CODE DE CONDUITE EN AFFAIRES
La manière dont nous faisons des affaires
INTRODUCTION
Faire ce qui est juste
Colt jouit d’une excellente réputation auprès des clients, des employés, des actionnaires et des partenaires commerciaux. Chacun de nous doit assumer la responsabilité de maintenir et d’améliorer notre réputation et ce Code de conduite commerciale vous aide à comprendre votre rôle pour respecter les normes élevées de conduite auxquelles Colt s’engage. La conformité est essentielle à notre succès : chez Colt, il est primordial de faire ce qui est juste.
APERÇU
Colt s’engage à respecter les normes juridiques et éthiques les plus élevées possibles. Notre politique ne se limite pas à se conformer à la lettre de la loi, mais vise plutôt à instaurer et maintenir une véritable culture de conformité à toutes les lois, règles et réglementations partout où nous exerçons nos activités.
Chaque employé et toute personne agissant pour Colt ont la responsabilité inconditionnelle d’observer et de respecter toutes les lois, règles, réglementations, sanctions applicables et les normes de conduite commerciale et de courtoisie généralement acceptées. Nous devons veiller à ce que notre comportement donne toujours le meilleur exemple possible, et même une inférence erronée de faute doit être évitée. Chaque employé et toute personne agissant pour Colt sont tenus de faire preuve de standards élevés de conduite personnelle et professionnelle lorsqu’ils traitent avec des clients, fournisseurs, autorités de régulation et autres parties prenantes, y compris honnêteté, intégrité, responsabilité personnelle et professionnalisme.
Les comportements qui portent atteinte à la réputation de Colt sont interdits. Colt se réserve le droit de prendre toute mesure jugée appropriée dans les situations suivantes :
Comportement ou actions d’un employé en dehors des heures de travail ou loin des locaux de Colt, susceptibles de porter gravement atteinte à la réputation de Colt ou de nuire matériellement aux intérêts de Colt ;
Comportement ou actions susceptibles de créer un environnement hostile ou intimidant pendant les heures de travail et lors de la conduite d’activités commerciales hors des locaux de Colt ;
Comportement susceptible d’avoir un effet défavorable sur la capacité d’une personne à remplir correctement ses fonctions d’emploi ou à se comporter de manière appropriée dans un cadre lié au travail (y compris lors d’événements sociaux liés au travail). Cela peut résulter, par exemple, d’une consommation excessive d’alcool ou pour toute autre raison ;
Comportement criminel (par ex. l’usage de drogues illégales). Colt applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’utilisation de drogues illégales.
ANTI-CORRUPTION : INTERDICTION DES RETOURS D’ARGENT, DES POT-DE-VIN ET DES PAIEMENTS ILLICITES
Tous les employés de Colt doivent se conformer à la législation anti-corruption et éviter toutes les formes de corruption. Lorsque la norme Colt est plus stricte que la législation locale, la norme Colt s’appliquera toujours.
Les employés ne doivent pas, directement ou indirectement, offrir ou accepter des retours d’argent, des pots-de-vin ou des paiements illicites en espèces ou en nature, afin d’obtenir un avantage ou un bénéfice indû ; par exemple remporter des commandes, obtenir des informations privilégiées, accélérer ou influencer l’octroi d’une autorisation réglementaire (p. ex. permis de construire) ou influencer des appels d’offres.
« Toute chose de valeur » peut être tout objet, faveur, service, espèces ou équivalent en espèces, divertissement, cadeau, bien ou tout autre chose. Peu importe qu’un paiement interdit puisse être exigé par un agent public, le paiement interdit ne doit pas être effectué.
Exemples (non exhaustifs) de scénarios présentant un risque de corruption :
Une demande de contribution à un parti politique ou à une œuvre de charité favorite d’un agent public ou d’un partenaire commercial (offre indirecte d’un équivalent en espèces).
Une offre d’emploi ou de stage à un parent d’un agent public ou d’un partenaire commercial (offre indirecte de quelque chose de valeur).
Une invitation à un voyage payé toutes dépenses comprises ou à un événement sportif majeur (acceptation directe d’un cadeau ou d’un divertissement).
Divertissements pendant des négociations contractuelles, même si le coût est prévu dans le budget (acceptation directe de divertissement).
Actions entreprises par des tiers agissant comme intermédiaires, y compris des demandes de prépaiement sans justification et facture (offre indirecte).
Les employés, agents, fournisseurs et autres intermédiaires de Colt sont strictement interdits d’effectuer des paiements de facilitation. Colt ne demande jamais de prépaiement uniquement pour accélérer la fourniture ou la livraison de services.
Tout non-respect réel ou suspecté par des employés, fournisseurs, agents ou toute personne prétendant agir pour Colt doit être signalé immédiatement : comment signaler. Le fait de ne pas signaler constitue une violation de ce Code de conduite commerciale et peut entraîner des mesures disciplinaires.
ANTI-FRAUDE
Fraude est une tromperie criminelle destinée à un gain personnel ou commercial, à obtenir un avantage injuste ou à causer une perte à une autre partie. Il n’est pas nécessaire de recevoir un avantage pour être coupable de fraude ; l’intention d’en recevoir un suffit. Les principales infractions en matière de fraude comprennent :
Fausse déclaration (par ex. fausse déclaration des comptes, falsification des biens ou services reçus sur une note de frais ou une facture fournisseur) ;
Omission de divulguer des informations (par ex. dissimulation de conflits d’intérêts) ;
Abus de position (par ex. utiliser votre rôle pour bénéficier indûment à vous-même ou à d’autres) ;
Fraude de commission (par ex. création de ventes, comptes ou services fictifs pour manipuler les objectifs de performance ou les primes) ;
Fraude liée aux dépenses (par ex. présenter des dépenses fausses ou gonflées à des fins de gain personnel).
Prévention de la fraude
Colt ne tolère aucune forme de fraude et se consacre à la prévention de la fraude dans tous les domaines de l’entreprise. Tous les employés, administrateurs, agents et contractants de Colt doivent respecter les mesures et procédures préventives en place pour la prévention de la fraude et Colt exige également que ses agents, contractants et fournisseurs disposent de mesures préventives.
Tous les employés de Colt sont tenus de :
Savoir ce qui constitue une fraude en comprenant les dispositions du Code de conduite et en complétant la formation annuelle obligatoire sur le Code de conduite ;
Agir honnêtement et en toute transparence en tout temps, en veillant à ce que tous les enregistrements soient complets et exacts ;
Être attentif aux actions suspectes et signaler immédiatement toute fraude ou comportement contraire à l’éthique suspecté : comment signaler.
Le fait de ne pas signaler une fraude connue ou suspectée pourrait vous exposer, vous et Colt, à des poursuites pénales.
Si vous n’êtes pas sûr qu’une situation puisse constituer une fraude, demandez des conseils et de l’assistance : comment signaler.
BLANCHIMENT D’ARGENT ET ÉVASION FISCALE
Blanchiment d’argent est le processus consistant à prendre les produits d’activités criminelles et à les faire paraître légaux.
Évasion fiscale est l’utilisation de méthodes illégales pour payer moins d’impôts ou ne pas payer d’impôts du tout.
Toute implication avec des parties impliquées dans l’évasion fiscale ou le blanchiment d’argent est strictement interdite.
Il est de notre devoir de veiller à ce que Colt respecte les processus, procédures, systèmes et contrôles exigés par la réglementation européenne et locale relatifs à la prévention de l’évasion fiscale et du blanchiment d’argent. Tout soupçon d’évasion fiscale ou de blanchiment d’argent, qu’il soit commis par un employé de Colt ou par un tiers, doit être signalé immédiatement : comment signaler.
HOSPITALITÉ ET CADEAUX
Colt n’empêche pas les employés d’offrir ou de recevoir des cadeaux de faible valeur ou une hospitalité raisonnable liée aux affaires (par ex. repas ou participation à des événements sociaux), sous réserve des directives suivantes :
Vous ne devez accepter aucune forme d’hospitalité, cadeau ou service, directement ou indirectement, qui pourrait amener le donneur à penser qu’il va en tirer un avantage d’une quelconque manière.
Vous ne devez offrir aucune forme d’hospitalité, cadeau ou service, directement ou indirectement, qui pourrait amener le bénéficiaire à penser que Colt va bénéficier d’une quelconque manière.
Les cadeaux et divertissements inappropriés sont strictement interdits (c’est-à-dire thèmes pour adultes, visites dans des casinos, etc.).
Les cadeaux ou hospitalités uniques, inhabituels, fréquents ou somptueux peuvent soulever des questions d’inconvenance (par ex. billets pour des finales sportives majeures).
Les employés doivent utiliser le Formulaire de pré-approbation des cadeaux et de l’hospitalité sous le portail IT Service Now pour obtenir l’approbation avant que des cadeaux ou de l’hospitalité ne soient offerts ou reçus.
Si votre cadeau ou hospitalité implique à la fois des employés Core et DCS, l’approbation doit être obtenue à la fois du Comité d’éthique et du Comité de gouvernance DCS.
Seuils d’hospitalité
L’hospitalité ne doit pas dépasser les montants suivants en EUR (ou équivalent en devise locale) :
Hong Kong, Corée du Sud, Japon, États-Unis
150 €
0 €
Inde
50 €
0 €
Tous les autres pays Colt
150 €
50 €
Toute hospitalité dépassant ces seuils nécessite une pré-approbation du Comité d’éthique ou du Comité de gouvernance DCS : Formulaire de pré-approbation des cadeaux et de l’hospitalité
L’hospitalité dans ces seuils nécessite une pré-approbation du responsable hiérarchique/propriétaire du centre de coûts ou d’un autre approbateur désigné selon la matrice d’autorités de Colt.
Veuillez noter :
Vous ne devez pas offrir ou accepter de l’hospitalité tant que des négociations contractuelles sont en cours.
Les rafraîchissements légers pendant les réunions d’affaires ne sont pas considérés comme de l’hospitalité commerciale et ne nécessitent pas d’approbation.
La personne fournissant l’hospitalité doit assister à l’événement avec le bénéficiaire et le but principal doit être de discuter des affaires ou de renforcer une relation commerciale. Si vous offrez ou acceptez de l’hospitalité mais n’y assistez pas, la transaction est considérée comme un cadeau et est soumise aux seuils applicables.
La revente de billets est expressément interdite.
Les événements sportifs très prisés ayant une valeur excessive sont peu susceptibles d’être pré-approuvés.
La règle de succession rapprochée s’applique à l’hospitalité.
CADEAUX (SEUILS ET RÈGLES)
Les cadeaux ne doivent pas dépasser les montants suivants en EUR (ou équivalent en devise locale) :
Hong Kong, Corée du Sud, États-Unis
150 €
0 €
Japon
150 €, ou pour les cadeaux de fleurs destinés à des sociétés (pas des individus) pour célébrer des événements significatifs : 450 €
0 €
Inde
50 €
0 €
Tous les autres pays Colt
150 €
50 €
Tout cadeau dépassant ces seuils nécessite une pré-approbation du Comité d’éthique ou du Comité de gouvernance DCS : Formulaire de pré-approbation des cadeaux et de l’hospitalité.
Les cadeaux dans ces seuils nécessitent une pré-approbation du responsable hiérarchique/propriétaire du centre de coûts ou d’un autre approbateur désigné selon la matrice d’autorités de Colt.
Indépendamment de la valeur, vous ne devez pas :
Offrir ou accepter des cadeaux tant que des obligations contractuelles sont en cours.
Donner ou recevoir de l’argent, des cadeaux équivalents à de l’argent (p. ex. bons), des chèques ou d’autres fonds négociables.
Solliciter un cadeau, une faveur ou toute autre forme de traitement préférentiel.
Emprunter ou prêter de l’argent (autre que auprès d’une entité exerçant l’activité de prêt, selon des conditions normales généralement disponibles).
Lors de la décision d’offrir ou de recevoir un cadeau, réfléchissez à si la divulgation des détails complets du cadeau porterait atteinte à l’intégrité ou à la réputation de Colt. La règle de succession rapprochée règle s’applique aux cadeaux.
Les employés doivent utiliser le Formulaire Cadeaux et Hospitalité sous le portail IT Service Now pour obtenir l’approbation avant que des cadeaux ou de l’hospitalité ne soient offerts ou reçus.
SUCCESSION RAPPROCHÉE
Si des hospitalités ou des cadeaux sont offerts ou reçus par le même client/fournisseur en succession rapprochée (dans un délai de trois mois), la valeur collective donnée ou reçue pendant cette période de trois mois sera examinée par le Comité d’éthique ou le Comité de gouvernance DCS. Les demandes d’approbation peuvent être refusées si la valeur combinée dépasse les seuils.
Toute question concernant la valeur, la pré-approbation ou la permissibilité des cadeaux ou de l’hospitalité doit être signalée à Colt : comment signaler.
CONFLITS D’INTÉRÊTS
Colt attend de tous les employés qu’ils fassent preuve d’un grand degré de loyauté commerciale envers l’entreprise et en retour Colt est loyale et soutient ses employés. Les employés ne doivent pas s’engager dans des activités commerciales qui créent, ou pourraient raisonnablement être perçues comme créant, un conflit avec les intérêts de l’entreprise. Un conflit d’intérêts peut survenir lorsqu’un employé est influencé par des considérations de gain ou d’avantage pour lui-même ou pour un membre de sa famille. Dans le cas où un conflit d’intérêts pourrait survenir ou sembler exister, il est impératif que le conflit soit rapidement divulgué à votre responsable et au Comité d’éthique ou au Comité de gouvernance DCS : comment signaler.
Pour faciliter le processus de divulgation, veuillez consulter la déclaration via ce lien : Conflits d’Intérêts_Formulaire de Déclaration Employé.pdf. Complétez la déclaration et envoyez-en une copie par courriel à votre responsable et aux RH locales.
Exemples de conflits (non exhaustifs) :
Acquérir ou conserver un intérêt financier dans un client, un fournisseur ou un concurrent de Colt qui confère une influence ou un contrôle de gestion.
Superviser, évaluer ou influencer l’évaluation d’emploi, l’embauche, la rémunération ou les avantages d’un membre de la famille chez Colt ou chez un fournisseur ou client de Colt (sous réserve que la recommandation de membres de la famille pour un emploi n’est pas interdite).
Recevoir personnellement des espèces, des remises spéciales ou des cadeaux de la part d’un client ou d’un fournisseur de Colt qui pourraient amener le donneur à penser qu’il va en tirer un avantage.
Toute activité qui concurrence Colt ou la recherche d’un avantage personnel à partir d’une relation avec un tiers qui fait ou tente de faire des affaires avec Colt.
Utiliser le temps ou les ressources de Colt à des fins personnelles.
Participer à la sélection de fournisseurs lorsque des parents ou des amis/associés proches possèdent ou travaillent pour l’un des fournisseurs, sans divulgation préalable.
Des orientations supplémentaires et des formulaires de déclaration (exemples ci-dessous) doivent être soumis aux RH et aux responsables lorsque pertinent :
CONCURRENCE LOYALE
Colt croit en une concurrence vigoureuse mais équitable et soutient le développement de lois de concurrence appropriées.
De nombreux pays interdisent la collaboration avec des concurrents ou leurs représentants et d’autres activités qui réduisent la concurrence. Les conduites interdites comprennent :
Discussions avec un concurrent sur les conditions de vente (par ex. remises, prix, conditions de crédit), niveaux de production, division des clients ou territoires, ou boycott d’un client.
Discussion ou tentatives d’influencer les clients concernant les prix de revente.
Les lois sur la concurrence peuvent être violées dans des conversations ou comportements qui peuvent sembler inoffensifs (par ex. déclarations faites lors d’occasions sociales, blagues, ou par des employés juniors). Si vous recevez une suggestion de collaboration ou de collusion et restez silencieux ou ne prenez pas explicitement vos distances vis-à-vis de Colt et vous-même, cela peut impliquer un consentement et exposer Colt et vous à un risque juridique.
Si vous suspectez une suggestion de collaboration ou de collusion, signalez-la immédiatement au Comité d’éthique ou au Comité de gouvernance DCS : comment signaler.
CONFIDENTIALITÉ
Vous pouvez avoir accès à des informations confidentielles en raison de votre emploi. Ces informations ne doivent pas être partagées avec des personnes externes à Colt ni utilisées à des fins personnelles.
Vous ne pouvez pas négocier des titres financiers sur la base d’informations privilégiées que vous avez reçues. Les informations confidentielles incluent les informations clients, informations fournisseurs, connaissances des plans d’affaires ou projections, programmes de vente ou de marketing, listes de clients, actions ou stratégies juridiques ou réglementaires importantes, nouveaux produits ou changements de prix, changements dans la direction supérieure, cessions ou opérations de fusion et acquisition.
UTILISATION APPROPRIÉE DES RESSOURCES ÉLECTRONIQUES ET AUTRES RESSOURCES DE L’ENTREPRISE
Vous êtes tenu d’utiliser toutes les ressources de Colt de manière responsable. Bien que l’utilisation personnelle accessoire ou occasionnelle de ces actifs soit autorisée tant qu’elle n’interfère pas avec la conduite des activités de Colt, la mauvaise utilisation ou le gaspillage de ces actifs est interdit et peut constituer un acte criminel.
Toutes les ressources électroniques de l’entreprise sont des actifs appartenant à Colt.
Protégez vos mots de passe et n’utilisez pas l’identifiant d’un autre pour accéder aux dossiers.
Ne modifiez pas les dossiers ou les logiciels sauf autorisation et assurez-vous que tout logiciel utilisé a été obtenu auprès de fournisseurs agréés par l’entreprise.
N’installez un logiciel que si vous êtes autorisé à le faire.
N’utilisez pas les actifs de Colt pour accéder à des sites Web inappropriés (pornographie, terrorisme ou autres activités criminelles, contraires à l’éthique ou inappropriées).
Faites tous les efforts pour éviter d’ouvrir des courriels indésirables (spam).
Voir le site intranet de gestion des risques d’information pour plus de détails.
PROTECTION DES DONNÉES
Le RGPD, les directives de l’UE et les lois locales prévoient la protection, le transfert, l’accès et le stockage des informations personnelles sur les clients, employés, contacts et autres individus.
Vous devez vous conformer à la Politique de protection des données et de conformité de Colt et aux procédures connexes. Colt ne traitera vos données personnelles que pour des finalités autorisées par la loi applicable. Le traitement de vos données personnelles par Colt est fondé sur votre consentement explicite ou sur la nécessité d’intérêts légitimes tels que prévus à l’article 9, 2., (a) et (f) du RGPD (UE) 2016/679.
RÈGLES D’ENTREPRISE CONTRAIGNANTES
Les Règles d’Entreprise Contraignantes ("REC") sont une certification délivrée par le Comité européen de la protection des données qui démontre que le programme de confidentialité de Colt est conforme au RGPD à l’échelle mondiale. Les REC permettent des transferts sûrs de données personnelles en dehors de l’UE et doivent être appliquées par chaque membre du groupe Colt.
DURABILITÉ ENVIRONNEMENTALE
L’approche environnementale de Colt est articulée dans notre Déclaration d’engagement en matière de durabilité environnementale et se concentre sur la réduction des émissions de portée 1, 2 et 3, la minimisation des déchets et l’intégration des pratiques d’économie circulaire.
Notre Rapport de durabilité comprend des données de performance en matière de durabilité, des objectifs de réduction des émissions de GES et des initiatives clés. Tous les employés sont tenus de suivre une formation environnementale annuelle obligatoire.
Colt aligne ses rapports sur des normes internationales de reporting non financier telles que le GRI et assure la vérification indépendante des rapports non financiers.
RELATIONS AVEC LES GOUVERNEMENTS, LES MÉDIAS ET LES INVESTISSEURS
Référez toutes les demandes des médias et des investisseurs à l’équipe Communications externes.
Dans la mesure du possible, contactez un spécialiste en communication avant d’accepter toute activité avec des tiers. Voir la Politique de relations avec les médias et Politique des médias sociaux.
INTÉGRITÉ DES TRANSACTIONS ET EXACTITUDE DES COMPTES ET DOSSIERS
L’intégrité de Colt dépend du fait de mener uniquement des transactions commerciales légitimes, dûment approuvées et bien documentées.
Tous les dossiers de l’entreprise (comptables, employés, notes de frais, formulaires de demande, etc.) doivent refléter avec exactitude et honnêteté les transactions sous-jacentes. Assurez-vous de l’autorité correcte pour chaque transaction, documentez les recettes/dépenses/écritures de journal, et conservez les dossiers conformément à la Politique de conservation et de destruction des documents de Colt. Il est interdit d’inscrire des écritures fausses ou fictives dans les livres et dossiers de Colt.
Aucun paiement ne doit être approuvé dans l’intention qu’une partie soit utilisée à d’autres fins que celles décrites. Les accords pour agents, consultants, promoteurs ou commissions doivent être documentés avec exactitude. Exemples de violations :
Paiements falsifiés ou non enregistrés dans les registres comptables ;
Demander le remboursement de dépenses non engagées pour le compte de Colt ou en dehors de la politique ;
Paiements effectués via des factures antidatées ou modifiées ;
Factures ne reflétant pas le véritable prix de la transaction ;
Créer ou maintenir des comptes bancaires au nom d’une autre entité que la Société.
FONDS NON DÉCLARÉS
Colt ne créera ni ne conservera aucun fonds ou actif secret ou non enregistré.
Tout employé ayant connaissance de tout fonds ou actif secret ou non enregistré doit immédiatement signaler l’affaire au Comité d’éthique ou au Comité de gouvernance DCS : comment signaler.
EMPLOYÉS
Colt s’engage à attirer et retenir les meilleures personnes en fonction des capacités et du mérite et à maximiser les opportunités pour les employés de partager son succès.
Colt propose des formations et des opportunités de développement, maintient de bons canaux de communication et attend des individus qu’ils se traitent mutuellement avec respect et considération. Le bien-être des employés est important ; Colt propose des initiatives et des outils pour protéger le bien-être mental et physique.
Colt adopte une approche holistique de l’accessibilité afin de garantir que les personnes en situation de handicap et avec des déficiences puissent accéder à l’information, aux opportunités et aux espaces. Colt respecte les normes d’accessibilité et poursuit une amélioration continue.
Colt encourage l’engagement communautaire et offre des jours de volontariat annuels pour des projets caritatifs ou communautaires.
Colt ne tolère pas le harcèlement, l’intimidation ou tout comportement inapproprié sous quelque forme que ce soit. Le harcèlement sexuel et le harcèlement fondé sur des caractéristiques protégées sont inacceptables et peuvent entraîner des mesures disciplinaires. Exemples de comportements inacceptables :
Contact physique non souhaité, harcèlement ou traque.
Remarques non souhaitées sur l’âge, la tenue, l’apparence, la race, l’état civil, l’orientation sexuelle ou l’identité.
Envoi de messages textuels offensants ou d’e-mails non sollicités.
Raconter ou diffuser des blagues inappropriées, des commérages ou des rumeurs malveillantes.
Pression indue pour participer à des groupes politiques/religieux.
Remarques offensantes, insultantes ou abusives.
Abus de pouvoir incluant des critiques persistantes et injustifiées.
Menaces verbales ou physiques, violence ou comportement agressif.
Retenue délibérée d’informations ou sabotage du travail.
Fixation d’objectifs irréalistes ou dévalorisation constante des efforts.
Ridiculisation, isolement délibéré ou absence de coopération.
La discrimination fondée sur des caractéristiques protégées est inacceptable. Les violations peuvent entraîner des mesures disciplinaires, y compris le licenciement. Les incidents doivent être signalés au responsable local des ressources humaines.
DROITS AU TRAVAIL
Colt défend les droits humains fondamentaux énoncés dans les conventions de l’OIT (1998) et exige que les employés veillent à ce que l’entreprise respecte ces principes, couvrant :
Liberté d’association et reconnaissance de la négociation collective.
Élimination du travail forcé ou obligatoire.
Abolition effective du travail des enfants.
Élimination de la discrimination dans l’emploi et les professions.
Colt et ses fournisseurs doivent :
Fournir un environnement de travail sûr pour le personnel et les sous-traitants.
Valider le droit légal au travail des employés et des sous-traitants.
S’engager en faveur de pratiques de travail équitables, y compris le salaire minimum légal ou un salaire de subsistance équitable.
Fournir des mécanismes confidentiels pour formuler des griefs.
Colt interdit l’esclavage, le travail forcé/sous contrainte et le travail des enfants dans ses opérations et chaînes d’approvisionnement. Les fournisseurs doivent s’assurer qu’aucune esclavage ou trafic humain n’existe dans leur entreprise ou chaîne d’approvisionnement et fournir des déclarations si la loi l’exige.
CRÉER UN ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL SÛR
Travaillez en toute sécurité pour éviter de vous blesser vous-même ou de blesser autrui. Signalez les conditions dangereuses ou malsaines à l’équipe Santé & Sécurité via le Portail Santé et Sécurité sur l’intranet. Respectez et suivez les réglementations locales en matière de santé, sécurité et environnement.
FOURNISSEURS
Colt vise à établir des relations fournisseurs à long terme, en sélectionnant les fournisseurs sur une base inclusive non discriminatoire avec des critères objectifs.
Les critères de durabilité sont intégrés dans la sélection des fournisseurs (via la gestion des risques fournisseurs et le scoring des appels d’offres), l’intégration et la gestion continue. Voir le Code de conduite commerciale des fournisseurs et la Politique d’achat durable. De plus amples informations sur la durabilité figurent dans le rapport de durabilité.
PERSONNES AGISSANT AU NOM DE COLT
Les employés peuvent retenir des tiers (agents, représentants commerciaux, consultants) pour agir au nom de Colt.
Les employés impliqués dans le recours à des tiers doivent veiller à ce que des garanties appropriées soient établies afin que le tiers respecte ce Code et toutes les lois applicables. Envisagez des vérifications d’antécédents et de solvabilité lorsque cela est approprié et consultez les équipes achats et juridiques. Tous les contrats tiers doivent être examinés et approuvés au préalable par le conseiller juridique Colt compétent et l’équipe Achats.
PAGMENTS POLITIQUES
Aucune unité commerciale, entité ou employé de Colt ne doit verser des fonds Colt ni fournir des installations ou des services Colt à un parti politique, titulaire d’un mandat politique, candidat, initiative ou campagne référendaire, sauf autorisation écrite préalable du conseil d’administration de Colt Group Holdings Limited.
SIGNALER DES CONDUITES INTERDITES
Vous ne devez agir d’aucune manière qui viole une politique de l’entreprise, et vous ne pouvez pas demander à un autre employé ou à une personne agissant au nom de Colt de commettre une infraction.
Si vous avez des informations ou des connaissances sur une conduite ou une transaction interdite par ce Code, signalez-la rapidement à votre responsable et au Comité d’éthique ou au Comité de gouvernance DCS et/ou à la Hotline d’éthique commerciale de Colt : comment signaler.
Le fait de ne pas signaler une violation connue peut vous exposer à des mesures disciplinaires. Les rapports doivent être véridiques, exacts et faits de bonne foi. Colt encourage le signalement précoce de violations suspectées ou réelles, même si vous doutez de la nature du problème : comment signaler.
Aucune personne signalant une violation suspectée ne fera l’objet de représailles pour un signalement de bonne foi. Tous les signalements seront traités de façon confidentielle dans la mesure du possible. L’identité du lanceur d’alerte et des tiers impliqués sera strictement confidentielle selon le principe du besoin de savoir. La seule exception est lorsqu’une divulgation est nécessaire et proportionnée pour des procédures judiciaires ou des enquêtes réglementaires.
APPLICATION ET CONFORMITÉ
Tous les employés sont tenus de confirmer qu’ils ont lu et qu’ils respecteront ce Code de conduite commerciale.
Le Code ne remplace pas la législation ou la réglementation locale. Il est de votre responsabilité de connaître et de comprendre le Code.
Dans le cadre de l’intégration, les RH doivent fournir ce Code pour signature. Vous devez reconnaître que vous avez lu, compris et acceptez de respecter le Code en tant que condition d’emploi. Le fait de ne pas reconnaître ne remet pas en cause l’applicabilité.
En cas de doute sur l’interprétation ou l’applicabilité, contactez le Comité d’éthique ou le Comité de gouvernance DCS : comment signaler. Cela inclut le signalement de violations réelles ou suspectées ainsi que les questions ou exceptions.
Le Comité d’éthique et le Comité de gouvernance DCS supervisent et administrent le Code et les signalements de lanceurs d’alerte, consultent la direction supérieure si nécessaire et rendent compte trimestriellement au Comité d’audit du conseil d’administration.
Le président du Comité d’éthique ou du Comité de gouvernance DCS doit informer rapidement le président du Comité d’audit et le président du conseil d’administration des allégations d’infractions qui :
Portent atteinte à la réputation, présentent des risques juridiques, de conformité ou réglementaires ;
Peuvent constituer une faute grave permettant un licenciement immédiat (par ex. vol, violence) ;
Peuvent avoir un impact matériel sur les états financiers ;
Impliquent des activités criminelles ;
Sont des allégations contre la direction supérieure ;
Sont des allégations ou incidents graves similaires.
Les membres du comité peuvent être contactés par e-mail, par écrit ou en personne. La Hotline d’éthique commerciale de Colt est une plateforme de signalement confidentielle alternative pour les employés et les parties externes.
Qui peut signaler ? Les signalements peuvent être effectués par n’importe qui, y compris les employés actuels et anciens, fournisseurs, entrepreneurs, stagiaires, dirigeants et autres personnes liées au lanceur d’alerte.
Colt Group est divisé en Colt Technology Services et Colt Data Centre Services ; chacun dispose de son propre comité pour examiner les signalements liés au Code.
En cas de doute sur la personne à contacter, contactez le Comité d’éthique.
COMMENT SIGNALER
CONTACTER LE COMITÉ D’ÉTHIQUE
Méthodes de signalement disponibles :
Courriel :
Colt Technology Services (en interne : Core/Neo) : [email protected]
Data Centre Services : [email protected]
Par écrit :
Colt Technology Services (en interne : Core/Neo) : The Ethics Committee, c/o The Chief Legal Officer, Colt, Colt Technology Services, Colt House, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH.
Data Centre Services : DCS Governance Committee, c/o The General Counsel, DCS, Colt Data Centre Services, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH
HOTLINE D’ÉTHIQUE COMMERCIALE INDÉPENDANTE DE COLT ET SIGNALISATION EN LIGNE
La Hotline d’éthique commerciale est une ligne téléphonique confidentielle fournie par Safecall (indépendante de Colt). La ligne est gratuite et disponible 24h/24 et 7j/7 pour que les employés de Colt, les contractants et les parties externes puissent soulever des préoccupations de manière confidentielle. Les signalements seront reçus par le Comité d’éthique ou le Comité de gouvernance DCS.
Les signalements doivent être véridiques, exacts et faits de bonne foi. Lorsque la loi locale le permet, les signalements peuvent être anonymes. Les noms des lanceurs d’alerte sont tenus confidentiels. Colt ne tolère aucun traitement défavorable à l’encontre des lanceurs d’alerte.
Signaler en ligne : www.safecall.co.uk/report
Numéros gratuits par pays :
Autriche
00 800 7233 2255
Belgique
00 800 7233 2255
Chine
10800 7440605 (Unicom/Netcom) 10800 4400682 (Telecom)
Chine (Dalian)
4008 833 405*
Danemark
80 25 41 90
France
00 800 72332255
Allemagne
00 800 72332255
Grèce
00 800 4414 1966
Hong Kong
3077 5524
Inde
000 800 4401256
Irlande
1800 812740
Italie
00 800 72332255
Japon
0120 921067
Luxembourg
800 28502
Pays-Bas
00 800 72332255
Pologne
00 800 72332255
Portugal
00 800 72332255
Roumanie
0372 741 942
Singapour
800 448 1773
Corée du Sud
001 800 7233 2255 (Korea Telecom) 002 800 7233 2255 (DACOM)
Espagne
00 800 72332255
Turquie
00 800 4488 20729
Royaume-Uni
0800 9151571
États-Unis
1 866 901 3295
*Vous serez facturé au tarif local pour passer un appel.
Ce document du Code de conduite commerciale appartient au président du Comité d’éthique.
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