CÓDIGO DE CONDUCTA EMPRESARIAL
La forma en que hacemos negocios
INTRODUCCIÓN
Hacer lo correcto
Colt tiene una excelente reputación entre clientes, empleados, accionistas y socios comerciales. Cada uno de nosotros debe asumir la responsabilidad de mantener y mejorar nuestra reputación y este Código de Conducta Empresarial le ayuda a comprender su papel en el cumplimiento de los altos estándares de conducta a los que Colt está comprometida. El cumplimiento es fundamental para nuestro éxito: en Colt, es primordial hacer lo correcto.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Colt se compromete con los más altos estándares legales y éticos posibles. No es nuestra política simplemente cumplir con la letra de la ley, sino inculcar y mantener una verdadera cultura de cumplimiento con todas las leyes, normas y reglamentos allá donde operemos.
Cada empleado y persona que actúe en nombre de Colt tiene la responsabilidad incondicional de observar y cumplir todas las leyes, normas, reglamentos, sanciones aplicables y los estándares de conducta y cortesía comercial comúnmente aceptados. Debemos asegurarnos de que nuestra conducta siempre dé el mejor ejemplo posible, y debe evitarse incluso una inferencia errónea de conducta indebida. Se espera que cada empleado y persona que actúe por Colt demuestre altos estándares de conducta personal y profesional al tratar con clientes, proveedores, reguladores y otras partes interesadas, incluyendo honestidad, integridad, responsabilidad personal y profesionalismo.
Se prohíbe la conducta que dañe la reputación de Colt. Colt se reserva el derecho de tomar cualquier medida que considere apropiada en las siguientes situaciones:
Comportamiento o acciones de empleados fuera del horario de trabajo o fuera de las instalaciones de Colt, que puedan acarrear una grave deshonra para Colt o dañar materialmente los intereses de Colt;
Comportamiento o acciones que podrían crear un ambiente hostil o intimidatorio durante el horario laboral y al realizar negocios fuera de las instalaciones de Colt;
Conducta que pueda tener un efecto adverso en la capacidad de una persona para desempeñar correctamente sus funciones laborales o para comportarse de manera adecuada en un entorno relacionado con el trabajo (incluidos eventos sociales relacionados con el trabajo). Esto podría surgir, por ejemplo, del consumo excesivo de alcohol o por cualquier otra razón;
Conducta delictiva (p. ej., el uso de drogas ilegales). Colt tiene un enfoque de tolerancia cero hacia el uso de drogas ilegales.
ANTI-SOBORNO: PROHIBICIÓN DE RETROCOMISIONES, SOBORNOS Y PAGOS ILEGALES
Todos los empleados de Colt deben cumplir con la legislación anti-soborno y evitar todas las formas de corrupción. Cuando el estándar de Colt sea más estricto que la legislación local, siempre se aplicará el estándar de Colt.
Los empleados no deben, directa ni indirectamente, ofrecer o aceptar retrocomisiones, sobornos o pagos en efectivo o cualquier cosa de valor, para asegurar una ventaja o beneficio indebido; como ganar pedidos, obtener información privilegiada, acelerar o influir de alguna forma en la concesión de una aprobación regulatoria (p. ej., permiso de planificación) o influir en licitaciones.
“Cualquier cosa de valor” puede ser cualquier objeto, favor, servicio, dinero en efectivo o equivalente en efectivo, entretenimiento, regalo, propiedad o cualquier otra cosa. No importa que un funcionario público exija el pago prohibido; el pago prohibido aún no debe realizarse.
Ejemplos (no exhaustivos) de escenarios de riesgo de soborno:
Una solicitud de contribución a un partido político o a la organización benéfica favorita de un funcionario público o socio comercial (ofrecimiento indirecto de equivalente en efectivo).
Una oferta de empleo o una pasantía a un familiar de un funcionario público o socio comercial (ofrecimiento indirecto de algo de valor).
Una invitación a un viaje con todos los gastos pagados o a un evento deportivo de gran envergadura (aceptación directa de regalo o entretenimiento).
Entretenimiento durante negociaciones de contrato, incluso si el coste está dentro del presupuesto (aceptación directa de entretenimiento).
Acciones realizadas por terceros que actúan como intermediarios, incluidas solicitudes de pago por adelantado sin justificación y factura (oferta indirecta).
A los empleados, agentes, proveedores y otros intermediarios de Colt se les prohíbe estrictamente realizar pagos de facilitación. Colt nunca solicita pagos por adelantado únicamente para acelerar la prestación o entrega de servicios.
Cualquier incumplimiento real o sospechado por parte de empleados, proveedores, agentes o cualquier persona que afirme actuar en nombre de Colt debe ser informado de inmediato: cómo informar. El no informar constituye una violación de este Código de Conducta Empresarial y puede resultar en procedimientos disciplinarios.
ANTI-FRAUDE
Fraude es el engaño criminal destinado a obtener un beneficio personal o empresarial, conseguir una ventaja injusta o causar una pérdida a otra parte. No es necesario recibir un beneficio como resultado del fraude; la intención de recibir un beneficio es suficiente para ser culpable de fraude. Las principales infracciones relacionadas con el fraude incluyen:
Falsa representación (p. ej., informar incorrectamente las finanzas, falsificar bienes o servicios recibidos en una declaración de gastos o factura de proveedor);
No revelar información (p. ej., ocultar conflictos de interés);
Abuso de posición (p. ej., usar su cargo para beneficiarse usted u otros indebidamente);
Fraude por comisiones (p. ej., crear ventas, cuentas o servicios falsos para manipular objetivos de rendimiento o bonificaciones);
Fraude en gastos (p. ej., presentar gastos falsos o inflados para beneficio personal).
Prevención del fraude
Colt no tolera el fraude en ninguna forma y está dedicada a prevenir el fraude en todas las áreas del negocio. Todos los empleados, directores, agentes y contratistas de Colt deben cumplir con las medidas y procedimientos preventivos establecidos para la prevención del fraude y Colt exige que sus agentes, contratistas y proveedores también dispongan de medidas preventivas.
A todos los empleados de Colt se les exige:
Saber qué constituye fraude comprendiendo las disposiciones del Código de Conducta y completando la formación anual obligatoria sobre el Código de Conducta;
Actuar con honestidad y transparencia en todo momento, asegurando que todos los registros sean completos y precisos;
Estar alerta ante acciones sospechosas e informar de inmediato cualquier fraude o conducta poco ética sospechada: cómo informar.
El no informar de un fraude conocido o sospechado podría exponerle a usted y a Colt a responsabilidad penal.
Si no está seguro de si algo puede ser fraude, busque asesoramiento y orientación: cómo informar.
LAVADO DE DINERO Y EVASIÓN FISCAL
Lavado de dinero es el proceso de tomar los ingresos de una actividad delincuente y hacer que parezcan legales.
Evasión fiscal es el uso de métodos ilegales para pagar menos impuestos o no pagar impuestos en absoluto.
Cualquier implicación con partes involucradas en evasión fiscal o lavado de dinero está estrictamente prohibida.
Es nuestro deber asegurar que Colt cumpla con los procesos, procedimientos, sistemas y controles exigidos por la normativa de la UE y la normativa local relacionada con la prevención de la evasión fiscal y el lavado de dinero. Cualquier sospecha de evasión fiscal o lavado de dinero, ya sea por parte de un empleado de Colt o de un tercero, debe informarse de inmediato: cómo informar.
HOSPITALIDAD Y REGALOS
Colt no impide que los empleados den o reciban regalos de valor modesto o hospitalidad relacionada con los negocios razonable (p. ej., cenas o asistencia a eventos sociales) sujeto a las siguientes pautas:
No debe aceptar ninguna forma de hospitalidad, regalo o servicio, directa o indirectamente, que pueda llevar al donante a creer que va a beneficiarse de alguna manera.
No debe ofrecer ninguna forma de hospitalidad, regalo o servicio, directa o indirectamente, que pueda llevar al receptor a creer que Colt se beneficiará de alguna manera.
Se prohíben estrictamente los regalos y entretenimientos inapropiados (es decir, temas para adultos, visitas a casinos, etc.).
Regalos u hospitalidad únicos, inusuales, frecuentes o lujosos pueden suscitar dudas sobre impropiedad (p. ej., entradas para finales deportivas importantes).
Los empleados deben usar el Formulario de Preaprobación de Regalos y Hospitalidad en el Portal IT Service Now para obtener aprobación antes de que se proporcionen o reciban regalos u hospitalidad.
Si su regalo u hospitalidad involucra tanto a empleados de Core como de DCS, se debe obtener la aprobación tanto del Comité de Ética como del Comité de Gobernanza de DCS.
Umbrales de hospitalidad
La hospitalidad no debe exceder las siguientes cantidades en EUR (o el equivalente en moneda local):
Hong Kong, Corea del Sur, Japón, EE. UU.
€150
€0
India
€50
€0
Todos los demás países de Colt
€150
€50
Cualquier hospitalidad que supere estos umbrales requiere la preaprobación del Comité de Ética o del Comité de Gobernanza de DCS: Formulario de Preaprobación de Regalos y Hospitalidad
La hospitalidad dentro de estos umbrales requiere la preaprobación del responsable jerárquico/propietario del centro de costes u otro aprobador designado según la Matriz de Autoridades de Colt.
Tenga en cuenta:
Usted no debe ofrecer ni aceptar hospitalidad mientras estén en curso negociaciones contractuales.
Los refrigerios ligeros durante reuniones de negocios no se consideran hospitalidad empresarial y no requieren aprobación.
La persona que proporciona la hospitalidad debe asistir al evento junto con el receptor y el propósito principal debe ser discutir negocios o construir una relación comercial. Si usted ofrece o acepta hospitalidad pero no asiste, la transacción se considera un regalo y está sujeta a los umbrales de regalos.
La reventa de entradas está expresamente prohibida.
Es poco probable que se preaprueben eventos deportivos de alto prestigio con un valor excesivo.
La Sucesión cercana la regla (a continuación) se aplica a la hospitalidad.
REGALOS (UMBRAL Y REGLAS)
Los regalos no deben exceder las siguientes cantidades en EUR (o el equivalente en moneda local):
Hong Kong, Corea del Sur, EE. UU.
€150
€0
Japón
€150, o para regalos de flores a corporaciones (no a individuos) para celebrar eventos significativos: €450
€0
India
€50
€0
Todos los demás países de Colt
€150
€50
Cualquier regalo que supere estos umbrales requiere la preaprobación del Comité de Ética o del Comité de Gobernanza de DCS: Formulario de Preaprobación de Regalos y Hospitalidad.
Los regalos dentro de estos umbrales requieren la preaprobación del responsable jerárquico/propietario del centro de costes u otro aprobador designado según la Matriz de Autoridades de Colt.
Independientemente del valor, usted no debe:
Ofertar o aceptar regalos mientras existan obligaciones contractuales en curso.
Dar o recibir dinero en efectivo, regalos equivalentes en efectivo (p. ej., vales), cheques u otros fondos negociables.
Solicitar cualquier regalo, favor u otra forma de trato preferencial.
Pedir prestado o prestar dinero (excepto a una entidad que se dedique al negocio de préstamos, en condiciones normales generalmente disponibles).
Al decidir si dar o recibir un regalo, considere si la divulgación de los detalles completos del regalo dañaría la integridad o reputación de Colt. La Sucesión cercana regla se aplica a los regalos.
Los empleados deben usar el Formulario de Regalos y Hospitalidad en el Portal IT Service Now para obtener aprobación antes de que se proporcionen o reciban regalos u hospitalidad.
SUCESIÓN CERCANA
Si la hospitalidad o los regalos se dan o reciben al mismo cliente/proveedor en sucesión cercana (dentro de tres meses), el valor colectivo dado o recibido en el periodo de tres meses será considerado por el Comité de Ética o el Comité de Gobernanza de DCS. Las solicitudes de aprobación pueden ser denegadas como resultado de que el valor combinado supere los umbrales.
Cualquier pregunta sobre el valor, la preaprobación o la permisibilidad de regalos u hospitalidad debe ser comunicada a Colt: cómo informar.
CONFLICTOS DE INTERÉS
Colt espera que todos los empleados muestren un alto grado de lealtad empresarial hacia la Compañía y, a su vez, Colt es leal y brinda apoyo a sus empleados. Los empleados no deben participar en actividades comerciales que causen, o que razonablemente puedan pensarse que causen, un conflicto con los intereses de la Compañía. Un conflicto de intereses puede surgir cuando un empleado está influenciado por consideraciones de ganancia o beneficio para sí mismo o un familiar. En caso de que pueda surgir o parezca existir un conflicto de intereses, es imperativo que el conflicto se divulgue rápidamente a su gerente y al Comité de Ética o al Comité de Gobernanza de DCS: cómo informar.
Para facilitar el proceso de divulgación, consulte la declaración a través de este enlace: Conflictos de Interés_Formulario de Declaración del Empleado.pdf. Complete la declaración y envíe por correo electrónico una copia a su gerente y al departamento local de RR. HH.
Ejemplos de conflictos (no exhaustivos):
Adquirir o mantener cualquier interés financiero en cualquier cliente, proveedor o competidor de Colt que proporcione influencia o control de gestión.
Supervisar, revisar o influir en la evaluación del puesto, contratación, salario o beneficios de cualquier familiar en Colt o en cualquier proveedor o cliente de Colt (con la salvedad de que no se impide recomendar familiares para empleo).
Recibir personalmente dinero en efectivo, descuentos especiales o regalos de cualquier cliente o proveedor de Colt que pueda llevar al donante a pensar que va a beneficiarse.
Cualquier actividad que compita con Colt o obtener un beneficio personal de una relación con un tercero que haga o intente hacer negocios con Colt.
Usar el tiempo o los recursos de Colt para beneficio personal.
Participar en la selección de proveedores cuando parientes o amigos/colaboradores cercanos sean propietarios o trabajen para uno de los proveedores, sin divulgación previa.
Se debe presentar orientación adicional y formularios de declaración (ejemplos a continuación) a RR. HH. y a los gerentes cuando sea relevante:
COMPETENCIA LEAL
Colt cree en una competencia vigorosa pero justa y apoya el desarrollo de leyes de competencia apropiadas.
Muchos países prohíben la colaboración con competidores o representantes de competidores y otras actividades que reduzcan la competencia. La conducta prohibida incluye:
Discusiones con un competidor sobre términos de venta (p. ej., descuentos, precios, condiciones de crédito), niveles de producción, la división de clientes o territorios, o el boicot a cualquier cliente.
Discusión o intentos de influir en los clientes respecto a precios de reventa.
Las leyes de competencia pueden infringirse en conversaciones o comportamientos que puedan parecer inofensivos (p. ej., declaraciones en ocasiones sociales, chistes o por empleados junior). Si usted recibe una sugerencia de colaboración o colusión y guarda silencio o no se distancia explícitamente de ella, eso puede implicar consentimiento y exponer a Colt y a usted a riesgo legal.
Si sospecha alguna sugerencia de colaboración o colusión, informe de inmediato al Comité de Ética o al Comité de Gobernanza de DCS: cómo informar.
CONFIDENCIALIDAD
Puede tener acceso a información confidencial debido a su empleo. Dicha información no debe compartirse con otros fuera de Colt ni utilizarse para beneficio personal.
No puede negociar valores basándose en información privilegiada que haya recibido. La información confidencial incluye información de clientes, información de proveedores, conocimiento de planes empresariales o proyecciones, programas de ventas o marketing, listas de clientes, acciones legales o regulatorias importantes o estrategias, nuevos productos o cambios de precios, cambios en la alta dirección, desinversiones o fusiones y adquisiciones.
USO ADECUADO DE LOS RECURSOS ELECTRÓNICOS Y OTROS RECURSOS DE LA EMPRESA
Se espera que utilice todos los recursos de Colt de manera responsable. Aunque el uso personal incidental u ocasional de dichos activos está permitido siempre que no interfiera con la realización de negocios de Colt, la mala aplicación o el desperdicio de dichos activos está prohibido y puede constituir un acto delictivo.
Todos los recursos electrónicos de la Compañía son activos pertenecientes a Colt.
Proteja sus contraseñas y no utilice la identificación de otra persona para acceder a los registros.
No altere registros o software salvo que esté autorizado y asegúrese de que cualquier software utilizado haya sido obtenido de proveedores autorizados por la Compañía.
Instale software solo si está autorizado a hacerlo.
No utilice los activos de Colt para acceder a sitios web inapropiados (pornografía, terrorismo u otras actividades delictivas, poco éticas o inapropiadas).
Haga todo lo posible por evitar abrir correos basura.
Consulte el sitio intranet de Gestión de Riesgos de la Información para más detalles.
PROTECCIÓN DE DATOS
El RGPD, las directivas de la UE y las leyes locales disponen la protección, transferencia, acceso y almacenamiento de información personal de clientes, empleados, contactos y otras personas.
Debe cumplir con la Política de Protección de Datos y Cumplimiento de Colt y los procedimientos relacionados. Colt solo procesará sus datos personales para fines permitidos por la ley aplicable. El tratamiento de sus datos personales por parte de Colt se basa en su consentimiento explícito o en la necesidad por intereses legítimos según lo dispuesto en el artículo 9, 2., (a) y (f) del RGPD (UE) 2016/679.
REGLAS CORPORATIVAS VINCULANTES
Las Reglas Corporativas Vinculantes (“BCRs”) son una certificación otorgada por el Comité Europeo de Protección de Datos que demuestra que el programa de privacidad de Colt cumple con el RGPD a nivel mundial. Las BCR permiten transferencias seguras de datos personales fuera de la UE y deben ser aplicadas por todos los miembros del Grupo Colt.
SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL
El enfoque ambiental de Colt se articula en nuestra Declaración de Compromiso con la Sostenibilidad Ambiental y se centra en reducir las emisiones de Alcance 1, 2 y 3, minimizar los residuos e integrar prácticas de economía circular.
Nuestro Informe de Sostenibilidad incluye datos de desempeño en sostenibilidad, objetivos de reducción de emisiones de GEI e iniciativas clave. Se exige a todos los empleados realizar la formación ambiental anual obligatoria.
Colt alinea los informes con normas internacionales de información no financiera como GRI y garantiza la verificación independiente de los informes no financieros.
RELACIONES CON GOBIERNO, MEDIOS E INVERSORES
Remita todas las consultas de medios e inversores al Equipo de Comunicaciones Externas.
Siempre que sea posible, contacte con un especialista en comunicaciones antes de aceptar cualquier actividad con terceros. Consulte la Política de Relaciones con los Medios y Política de Redes Sociales.
INTEGRIDAD DE LAS TRANSACCIONES Y EXACTITUD DE LOS LIBROS Y REGISTROS
La integridad de Colt depende de realizar únicamente transacciones comerciales legítimas, debidamente aprobadas y bien documentadas.
Todos los registros de la empresa (contables, de empleados, reclamaciones de gastos, formularios de solicitud, etc.) deben reflejar con precisión y equidad las transacciones subyacentes. Asegúrese de la autoridad correcta para cada transacción, documente recibos/desembolsos/asientos contables y conserve los registros según la Política de Conservación y Destrucción de Documentos de Colt. Está prohibido hacer asientos falsos o ficticios en los libros y registros de Colt.
No se aprobará ningún pago con la intención de que parte del mismo se utilice para fines distintos a los descritos. Los acuerdos para agentes, consultores, promotores o comisiones de localización deben documentarse con precisión. Ejemplos de violaciones incluyen:
Pagos falsificados o no registrados en los registros contables;
Solicitar el reembolso de gastos no incurridos para negocios de Colt o fuera de la política;
Pagos realizados mediante facturas con fecha anterior o alteradas;
Facturas que no reflejan el precio verdadero de la transacción;
Crear o mantener cuentas bancarias a nombre distinto del de la Compañía.
FONDOS NO DECLARADOS
Colt no creará ni mantendrá ningún fondo o activo secreto o no registrado.
Cualquier empleado que tenga conocimiento de algún fondo o activo secreto o no registrado debe informar inmediatamente al Comité de Ética o al Comité de Gobernanza de DCS: cómo informar.
EMPLEADOS
Colt se compromete a atraer y retener a las mejores personas basándose en la capacidad y el mérito y a maximizar las oportunidades para que los empleados compartan su éxito.
Colt ofrece cursos de formación y oportunidades de desarrollo, mantiene buenos canales de comunicación y espera que las personas se traten con respeto y consideración. El bienestar de los empleados es importante; Colt ofrece iniciativas y herramientas para proteger el bienestar mental y físico.
Colt adopta un enfoque integral de accesibilidad para garantizar que las personas con discapacidades y limitaciones puedan acceder a la información, oportunidades y espacios. Colt cumple con los estándares de accesibilidad y busca la mejora continua.
Colt fomenta la participación comunitaria y proporciona días de voluntariado anuales para proyectos benéficos o comunitarios.
Colt no tolera el acoso, la intimidación ni conductas inapropiadas de ningún tipo. El acoso sexual y el acoso basados en características protegidas son inaceptables y pueden dar lugar a acciones disciplinarias. Ejemplos de conductas inaceptables incluyen:
Contacto físico no deseado, molestias o acoso persistente.
Comentarios no bienvenidos sobre la edad, vestimenta, apariencia, raza, estado civil, orientación o identidad sexual.
Enviar mensajes de texto ofensivos o correos electrónicos no deseados.
Contar o difundir chistes inapropiados, chismes o rumores maliciosos.
Presión indebida para participar en grupos políticos/religiosos.
Comentarios ofensivos, insultantes o abusivos.
Abuso de poder, incluyendo críticas persistentes e injustificadas.
Amenazas verbales o físicas, violencia o comportamiento agresivo.
Retener deliberadamente información o sabotear el trabajo.
Fijar objetivos poco realistas o devaluar constantemente los esfuerzos.
Ridiculizar, aislar deliberadamente o negarse a cooperar.
La discriminación por motivos de características protegidas es inaceptable. Las violaciones pueden dar lugar a medidas disciplinarias, incluida la terminación. Los incidentes deben ser informados al Gerente local de Recursos Humanos.
DERECHOS EN EL TRABAJO
Colt defiende los derechos humanos fundamentales establecidos en los convenios de la OIT (1998) y exige a los empleados que garanticen que la Compañía cumpla con estos principios, que cubren:
Libertad de asociación y reconocimiento de la negociación colectiva.
Eliminación del trabajo forzoso o obligatorio.
Abolición efectiva del trabajo infantil.
Eliminación de la discriminación en el empleo y la ocupación.
Colt y sus proveedores deben:
Proporcionar un entorno de trabajo seguro para el personal y los subcontratistas.
Verificar el derecho legal a trabajar de empleados y subcontratistas.
Comprometerse con prácticas laborales justas, incluido el salario mínimo legal o un salario digno justo.
Proporcionar mecanismos confidenciales para presentar quejas.
Colt prohíbe la esclavitud, el trabajo forzoso/en condición de servidumbre y el trabajo infantil en sus operaciones y cadenas de suministro. Los proveedores deben asegurarse de que no exista esclavitud ni trata de personas en su negocio o cadena de suministro y proporcionar declaraciones si la ley lo exige.
CREAR UN ENTORNO DE TRABAJO SEGURO
Trabaje de forma segura para evitar daños a usted o a otros. Informe condiciones inseguras o insalubres al equipo de Salud y Seguridad a través del Portal de Salud y Seguridad en la Intranet. Observe y siga las normativas locales de salud, seguridad y medio ambiente.
PROVEEDORES
Colt aspira a construir relaciones a largo plazo con proveedores, seleccionando proveedores de manera inclusiva y no discriminatoria con criterios objetivos.
Los criterios de sostenibilidad se integran en la selección de proveedores (a través de Vendor Risk Management y la puntuación de RFP), la incorporación y la gestión continua. Vea el Código de Conducta Empresarial para Proveedores y la Política de Compras Sostenibles. Más información sobre sostenibilidad está en el informe de sostenibilidad.
PERSONAS QUE ACTÚAN EN NOMBRE DE COLT
Los empleados pueden contratar a terceros (agentes, representantes de ventas, consultores) para que actúen en nombre de Colt.
Los empleados que participen en la contratación de terceros deben asegurarse de que se establezcan salvaguardas apropiadas para que el tercero cumpla con este Código y con todas las leyes aplicables. Considere verificaciones de antecedentes y de crédito cuando corresponda y consulte con los equipos de adquisiciones y legal. Todos los contratos con terceros deben ser revisados y aprobados de antemano por el asesor legal pertinente de Colt y por el equipo de Adquisiciones.
PAGOS POLÍTICOS
Ninguna unidad de negocio, entidad o empleado de Colt deberá pagar fondos de Colt ni proporcionar instalaciones o servicios de Colt a ningún partido político, cargo político, candidato, iniciativa o campaña de referéndum, salvo con la aprobación previa por escrito de la Junta Directiva de Colt Group Holdings Limited.
DENUNCIAR CONDUCTAS PROHIBIDAS
No debe actuar de ninguna manera que viole ninguna política de la Compañía, ni puede pedir a ningún otro empleado o persona que actúe en nombre de Colt que cometa una violación.
Si tiene información o conocimiento de cualquier conducta o transacción prohibida por este Código, repórtela de inmediato a su gerente y al Comité de Ética o al Comité de Gobernanza de DCS y/o a la Línea de Ética Empresarial de Colt: cómo informar.
El no informar una violación conocida puede exponerle a medidas disciplinarias. Los informes deben ser veraces, precisos y realizados de buena fe. Colt fomenta informar sospechas o incumplimientos reales desde el principio, incluso si duda de la naturaleza del asunto: cómo informar.
Ninguna persona que informe una sospecha de violación será objeto de represalias por un informe de buena fe. Todos los informes se mantendrán confidenciales en la medida de lo posible. La identidad del informante y de las terceras partes involucradas se mantendrá altamente confidencial bajo el principio de necesidad de saber. La única excepción es cuando la divulgación sea necesaria y proporcional para procedimientos judiciales o investigaciones regulatorias.
CUMPLIMIENTO Y APLICACIÓN
Se requiere que todos los empleados confirmen que han leído y cumplirán con este Código de Conducta Empresarial.
El Código no reemplaza la legislación o regulación local. Es su responsabilidad conocer y entender el Código.
Como parte de la incorporación, RR. HH. debe proporcionar este Código para firmar. Se le exige reconocer que ha leído, entendido y acepta cumplir con el Código como condición de empleo. La falta de reconocimiento no afecta su aplicabilidad.
Si tiene dudas sobre la interpretación o aplicabilidad, contacte al Comité de Ética o al Comité de Gobernanza de DCS: cómo informar. Esto incluye informar violaciones reales o sospechadas y preguntas o excepciones.
El Comité de Ética y el Comité de Gobernanza de DCS supervisan y administran el Código y los informes de denunciantes, consultando a la alta dirección cuando sea necesario y reportando trimestralmente al Comité de Auditoría de la Junta.
El Presidente del Comité de Ética o del Comité de Gobernanza de DCS debe notificar al Presidente del Comité de Auditoría y al Presidente de la Junta con prontitud sobre presuntas infracciones que:
Planteen riesgos reputacionales, legales, de cumplimiento o regulatorios;
Puedan constituir falta grave que permita el despido sumario (p. ej., robo, violencia);
Puedan tener un impacto material en los estados financieros;
Involucren actividades delictivas;
Sean alegaciones contra la alta dirección;
Sean alegaciones o incidentes graves similares.
Se puede contactar a los miembros del comité por correo electrónico, por escrito o en persona. La Línea de Ética Empresarial de Colt es una alternativa confidencial para informar tanto a empleados como a partes externas.
¿Quién puede informar? Los informes pueden ser realizados por cualquier persona, incluidos empleados actuales y exempleados, proveedores, contratistas, pasantes, directivos y otros vinculados con el informante.
Colt Group está dividido en Colt Technology Services y Colt Data Centre Services; cada uno tiene su propio comité para revisar los informes relacionados con el Código.
Si duda sobre a quién contactar, contacte al Comité de Ética.
CÓMO INFORMAR
CONTACTAR AL COMITÉ DE ÉTICA
Métodos de notificación disponibles:
Correo electrónico:
Colt Technology Services (internamente: Core/Neo): [email protected]
Data Centre Services: [email protected]
Por escrito:
Colt Technology Services (internamente: Core/Neo): The Ethics Committee, c/o The Chief Legal Officer, Colt, Colt Technology Services, Colt House, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH.
Data Centre Services: DCS Governance Committee, c/o The General Counsel, DCS, Colt Data Centre Services, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH
LÍNEA INDEPENDIENTE DE ÉTICA EMPRESARIAL DE COLT Y INFORMES EN LÍNEA
La Línea de Ética Empresarial es una línea telefónica confidencial proporcionada por Safecall (independiente de Colt). La línea es gratuita y está disponible 24/7 para que empleados de Colt, contratistas y partes externas planteen inquietudes de forma confidencial. Los informes serán recibidos por el Comité de Ética o el Comité de Gobernanza de DCS.
Los informes deben ser veraces, precisos y realizados de buena fe. Cuando la ley local lo permita, los informes podrán ser anónimos. Los nombres de los denunciantes se mantienen confidenciales. Colt no tolera el trato adverso a los denunciantes.
Informar en línea: www.safecall.co.uk/report
Números gratuitos por país:
Austria
00 800 7233 2255
Bélgica
00 800 7233 2255
China
10800 7440605 (Unicom/Netcom) 10800 4400682 (Telecom)
China (Dalian)
4008 833 405*
Dinamarca
80 25 41 90
Francia
00 800 72332255
Alemania
00 800 72332255
Grecia
00 800 4414 1966
Hong Kong
3077 5524
India
000 800 4401256
Irlanda
1800 812740
Italia
00 800 72332255
Japón
0120 921067
Luxemburgo
800 28502
Países Bajos
00 800 72332255
Polonia
00 800 72332255
Portugal
00 800 72332255
Rumanía
0372 741 942
Singapur
800 448 1773
Corea del Sur
001 800 7233 2255 (Korea Telecom) 002 800 7233 2255 (DACOM)
España
00 800 72332255
Turquía
00 800 4488 20729
Reino Unido
0800 9151571
EE. UU.
1 866 901 3295
*Se le cobrará la tarifa local para realizar una llamada.
Este documento del Código de Conducta Empresarial es propiedad del Presidente del Comité de Ética.
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