre compte. Si vous avez des doutes sur un paiement et soupçonnez qu'il pourrait être considéré comme un paiement de facilitation, ne faites le paiement que si le fonctionnaire ou le tiers peut fournir un reçu officiel ou une confirmation écrite de sa légalité. Si vous avez le moindre doute quant à la possibilité d'effectuer un paiement, consultez le Comité d'éthique via les coordonnées indiquées ci-dessous.

2. EXACTITUDE DES DOCUMENTS & CONSERVATION

Le fournisseur doit veiller à ce que les documents commerciaux relatifs à Colt soient conservés pendant la période exigée par la loi et qu'ils reflètent de manière exacte et équitable toutes les transactions commerciales. La destruction doit être effectuée en prenant des précautions appropriées quant à la confidentialité des informations concernées.

3. PROTECTION DES DONNÉES

Le fournisseur doit assurer la conformité aux lois et directives relatives à la protection, au transfert, à l'accès et au stockage des informations personnelles.

4. INFORMATIONS CONFIDENTIELLES

Un accord de non-divulgation standard doit être signé entre Colt et le fournisseur, ou le fournisseur potentiel, avant de discuter de toute information confidentielle.

Le fournisseur ne doit pas utiliser ni divulguer des informations confidentielles de Colt et réciproquement. Cela inclut, sans s'y limiter, les informations clients, les informations fournisseurs, la connaissance des plans ou projections d'affaires, les programmes de vente ou de marketing, les listes de clients, les actions juridiques ou réglementaires importantes ou la stratégie, les nouveaux produits ou les changements de prix, les changements dans la direction, les cessions ou les opérations de fusion-acquisition.

5. RELATIONS AVEC LES GOUVERNEMENTS, LES MÉDIAS & LES INVESTISSEURS

Le fournisseur ne doit faire aucune déclaration ni soumission aux investisseurs, aux médias ou au gouvernement se référant à Colt sans obtenir au préalable l'autorisation écrite de Colt (sauf si la loi ou le gouvernement l'exige). Le fournisseur peut soumettre toute demande de ce type à son contact principal chez Colt.

6. CONCURRENCE ÉQUITABLE

Colt croit en une concurrence loyale et soutient l'élaboration de lois de concurrence appropriées. Le fournisseur ne doit pas s'engager dans une collaboration ou toute autre activité qui réduit la concurrence.

7. DÉLITS D'INITIÉS

Le fournisseur doit veiller à ce que toute information interne non publiée à laquelle il a accès concernant Colt ne soit pas utilisée pour s'engager dans des délits d'initiés ou les favoriser (ce qui consiste à utiliser des informations matérielles non publiques pour tenter de réaliser un profit en négociant des titres).

8. CADEAUX & HOSPITALITÉ

Le fournisseur ne doit pas offrir de cadeaux en espèces, d'équivalents en espèces, de chèques ou d'autres fonds négociables, ni offrir à un individu des cadeaux ou gratification d'une valeur supérieure à 150 € (ou équivalent, et 50 € ou équivalent dans le cas d'un fournisseur lié au gouvernement) par année civile.

Colt autorise les employés à accepter des cadeaux de faible valeur ou une hospitalité commerciale raisonnable (par ex. repas ou participation à des événements sportifs ou sociaux) conformément aux directives internes, toutefois l'acceptation de cadeaux ou d'hospitalité ne doit jamais être interprétée comme signifiant qu'un avantage sera accordé au fournisseur.

Si un cadeau est considéré comme enfreignant les directives internes et qu'il est jugé inapproprié de le retourner, par exemple pour des raisons culturelles, il sera utilisé à des fins caritatives dans le cadre des activités de responsabilité sociale de l'entreprise (RSE) de Colt.

9. SÉCURITÉ, SANTÉ & SÉCURITÉ AU TRAVAIL

Des éléments de l'activité de Colt sont certifiés ISO 27001 et Colt attend du fournisseur qu'il opère conformément à cette norme.

En général, le fournisseur doit veiller à respecter la politique et les procédures de Colt en matière de sécurité, de santé et de sûreté lorsqu'il se trouve sur les sites de Colt/des clients de Colt, et lorsqu'il accède aux systèmes ou aux informations de Colt.

10. PROMOUVOIR LE DÉVELOPPEMENT DURABLE

Colt reconnaît le rôle important que les entreprises, en particulier le secteur des technologies de l'information et de la communication, ont à jouer pour stimuler la croissance sur le marché mondial.

Colt estime que les entreprises doivent accepter la responsabilité de veiller à ce que la croissance soit réalisée de manière durable, en favorisant le développement socio-économique pour tenter de lutter contre la pauvreté tout en protégeant et en améliorant la qualité de vie et en évitant des impacts préjudiciables sur toute partie de la population mondiale ou sur l'environnement.

Colt considère sa chaîne d'approvisionnement comme un domaine clé pour assurer la durabilité et exige que ses fournisseurs prennent ces enjeux au sérieux en respectant les normes ou engagements internationaux, européens ou nationaux pertinents et en étant en mesure de fournir des preuves de leur conformité à ces normes, si cela est demandé.

11. MINÉRAUX DE CONFLIT

Colt s'engage en faveur de l'approvisionnement responsable en minéraux, qui doit être effectué de manière éthique et durable, dans le respect de l'environnement et des droits de l'homme.

Colt attend de ses fournisseurs qu'ils mettent en place des mesures et des politiques de diligence raisonnable permettant de garantir que nos services sont fournis via des produits ne contenant pas de composants issus de minéraux de conflit. Nous attendons de nos fournisseurs et de leurs fournisseurs en amont qu'ils ne s'approvisionnent qu'en matériaux n'ayant pas pour origine des régions en conflit.

12. PRATIQUES D'EMPLOI

Le fournisseur doit respecter la Déclaration universelle des droits de l'homme de l'ONU et les conventions de l'OIT et se conformer à la législation nationale en matière de droits de l'homme et d'emploi.

Au minimum, le fournisseur doit respecter les normes suivantes au sein de sa propre organisation et œuvrer à les appliquer au sein de la chaîne d'approvisionnement :

• Fournir un environnement de travail sûr pour le personnel et les sous-traitants

• Éviter l'utilisation d'esclaves, de travail forcé ou sous contrainte et de travail des enfants. En particulier, le fournisseur doit confirmer quelles mesures il a prises pour s'assurer que l'esclavage et la traite des êtres humains ne se produisent dans aucune partie de son activité ou de sa chaîne d'approvisionnement. Le fournisseur doit également, si cela lui est demandé en vertu de la loi sur l'esclavage moderne, fournir une déclaration à cet égard.

• Vérifier que tous les employés et les employés des sous-traitants ont le droit légal de travailler dans le pays où les services sont fournis.

• Soutenir des pratiques de travail équitables, y compris le droit d'appartenir à un syndicat, le paiement d'au moins le salaire minimum légal lorsqu'il existe et un salaire décent lorsque ce n'est pas le cas.

• Veiller au respect de la dignité des personnes au travail et appliquer une tolérance zéro à l'égard du harcèlement sous quelque forme que ce soit et pour quelque raison que ce soit.

• Fournir un mécanisme confidentiel et sécurisé permettant aux employés de déposer des plaintes.

• Éviter toute discrimination à l'encontre des employés ou des candidats à l'emploi sur la base de leur race, couleur, nationalité, origine ethnique, caste, sexe, changement de sexe, état civil, handicap, âge, religion, convictions, appartenance ou non-appartenance à un syndicat, identité sexuelle ou orientation sexuelle. Les questions relatives au handicap ne doivent être examinées qu'au regard des exigences particulières du poste.

• Le fournisseur reconnaît que Colt ne tolérera pas le harcèlement sexuel de son personnel, et Colt a le devoir de prévenir le harcèlement sexuel de son personnel. En conséquence, Colt exige que tous les fournisseurs s'assurent d'avoir mis en place des mesures pour prévenir le harcèlement sexuel de la part de leur personnel et de leurs sous-traitants. Tous les fournisseurs de Colt doivent se conformer à toutes les exigences légales et réglementaires ainsi qu'aux exigences énoncées dans La politique de Colt sur le harcèlement sexuel.

13. ACCESSIBILITÉ

Colt adopte une approche globale de l'accessibilité, définie comme la capacité pour les personnes handicapées et atteintes d'incapacités d'accéder à toutes les informations et opportunités, ainsi qu'aux espaces physiques et numériques sans exiger un temps ou un effort supplémentaire déraisonnable. Colt assure la conformité aux normes d'accessibilité et travaille à l'amélioration continue de l'accessibilité de ses produits et services.

14. PRATIQUE ENVIRONNEMENTALE

Colt réduit son impact environnemental, notamment en définissant des objectifs basés sur la science pour une réduction drastique des émissions sur l'ensemble des 3 scopes (voir nos engagements).

Une partie essentielle de notre stratégie consiste à travailler avec des fournisseurs qui partagent le même engagement en faveur de la protection de l'environnement. Dans cet esprit, les fournisseurs doivent garantir le respect des normes et de la législation environnementales locales et internationales obligatoires.

De plus, Colt attend des fournisseurs qu'ils disposent ou soutiennent :

• Une politique environnementale claire et des objectifs sont disponibles.

• Des objectifs de réduction des émissions, idéalement alignés avec l'initiative Science Based Targets (SBTi) et leur norme Net Zero, devraient faire partie des objectifs environnementaux d'un fournisseur.

• Des données environnementales, telles que l'utilisation de ressources durables, les déchets et les émissions du fournisseur et/ou des services fournis à Colt sont disponibles.

Colt s'engage à partager les connaissances et à travailler avec les fournisseurs dans le domaine de la durabilité environnementale.

15. COMMENT SIGNALER

Il est attendu du fournisseur qu'il contrôle lui-même sa conformité à ce Code. Dans un premier temps, les manquements connus ou potentiels doivent être signalés au contact achats de Colt du fournisseur.

En alternative, le fournisseur peut le signaler directement au Comité d'éthique de Colt, qui évalue les questions de conformité légale et réglementaire et de conduite commerciale appropriée. Le Comité d'éthique peut être contacté :

Par courriel [email protected]

Par écrit à Le Comité d'éthique, à l'attention du secrétaire de la société, Colt Technology Services Group Limited, Colt House, 20 Great Eastern Street, Londres, EC2A 3EH, Royaume-Uni.