CÓDIGO DE CONDUCTA PARA PROVEEDORES DE COLT

La forma en que hacemos negocios

INTRODUCCIÓN

Colt está comprometida con el más alto estándar posible de buen gobierno corporativo y responsabilidad. Nuestra política no es simplemente cumplir con la letra de las leyes o regulaciones, sino inculcar y mantener una verdadera cultura de cumplimiento dondequiera que hagamos negocios. En consecuencia, Colt espera que todos los Proveedores adopten la letra y el espíritu de su compromiso con la integridad.

Este Código de Conducta para Proveedores incorpora los mismos estándares de conducta ética e integridad que el Código de Conducta Empresarial interno de Colt. Se solicita a los proveedores que se adhieran a este Código y que tengan presente que sus actividades pueden influir en la reputación de Colt y en la relación de confianza con clientes, empleados y accionistas. Esperamos que se adopten el máximo cuidado para proteger la reputación y las relaciones de Colt.

APLICACIÓN

Los proveedores deberán asegurarse de que todos sus representantes (incluidos empleados, agentes, proveedores y subcontratistas y denominados colectivamente como el "Proveedor") realicen negocios con y/o en nombre de Colt de conformidad con este Código de Conducta para Proveedores.

CUMPLIMIENTO DE LA LEY Y LAS NORMATIVAS

El Proveedor tiene la responsabilidad incondicional de cumplir con todas las leyes, regulaciones y sanciones aplicables. En consecuencia, las siguientes áreas de cumplimiento no deben considerarse una lista exclusiva.

1. ANTISOBORNO: PROHIBICIÓN DE SOBORNOS, COMISIONES ILEGALES Y PAGOS INDEBIDOS

Los proveedores deben cumplir con la legislación antisoborno y evitar todas las formas de corrupción. Cuando el estándar de Colt sea más estricto que la legislación local, siempre se aplicará el estándar de Colt.

Los proveedores no deben ofrecer ni aceptar, directa o indirectamente, comisiones ilegales, sobornos o pagos indebidos en efectivo ni en especie para asegurar una ventaja o beneficio indebido; como ganar pedidos, obtener información privilegiada o influir en las especificaciones de licitaciones.

“Cualquier cosa de valor” puede ser cualquier objeto, favor, servicio, efectivo o equivalente en efectivo, entretenimiento, regalo, propiedad, o cualquier otra cosa, incluida una donación benéfica, el patrocinio de un evento, una contribución política, y empleo o una pasantía, ya sea pagada personalmente o por la empresa. No importa que un pago prohibido pueda ser exigido por un funcionario público; el pago prohibido aún no puede realizarse.

Aquí hay algunos ejemplos (pero no una lista exhaustiva) de escenarios de riesgo de soborno que un proveedor de Colt podría llegar a encontrar:

• una solicitud de contribución a un partido político de un funcionario gubernamental o a la ONG favorita de ese funcionario o de un socio comercial, incluso aunque no se haya realizado ningún pago al funcionario gubernamental o al socio comercial,

• una oferta de empleo o una pasantía a un familiar de un funcionario gubernamental o socio comercial: esto podría parecer un soborno,

• una invitación a un viaje de esquí con todos los gastos pagados o a un gran evento deportivo, o entretenimiento durante las negociaciones del contrato, incluso si el coste implicado está dentro del presupuesto.

Nota: La definición de funcionario público se refiere a cualquier individuo que sea un funcionario electo o designado del gobierno, empleado por una agencia o entidad gubernamental, o empleado por una empresa que sea propiedad o esté controlada por el gobierno (p. ej., universidad pública, empresa de telecomunicaciones u otra entidad estatal).

Cualquier incidente en el que se haga tal reclamación a un Proveedor con respecto al negocio que está realizando, o espera realizar con Colt, debe ser informado. Para evitar dudas: cualquier solicitud de pago o de pagos anticipados, de cualquier empleado de Colt o de cualquier individuo que afirme actuar en nombre de Colt, debe ser inmediatamente informada como se menciona a continuación, al contacto de Colt o al Comité de Ética. El incumplimiento de informar un pago prohibido es en sí una violación de este Código de Conducta Empresarial y puede dar lugar a la implementación de procedimientos disciplinarios.

Los pagos de facilitación, que son pagos pequeños realizados para acelerar la ejecución y no el resultado, de una función o actividad a la que el pagador tiene derecho legalmente (p. ej., liberar mercancías retenidas en aduanas, emitir permisos u obtener servicio telefónico u otro servicio necesario del gobierno o de una entidad propiedad o controlada por el gobierno), están estrictamente prohibidos.

No autorizamos a ninguna persona a realizar pagos de facilitación en nuestro nombre y procuramos asegurarnos de que nuestros agentes y otros intermediarios no realicen pagos de facilitación en nuestro nombre. Si tiene dudas sobre un pago y sospecha que podría considerarse un pago de facilitación, solo realice el pago si el funcionario o tercero puede proporcionar un recibo formal o una confirmación escrita de su legalidad. Si tiene alguna duda sobre si se puede efectuar un pago, consulte al Comité de Ética mediante los datos que se muestran más abajo.

2. EXACTITUD Y RETENCIÓN DE REGISTROS

El Proveedor deberá asegurarse de que los registros comerciales relacionados con Colt se conserven durante el período exigido por la ley y que reflejen de manera precisa y justa todas las transacciones comerciales. La destrucción deberá realizarse con la debida atención a la confidencialidad de la información afectada.

3. PROTECCIÓN DE DATOS

El Proveedor deberá garantizar el cumplimiento de las leyes y directivas que disponen la protección, transferencia, acceso y almacenamiento de información personal.

4. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

Debe firmarse un Acuerdo de Confidencialidad estándar entre Colt y el Proveedor, o el posible Proveedor, antes de discutir cualquier información confidencial.

El Proveedor no deberá utilizar ni divulgar ninguna información confidencial de Colt y viceversa. Esto incluye, pero no se limita a, información de clientes, información de proveedores, conocimientos sobre planes comerciales o previsiones, programas de ventas o marketing, listas de clientes, acciones legales o regulatorias significativas o estrategias, nuevos productos o cambios de precios, cambios en la alta dirección, desinversiones o fusiones y adquisiciones.

5. RELACIONES CON GOBIERNO, MEDIOS E INVERSORES

El Proveedor no deberá realizar ninguna declaración ni presentación a inversores, medios o gobierno que haga referencia a Colt sin obtener previamente el permiso por escrito de Colt (excepto cuando lo exija el gobierno o la ley). El Proveedor puede enviar dicha solicitud a su contacto principal en Colt.

6. COMPETENCIA LEAL

Colt cree en la competencia leal y apoya el desarrollo de leyes de competencia apropiadas. El Proveedor no deberá participar en colaboraciones u otras actividades que reduzcan la competencia.

7. OPERACIONES CON INFORMACIÓN PRIVILEGIADA

El Proveedor deberá asegurarse de que cualquier información interna no publicada de la que sea parte, respecto a Colt, no se utilice para participar o apoyar operaciones con información privilegiada (que es el uso de información material no pública para intentar obtener beneficios mediante transacciones con valores).

8. REGALOS Y HOSPITALIDAD

El Proveedor no deberá ofrecer regalos en forma de efectivo, equivalentes en efectivo, cheques u otros fondos negociables, ni ofrecer a ninguna persona regalos o gratificaciones con un valor superior a 150 € (o equivalente, y 50 € o equivalente en el caso de un proveedor relacionado con el gobierno) por año calendario.

Colt permite a los empleados aceptar regalos de valor modesto u hospitalidad razonable relacionada con los negocios (p. ej., comidas o asistencia a eventos deportivos o sociales) de acuerdo con las directrices internas; sin embargo, la aceptación de regalos u hospitalidad nunca debe interpretarse como indicio de que se concederá un beneficio al Proveedor.

Si se considera que un regalo incumple las directrices internas y se considera inapropiado devolverlo, por ejemplo por razones culturales, se destinará a fines benéficos como parte de la actividad de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) de Colt.

9. SEGURIDAD, SALUD Y SEGURIDAD LABORAL

Elementos del negocio de Colt están certificados según la norma ISO 27001 y Colt espera que el Proveedor opere conforme a este estándar.

En general, el Proveedor deberá asegurarse de que cumple la política y los procedimientos de Colt sobre seguridad, salud y seguridad laboral mientras asiste a sitios de Colt/clientes de Colt y al acceder a los sistemas o la información de Colt.

10. FOMENTAR EL DESARROLLO SOSTENIBLE

Colt reconoce el importante papel que las empresas, en particular el sector de tecnologías de la información, la comunicación y la tecnología, deben desempeñar en el impulso del crecimiento en el mercado global.

Colt considera que las empresas deben asumir la responsabilidad de garantizar que el crecimiento se logre de manera sostenible, promoviendo el desarrollo socioeconómico para tratar de combatir la pobreza a la vez que se protege y mejora la calidad de vida y se evitan impactos perjudiciales en cualquier parte de la población global o del medio ambiente.

Colt considera su cadena de suministro como un área clave para asegurar la sostenibilidad y exige a sus proveedores que tomen en serio estas cuestiones cumpliendo las normas o compromisos internacionales, europeos o nacionales pertinentes y siendo capaces de aportar pruebas de su cumplimiento con dichas normas, si se les solicita.

11. MINERALES DE CONFLICTO

Colt está comprometida con el abastecimiento responsable de minerales, que debe realizarse de manera ética y sostenible, respetando el medio ambiente y los derechos humanos.

Colt espera que su proveedor tenga implementadas medidas de debida diligencia y políticas que permitan asegurar que nuestros servicios se prestan mediante productos que no contienen componentes minerales de conflicto. Esperamos que nuestros proveedores y sus proveedores aguas arriba solo obtengan material que no se origine en regiones en conflicto.

12. PRÁCTICAS LABORALES

El proveedor deberá respetar la Declaración Universal de los Derechos Humanos de la ONU y las Convenciones de la OIT y cumplir con la legislación nacional de derechos humanos y empleo.

Como mínimo, el Proveedor deberá mantener los siguientes estándares en su propia organización y trabajar para hacerlo también en la cadena de suministro:

• Proporcionar un entorno de trabajo seguro para el personal y los subcontratistas

• Evitar el uso de esclavos, trabajo forzado o en condiciones de servidumbre y trabajo infantil. En particular, el proveedor debe confirmar qué medidas ha tomado para garantizar que la esclavitud y la trata de personas no se producen en ninguna parte de su negocio o de su cadena de suministro. El proveedor también deberá, si así lo exige la Ley de Esclavitud Moderna, proporcionar una declaración al respecto.

• Validar que todos los empleados y los empleados de los subcontratistas tienen el derecho legal a trabajar en el país donde se prestan los servicios.

• Apoyar prácticas laborales justas, incluido el derecho a pertenecer a un sindicato, el pago al menos del salario mínimo legal cuando exista y un salario digno justo cuando no exista.

• Garantizar el respeto a la dignidad de las personas en el trabajo y tolerancia cero hacia el acoso de las personas en cualquier forma y por cualquier motivo.

• Proporcionar un mecanismo confidencial y seguro para que los empleados presenten quejas.

• Evitar la discriminación contra empleados o candidatos a empleados por motivos de raza, color, nacionalidad, origen étnico, casta, género, reasignación de género, estado civil, discapacidad, edad, religión, creencias, pertenencia o no pertenencia a un sindicato, identidad sexual u orientación sexual. Las cuestiones relacionadas con la discapacidad deben considerarse solo en relación con los requisitos particulares del puesto.

• El Proveedor reconoce que Colt no tolerará el acoso sexual de su plantilla, y Colt tiene el deber de prevenir el acoso sexual de su personal. En consecuencia, Colt exige a todos los proveedores que se aseguren de tener medidas para prevenir el acoso sexual por parte de su personal y contratistas. Todos los proveedores de Colt deben cumplir con todos los requisitos legales y reglamentarios y con los requisitos establecidos en Política de Acoso Sexual de Colt.

13. ACCESIBILIDAD

Colt adopta un enfoque holístico de la accesibilidad, definida como la capacidad de las personas con discapacidades o limitaciones para acceder a toda la información y oportunidades, así como a los espacios físicos y digitales sin requerir tiempo o esfuerzo adicional indebido. Colt asegura el cumplimiento de las normas de accesibilidad y trabaja para la mejora continua de la accesibilidad en sus productos y servicios.

14. PRÁCTICAS AMBIENTALES

Colt está reduciendo su impacto ambiental, incluyendo el establecimiento de Objetivos Basados en la Ciencia para una drástica reducción de emisiones en los tres Alcances (ver nuestros compromisos).

Una parte clave de nuestra estrategia es trabajar con proveedores que compartan el mismo compromiso con la protección del medio ambiente. Con esto en mente, los proveedores deben asegurarse de cumplir con las normas y la legislación ambiental locales e internacionales obligatorias.

Además, Colt espera que los proveedores tengan o apoyen:

• Que haya una política ambiental clara y objetivos disponibles.

• Los objetivos de reducción de emisiones, idealmente alineados con la iniciativa Science Based Targets (SBTi) y su Estándar de Cero Neto, deberían formar parte de los objetivos ambientales de un proveedor.

• Que estén disponibles datos ambientales, como el uso de recursos sostenibles, residuos y emisiones del proveedor y/o de los servicios prestados a Colt.

Colt está comprometida con el intercambio de conocimientos y con trabajar con los proveedores en el ámbito de la sostenibilidad ambiental.

15. CÓMO INFORMAR

Se espera que el Proveedor realice un autocontrol de su cumplimiento con este Código. En primera instancia, las infracciones conocidas o potenciales deben informarse al contacto de compras de Colt del Proveedor.

Alternativamente, el Proveedor puede informarlo directamente al Comité de Ética de Colt, que evalúa asuntos de cumplimiento legal y regulatorio y la conducta empresarial adecuada. El Comité de Ética puede ser contactado:

Por correo electrónico [email protected]

Por escrito a The Ethics Committee, c/o The Company Secretary, Colt Technology Services Group Limited, Colt House, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH, United Kingdom.