CODE OF BUSINESS CONDUCT
Die Art, wie wir Geschäfte machen
EINFÜHRUNG
Das Richtige tun
Colt genießt einen hervorragenden Ruf bei Kunden, Mitarbeitenden, Aktionären und Geschäftspartnern. Jede:r von uns muss Verantwortung dafür übernehmen, unseren Ruf zu bewahren und zu stärken, und dieser Verhaltenskodex hilft Ihnen, Ihre Rolle beim Einhalten der hohen Verhaltensstandards zu verstehen, zu denen sich Colt verpflichtet hat. Compliance ist für unseren Erfolg entscheidend: Bei Colt hat das Richtige zu tun höchste Priorität.
ÜBERBLICK
Colt verpflichtet sich zu den höchstmöglichen rechtlichen und ethischen Standards. Unsere Politik besteht nicht nur darin, dem Gesetz buchstabengetreu zu entsprechen, sondern vielmehr eine echte Kultur der Einhaltung aller Gesetze, Vorschriften und Regelungen zu verankern und aufrechtzuerhalten, wo immer wir geschäftlich tätig sind.
Jede:r Mitarbeiter:in und jede Person, die für Colt handelt, hat die uneingeschränkte Verantwortung, alle anwendbaren Gesetze, Vorschriften, Sanktionen und allgemein akzeptierten geschäftlichen Verhaltens- und Höflichkeitsstandards zu beachten und einzuhalten. Wir müssen sicherstellen, dass unser Verhalten stets das bestmögliche Beispiel gibt, und selbst der irrtümliche Eindruck eines Fehlverhaltens ist zu vermeiden. Von jeder:m Mitarbeiter:in und jeder Person, die für Colt handelt, wird erwartet, dass sie beim Umgang mit Kunden, Lieferanten, Regulierungsbehörden und anderen Interessengruppen hohe Standards persönlichen und beruflichen Verhaltens zeigt, einschließlich Ehrlichkeit, Integrität, persönliche Verantwortlichkeit und Professionalität.
Verhaltensweisen, die Colts Ruf schädigen, sind untersagt. Colt behält sich das Recht vor, in den folgenden Situationen jede Maßnahme zu ergreifen, die als angemessen erachtet wird:
Verhalten oder Handlungen von Mitarbeitenden außerhalb der Arbeitszeit oder außerhalb der Betriebsstätten von Colt, die Colt in schweren Verruf bringen oder Colts Interessen wesentlich schädigen könnten;
Verhalten oder Handlungen, die während der Arbeitszeit oder bei Geschäftstätigkeiten außerhalb der Betriebsstätten von Colt ein feindliches oder einschüchterndes Umfeld schaffen könnten;
Verhalten, das die Fähigkeit einer Person, ihre dienstlichen Pflichten ordnungsgemäß zu erfüllen oder sich angemessen in einem arbeitsbezogenen Umfeld zu verhalten (einschließlich arbeitsbezogener gesellschaftlicher Veranstaltungen), beeinträchtigen könnte. Dies kann beispielsweise durch übermäßigen Alkoholkonsum oder aus anderen Gründen entstehen;
Kriminelles Verhalten (z. B. der Konsum illegaler Drogen). Colt verfolgt einen Nulltoleranzansatz gegenüber dem Gebrauch illegaler Drogen.
ANTIBESTECHUNG: VERBOT VON SCHMIER GELDERN, BESTECHUNG UND ZAHLUNGEN
Alle Colt-Mitarbeitenden müssen die Antibestechungsgesetze einhalten und jede Form von Korruption vermeiden. Wo der Colt-Standard strenger ist als die lokale Gesetzgebung, gilt stets der Colt-Standard.
Mitarbeitende dürfen weder direkt noch indirekt Schmiergelder, Bestechungen oder Zahlungen in bar oder sonstigem Wert anbieten oder annehmen, um einen unrechtmäßigen Vorteil oder Nutzen zu sichern; z. B. Aufträge zu gewinnen, Insiderinformationen zu erhalten, die Erteilung einer behördlichen Genehmigung zu beschleunigen oder auf Ausschreibungen einzuwirken.
„Jeglicher Wertgegenstand“ kann jeder Gegenstand, Gefallen, Dienstleistung, Bargeld oder Bargeldäquivalent, Unterhaltung, Geschenk, Eigentum oder sonst etwas sein. Es spielt keine Rolle, dass eine verbotene Zahlung von einem Amtsträger gefordert worden sein könnte; die verbotene Zahlung darf trotzdem nicht geleistet werden.
Beispiele (nicht abschließend) für Bestechungsrisikoszenarien:
Eine Aufforderung zu einer Spende an eine politische Partei oder an eine bevorzugte Wohltätigkeitsorganisation eines Amtsträgers oder Geschäftspartners (indirektes Anbieten eines Bargeldäquivalents).
Das Angebot einer Anstellung oder eines Praktikums für ein Familienmitglied eines Amtsträgers oder Geschäftspartners (indirektes Anbieten eines Wertgegenstands).
Eine Einladung zu einer vollständig bezahlten Reise oder zu einer großen Sportveranstaltung (direktes Annehmen eines Geschenks oder einer Unterhaltung).
Unterhaltung während Vertragsverhandlungen, auch wenn die dadurch entstehenden Kosten im Budget liegen (direktes Annehmen von Unterhaltung).
Maßnahmen, die von Dritten ergriffen werden, die als Vermittler agieren, einschließlich Forderungen nach Vorauszahlung ohne Rechtfertigung und Rechnungen (indirektes Angebot).
Colt-Mitarbeitenden, -Vertreter:innen, -Lieferanten und anderen Vermittlern ist es strengstens untersagt, Erleichterungszahlungen (Facilitation Payments) zu leisten. Colt verlangt niemals Vorauszahlungen ausschließlich, um die Erbringung oder Lieferung von Dienstleistungen zu beschleunigen.
Jede tatsächliche oder vermutete Nichteinhaltung durch Mitarbeitende, Lieferanten, Vertreter:innen oder jede Person, die vorgibt, für Colt zu handeln, muss unverzüglich gemeldet werden: wie zu melden ist. Das Unterlassen einer Meldung stellt einen Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex dar und kann disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen.
BESCHÄFTIGUNGSMISSBRAUCH (ANTI-BETRUG)
Betrug ist eine kriminelle Täuschung, die auf persönlichen oder geschäftlichen Gewinn abzielt, um sich einen ungerechten Vorteil zu verschaffen oder einem Dritten einen Verlust zuzufügen. Es ist nicht erforderlich, tatsächlich einen Nutzen aus dem Betrug zu ziehen; die Absicht, einen Vorteil zu erhalten, reicht aus, um sich des Betrugs schuldig zu machen. Wichtige Betrugsdelikte umfassen:
Falsche Darstellung (z. B. falsche Berichterstattung über Finanzen, das Fälschen von erhaltenen Waren oder Dienstleistungen in einer Ausgabenabrechnung oder Lieferantenrechnung);
Nichtoffenlegung von Informationen (z. B. das Verschweigen von Interessenkonflikten);
Amtsmissbrauch (z. B. die Verwendung Ihrer Position, um sich selbst oder anderen unrechtmäßig einen Vorteil zu verschaffen);
Kommissionsbetrug (z. B. das Erstellen gefälschter Verkäufe, Konten oder Dienstleistungen zur Manipulation von Leistungszielen oder Boni);
Spesenbetrug (z. B. die Einreichung falscher oder überhöhter Ausgaben zur persönlichen Bereicherung).
Betrugsprävention
Colt toleriert Betrug in keiner Form und setzt sich dafür ein, Betrug in allen Geschäftsbereichen zu verhindern. Alle Colt-Mitarbeitenden, Direktoren, Vertreter:innen und Auftragnehmer:innen müssen die vorhandenen präventiven Maßnahmen und Verfahren zur Betrugsprävention einhalten, und Colt verlangt von seinen Vertreter:innen, Auftragnehmer:innen und Lieferanten ebenfalls, präventive Maßnahmen zu implementieren.
Alle Colt-Mitarbeitenden sind verpflichtet:
Zu wissen, was Betrug darstellt, indem sie die Bestimmungen des Verhaltenskodex verstehen und die jährliche verpflichtende Schulung zum Verhaltenskodex absolvieren;
Jederzeit ehrlich und transparent zu handeln und sicherzustellen, dass alle Aufzeichnungen vollständig und genau sind;
Auf verdächtige Handlungen zu achten und jeden vermuteten Betrug oder unethisches Verhalten sofort zu melden: wie zu melden ist.
Das Unterlassen der Meldung von bekanntem oder vermutetem Betrug kann Sie und Colt strafrechtlich haftbar machen.
Wenn Sie unsicher sind, ob etwas Betrug sein könnte, suchen Sie bitte Rat und Unterstützung: wie zu melden ist.
GELDWÄSCHE UND STEUERHINTERZIEHUNG
Geldwäsche ist der Prozess, aus Erträgen krimineller Aktivitäten rechtmäßige Mittel zu machen bzw. sie rechtmäßig erscheinen zu lassen.
Steuerhinterziehung ist die Verwendung illegaler Methoden, um weniger oder gar keine Steuern zu zahlen.
Jegliche Beteiligung mit Parteien, die an Steuerhinterziehung oder Geldwäsche beteiligt sind, ist streng verboten.
Es ist unsere Pflicht sicherzustellen, dass Colt die Prozesse, Verfahren, Systeme und Prüfungen einhält, die von EU- und lokalen Vorschriften zur Verhinderung von Steuerhinterziehung und Geldwäsche gefordert werden. Jeder Verdacht auf Steuerhinterziehung oder Geldwäsche, sei es durch einen Colt-Mitarbeitenden oder eine Drittpartei, muss unverzüglich gemeldet werden: wie zu melden ist.
GASTFREUNDSCHAFT & GESCHENKE
Colt hindert Mitarbeitende nicht daran, Geschenke von geringem Wert zu geben oder anzunehmen oder angemessene geschäftsbezogene Gastfreundschaft (z. B. Bewirtung oder Teilnahme an gesellschaftlichen Veranstaltungen) zu gewähren, vorbehaltlich der folgenden Richtlinien:
Sie dürfen keine Form von Gastfreundschaft, Geschenk oder Dienstleistung, direkt oder indirekt, annehmen, die den Gebenden dazu verleiten könnte zu glauben, dass er in irgendeiner Form begünstigt wird.
Sie dürfen keine Form von Gastfreundschaft, Geschenk oder Dienstleistung, direkt oder indirekt, anbieten, die den Empfänger dazu verleiten könnte zu glauben, dass Colt in irgendeiner Form begünstigt wird.
Unangemessene Geschenke und Unterhaltung sind strengstens untersagt (z. B. Inhalte für Erwachsene, Besuche in Casinos usw.).
Einzigartige, ungewöhnliche, häufige oder üppige Geschenke oder Gastfreundschaft können Fragen nach Unangemessenheit aufwerfen (z. B. Eintrittskarten zu großen Sportfinals).
Mitarbeitende sollten das Formular zur vorherigen Genehmigung von Geschenken und Gastfreundschaft im IT Service Now Portal verwenden, um Genehmigung einzuholen, bevor Geschenke oder Gastfreundschaft gewährt oder empfangen werden.
Wenn Ihr Geschenk oder Ihre Gastfreundschaft sowohl Core- als auch DCS-Mitarbeitende betrifft, muss die Zustimmung sowohl vom Ethikausschuss als auch vom DCS-Governance-Ausschuss eingeholt werden.
Schwellenwerte für Gastfreundschaft
Die Ausgaben für Gastfreundschaft dürfen die folgenden EUR-Beträge (oder den entsprechenden Gegenwert in lokaler Währung) nicht überschreiten:
Hongkong, Südkorea, Japan, USA
150 €
0 €
Indien
50 €
0 €
Alle anderen Colt-Länder
150 €
50 €
Jegliche Gastfreundschaft, die diese Schwellenwerte überschreitet, erfordert eine vorherige Genehmigung durch den Ethikausschuss oder den DCS-Governance-Ausschuss: Formular zur vorherigen Genehmigung von Geschenken und Gastfreundschaft
Gastfreundschaft innerhalb dieser Schwellenwerte erfordert die vorherige Genehmigung des Vorgesetzten/Kostenstelleninhabers oder einer anderen gemäß Colt-Befugnismatrix benannten Genehmigungsinstanz.
Bitte beachten Sie:
Sie dürfen nicht Gastfreundschaft anbieten oder annehmen, während Vertragsverhandlungen noch laufen.
Leichte Erfrischungen während Geschäftstreffen gelten nicht als geschäftliche Gastfreundschaft und bedürfen keiner Genehmigung.
Die Person, die Gastfreundschaft gewährt, muss zusammen mit dem Empfänger an der Veranstaltung teilnehmen, und der Hauptzweck sollte die Besprechung von Geschäftlichem oder der Aufbau einer Geschäftsbeziehung sein. Wenn Sie Gastfreundschaft gewähren oder annehmen, aber nicht teilnehmen, gilt die Transaktion als Geschenk und unterliegt den Geschenkgrenzwerten.
Der Weiterverkauf von Eintrittskarten ist ausdrücklich verboten.
Hochrangige Sportveranstaltungen mit übermäßigem Wert werden wahrscheinlich nicht vorab genehmigt.
Die Regel der engen Abfolge (siehe unten) gilt für Gastfreundschaft.
GESCHENKE (SCHWELLENWERTE UND REGELN)
Geschenke dürfen die folgenden EUR-Beträge (oder den entsprechenden Gegenwert in lokaler Währung) nicht überschreiten:
Hongkong, Südkorea, USA
150 €
0 €
Japan
150 €, oder für Blumen an Unternehmen (nicht an Einzelpersonen) zur Feier bedeutender Anlässe: 450 €
0 €
Indien
50 €
0 €
Alle anderen Colt-Länder
150 €
50 €
Jegliche Geschenke, die diese Schwellenwerte überschreiten, erfordern eine vorherige Genehmigung durch den Ethikausschuss oder den DCS-Governance-Ausschuss: Formular zur vorherigen Genehmigung von Geschenken und Gastfreundschaft.
Geschenke innerhalb dieser Schwellenwerte erfordern die vorherige Genehmigung des Vorgesetzten/Kostenstelleninhabers oder einer anderen gemäß Colt-Befugnismatrix benannten Genehmigungsinstanz.
Unabhängig vom Wert dürfen Sie nicht:
Geschenke anbieten oder annehmen, während vertragliche Verpflichtungen bestehen.
Bargeld, Bargeldäquivalente (z. B. Gutscheine), Schecks oder andere handelbare Zahlungsmittel geben oder empfangen.
Ein Geschenk, einen Gefallen oder eine andere Form der Bevorzugung einfordern.
Geld leihen oder verleihen (außer von einer Institution, die im Geschäft des Kreditgebens tätig ist, zu allgemein verfügbaren normalen Bedingungen).
Bei der Entscheidung, ob ein Geschenk gegeben oder angenommen werden soll, bedenken Sie, ob die Offenlegung der vollständigen Einzelheiten des Geschenks Colts Integrität oder Ruf schädigen würde. Die Regel der engen Abfolge Regel gilt für Geschenke.
Mitarbeitende sollten das Formular für Geschenke und Gastfreundschaft im IT Service Now Portal verwenden, um Genehmigung einzuholen, bevor Geschenke oder Gastfreundschaft gewährt oder empfangen werden.
ENG BEI EINER FOLGE VON GESCHENKEN/ANLÄSSEN
Wenn Gastfreundschaft oder Geschenke dem gleichen Kunden/Lieferanten in engem zeitlichen Abstand (innerhalb von drei Monaten) gegeben oder empfangen werden, wird der Gesamtwert, der in diesem Dreimonatszeitraum gegeben oder empfangen wurde, vom Ethikausschuss oder DCS-Governance-Ausschuss berücksichtigt. Genehmigungsanträge können abgelehnt werden, wenn der kombinierte Wert die Schwellenwerte überschreitet.
Alle Fragen bezüglich Wert, vorheriger Genehmigung oder Zulässigkeit von Geschenken oder Gastfreundschaft sollten an Colt gemeldet werden: wie zu melden ist.
INTERESSENKONFLIKTE
Colt erwartet von allen Mitarbeitenden ein hohes Maß an geschäftlicher Loyalität gegenüber dem Unternehmen, und im Gegenzug ist Colt loyal zu und unterstützend gegenüber seinen Mitarbeitenden. Mitarbeitende dürfen keine geschäftlichen Aktivitäten ausüben, die einen Konflikt mit den Interessen des Unternehmens verursachen oder vernünftigerweise den Anschein erwecken könnten, einen solchen Konflikt zu verursachen. Ein Interessenkonflikt kann entstehen, wenn eine Person durch Überlegungen zu eigenem Gewinn oder Nutzen für sich oder ein Familienmitglied beeinflusst wird. Falls ein Interessenkonflikt entstehen könnte oder der Anschein eines solchen besteht, ist es zwingend erforderlich, den Konflikt umgehend Ihrem Vorgesetzten sowie dem Ethikausschuss oder DCS-Governance-Ausschuss offenzulegen: wie zu melden ist.
Um den Offenlegungsprozess zu erleichtern, nutzen Sie bitte die Erklärung über diesen Link: Conflicts of Interest_ Employee Declaration Form.pdf. Füllen Sie die Erklärung aus und senden Sie eine Kopie per E-Mail an Ihren Vorgesetzten und die lokale Personalabteilung.
Beispiele für Interessenkonflikte (nicht abschließend):
Erwerb oder Beibehaltung eines finanziellen Interesses an einem Kunden, Lieferanten oder Wettbewerber von Colt, das Managementeinfluss oder Kontrolle ermöglicht.
Die Beaufsichtigung, Überprüfung oder Beeinflussung der Stellenbewertung, Einstellung, Bezahlung oder Leistungen eines Familienmitglieds bei Colt oder bei einem Lieferanten oder Kunden von Colt (mit der Einschränkung, dass die Empfehlung von Familienmitgliedern für eine Anstellung nicht untersagt ist).
Das persönliche Empfangen von Bargeld, Sonderrabatten oder Geschenken von einem Colt-Kunden oder -Lieferanten, die den Gebenden dazu verleiten könnten zu glauben, dass er einen Vorteil erhält.
Jegliche Tätigkeit, die mit Colt konkurriert, oder der persönliche Gewinn aus einer Beziehung zu einer Drittpartei, die mit Colt geschäftlich tätig ist oder tätig werden möchte.
Die Nutzung von Colts Zeit oder Ressourcen zum persönlichen Nutzen.
Die Teilnahme an der Lieferantenauswahl, wenn Verwandte oder enge Freunde/Bekannte einen der Lieferanten besitzen oder für ihn arbeiten, ohne vorherige Offenlegung.
Weitere Richtlinien und Deklarationsformulare (Beispiele unten) müssen bei relevanten Fällen bei der Personalabteilung und den Vorgesetzten eingereicht werden:
FAIRER WETTBEWERB
Colt befürwortet einen energischen, aber fairen Wettbewerb und unterstützt die Entwicklung angemessener Wettbewerbsgesetze.
Viele Länder verbieten die Zusammenarbeit mit Wettbewerbern oder deren Vertretern sowie andere Aktivitäten, die den Wettbewerb einschränken. Verbotenes Verhalten umfasst:
Diskussionen mit einem Wettbewerber über Verkaufsbedingungen (z. B. Rabatte, Preise, Kreditbedingungen), Produktionsmengen, die Aufteilung von Kunden oder Gebieten oder Boykotte gegen einen Kunden.
Diskussionen oder Versuche, Kunden hinsichtlich Wiederverkaufspreisen zu beeinflussen.
Wettbewerbsrecht kann bereits durch Gespräche oder Verhaltensweisen verletzt werden, die harmlos erscheinen (z. B. Aussagen bei gesellschaftlichen Anlässen, Witze oder Äußerungen von juniorigen Mitarbeitenden). Wenn Ihnen eine Zusammenarbeit oder Kartellbildung vorgeschlagen wird und Sie schweigen oder es unterlassen, Colt und sich ausdrücklich davon zu distanzieren, kann dies Zustimmung suggerieren und Colt sowie Sie einem rechtlichen Risiko aussetzen.
Wenn Sie den Verdacht auf einen Vorschlag zur Zusammenarbeit oder Kartellbildung haben, melden Sie dies unverzüglich dem Ethikausschuss oder DCS-Governance-Ausschuss: wie zu melden ist.
VERTRAULICHKEIT
Sie können aufgrund Ihrer Tätigkeit Zugang zu vertraulichen Informationen haben. Solche Informationen dürfen nicht mit Personen außerhalb von Colt geteilt oder für persönlichen Gewinn genutzt werden.
Sie dürfen keine Wertpapiere auf Basis von Insiderinformationen handeln, die Sie erhalten haben. Vertrauliche Informationen umfassen Kundeninformationen, Lieferanteninformationen, Kenntnisse über Geschäftspläne oder Prognosen, Vertriebs- oder Marketingprogramme, Kundenlisten, bedeutende rechtliche oder regulatorische Maßnahmen oder Strategien, neue Produkte oder Preisänderungen, Veränderungen in der Führungsebene, Desinvestitionen oder Fusionen und Übernahmen.
ANGEMESSENE NUTZUNG ELEKTRONISCHER UND ANDERER UNTERNEHMENSRESSOURCEN
Sie werden erwartet, alle Colt-Ressourcen verantwortungsvoll zu nutzen. Zwar ist gelegentliche private Nutzung solcher Vermögenswerte zulässig, sofern sie die Geschäftsabwicklung von Colt nicht beeinträchtigt, doch ist Missbrauch oder Verschwendung dieser Ressourcen untersagt und kann eine Straftat darstellen.
Alle elektronischen Ressourcen des Unternehmens sind Vermögenswerte im Eigentum von Colt.
Schützen Sie Ihre Passwörter und verwenden Sie nicht die ID anderer Personen, um auf Unterlagen zuzugreifen.
Ändern Sie keine Aufzeichnungen oder Software, es sei denn, Sie sind dazu autorisiert, und stellen Sie sicher, dass verwendete Software von autorisierten Unternehmenslieferanten bezogen wurde.
Installieren Sie Software nur, wenn Sie zur Installation autorisiert sind.
Nutzen Sie Colt-Ressourcen nicht, um auf unangemessene Websites zuzugreifen (Pornografie, Terrorismus oder andere kriminelle, unethische oder unangemessene Aktivitäten).
Vermeiden Sie möglichst das Öffnen von Spam-Mails.
Siehe die Intranet-Seite zum Informationsrisikomanagement für weitere Details.
DATENSCHUTZ
Die DSGVO, EU-Richtlinien und lokale Gesetze regeln den Schutz, die Übertragung, den Zugriff und die Speicherung personenbezogener Daten über Kunden, Mitarbeitende, Kontakte und andere Personen.
Sie müssen die Datenschutz- und Compliance-Richtlinie von Colt sowie die zugehörigen Verfahren einhalten. Colt verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nur zu Zwecken, die nach geltendem Recht zulässig sind. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Colt beruht auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung oder auf der Erforderlichkeit für berechtigte Interessen gemäß Artikel 9, 2., (a) und (f) der DSGVO (EU) 2016/679.
BINDENDE UNTERNEHMENSREGELN
Die Binding Corporate Rules („BCRs“) sind eine Zertifizierung der Europäischen Datenschutzbehörde, die belegt, dass Colts Datenschutzprogramm weltweit der DSGVO entspricht. BCRs ermöglichen sichere Übermittlungen personenbezogener Daten außerhalb der EU und müssen von jedem Mitglied der Colt-Gruppe angewandt werden.
UMWELTNACHHALTIGKEIT
Colts Umweltansatz ist in unserer Erklärung zum Engagement für Umwelt-Nachhaltigkeit dargelegt und konzentriert sich auf die Reduzierung von Scope-1-, Scope-2- und Scope-3-Emissionen, die Minimierung von Abfall und die Verankerung von Kreislaufwirtschaftspraktiken.
Unser Nachhaltigkeitsbericht enthält Daten zur Nachhaltigkeitsleistung, Ziele zur Verringerung von Treibhausgasemissionen und zentrale Initiativen. Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, jährliche verpflichtende Umwelttrainings zu absolvieren.
Colt richtet Berichte an internationalen nichtfinanziellen Berichtsstandards wie GRI aus und gewährleistet eine unabhängige Überprüfung nichtfinanzieller Berichte.
REGIERUNG, MEDIEN & INVESTORENBEZIEHUNGEN
Leiten Sie alle Medien- und Investorenanfragen an das Team für externe Kommunikation weiter.
Kontaktieren Sie wenn möglich vor Vereinbarungen mit Dritten einen Kommunikationsspezialisten. Siehe die Medienrichtlinie und Social-Media-Richtlinie.
INTEGRITÄT VON TRANSAKTIONEN UND GENAUIGKEIT VON BÜCHERN UND AUFZEICHNUNGEN
Die Integrität von Colt beruht darauf, nur legitime, ordnungsgemäß genehmigte und gut dokumentierte Geschäftstransaktionen durchzuführen.
Alle Unternehmensunterlagen (Buchhaltung, Personalunterlagen, Spesenabrechnungen, Antragsformulare usw.) müssen die zugrunde liegenden Transaktionen korrekt und fair widerspiegeln. Stellen Sie die richtige Autorisierung für jede Transaktion sicher, dokumentieren Sie Einnahmen/Ausgaben/Buchungssätze und bewahren Sie Unterlagen gemäß Colts Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten auf. Falsche oder fingierte Einträge in den Büchern und Aufzeichnungen von Colt sind verboten.
Keine Zahlung darf genehmigt werden, mit der Absicht, dass ein Teil davon für andere als die beschriebenen Zwecke verwendet wird. Vereinbarungen über Agenten-, Berater-, Promotoren- oder Findergebühren müssen korrekt dokumentiert werden. Beispiele für Verstöße sind:
Zahlungen, die gefälscht oder nicht in den Buchhaltungsunterlagen erfasst sind;
Die Erstattung von Ausgaben zu beantragen, die nicht für Colt-Geschäfte angefallen sind oder außerhalb der Richtlinie liegen;
Zahlungen, die über nachträglich datierte oder veränderte Rechnungen abgewickelt werden;
Rechnungen, die den wahren Transaktionspreis nicht ausweisen;
Das Erstellen oder Unterhalten von Bankkonten unter einem anderen Namen als dem des Unternehmens.
NICHT OFFENGELEGTE FONDS
Colt wird keine geheimen oder nicht erfassten Fonds oder Vermögenswerte schaffen oder unterhalten.
Jeder Mitarbeiter, der Kenntnis von einem geheimen oder nicht erfassten Fonds oder Vermögenswert hat, sollte die Angelegenheit unverzüglich dem Ethikausschuss oder DCS-Governance-Ausschuss melden: wie zu melden ist.
MITARBEITENDE
Colt strebt danach, die besten Talente auf der Grundlage von Fähigkeit und Leistung anzuziehen und zu halten und die Möglichkeiten für Mitarbeitende zu maximieren, am Erfolg teilzuhaben.
Colt bietet Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten, pflegt gute Kommunikationskanäle und erwartet, dass sich die Mitarbeitenden mit Respekt und Rücksichtnahme begegnen. Das Wohlbefinden der Mitarbeitenden ist wichtig; Colt bietet Initiativen und Hilfsmittel zum Schutz der psychischen und physischen Gesundheit an.
Colt verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz zur Barrierefreiheit, um sicherzustellen, dass Menschen mit Behinderungen und Beeinträchtigungen Zugang zu Informationen, Möglichkeiten und Räumen haben. Colt erfüllt die Barrierefreiheitsstandards und strebt kontinuierliche Verbesserung an.
Colt fördert das Engagement in der Gemeinschaft und stellt jährlich Freiwilligentage für Wohltätigkeits- oder Gemeinschaftsprojekte zur Verfügung.
Colt toleriert Belästigung, Mobbing oder unangemessenes Verhalten jeglicher Art nicht. Sexuelle Belästigung und Belästigung aufgrund geschützter Merkmale sind inakzeptabel und können disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen. Beispiele für inakzeptables Verhalten sind:
Unerwünschter körperlicher Kontakt, Belästigung oder Stalking.
Unwillkommene Bemerkungen über Alter, Kleidung, Erscheinungsbild, Rasse, Familienstand, sexuelle Orientierung oder Identität.
Das Versenden beleidigender Textnachrichten oder unerwünschter E-Mails.
Das Erzählen oder Verbreiten unangemessener Witze, Klatsch oder böswilliger Gerüchte.
Unangemessener Druck zur Teilnahme an politischen/religiösen Gruppen.
Beleidigende, erniedrigende oder missbräuchliche Bemerkungen.
Machtmissbrauch einschließlich anhaltender unbegründeter Kritik.
Verbale oder körperliche Drohungen, Gewalt oder aggressives Verhalten.
Bewusstes Zurückhalten von Informationen oder Sabotage von Arbeit.
Das Setzen unrealistischer Ziele oder ständige Unterbewertung von Leistungen.
Verspottung, vorsätzliche Isolation oder Verweigerung der Zusammenarbeit.
Diskriminierung aufgrund geschützter Merkmale ist inakzeptabel. Verstöße können disziplinarische Maßnahmen bis hin zur Kündigung zur Folge haben. Vorfälle sollten dem örtlichen Personalmanager gemeldet werden.
RECHTE AM ARBEITSPLATZ
Colt wahrt die grundlegenden Menschenrechte, wie sie in den ILO-Konventionen (1998) niedergelegt sind, und verlangt von den Mitarbeitenden, dass das Unternehmen diese Grundsätze einhält, die folgendes umfassen:
Koalitionsfreiheit und Anerkennung der Tarifverhandlungen.
Abschaffung von Zwangs- oder Pflichtarbeit.
Wirksame Abschaffung von Kinderarbeit.
Beseitigung von Diskriminierung bei Beschäftigung und Beruf.
Colt und seine Lieferanten müssen:
Einen sicheren Arbeitsumfeld für Mitarbeitende und Subunternehmer bereitstellen.
Das rechtliche Recht zu arbeiten für Mitarbeitende und Subunternehmer überprüfen.
Sich zu fairen Arbeitspraktiken verpflichten, einschließlich des gesetzlichen Mindestlohns oder eines fairen Existenzlohns.
Vertrauliche Mechanismen für die Einreichung von Beschwerden bereitstellen.
Colt verbietet Sklaverei, Zwangs-/Schuldknechtschaft und Kinderarbeit in seinen Betrieben und Lieferketten. Lieferanten sollten sicherstellen, dass in ihrem Geschäft oder in ihrer Lieferkette keine Sklaverei oder Menschenhandel existiert und Erklärungen abgeben, wenn dies gesetzlich erforderlich ist.
SCHAFUNG EINES SICHEREN ARBEITSUMFELDS
Arbeiten Sie sicher, um sich selbst oder andere nicht zu gefährden. Melden Sie unsichere oder ungesunde Bedingungen dem Gesundheits- und Sicherheitsteam über das Gesundheits- und Sicherheitsportal im Intranet. Beachten und befolgen Sie lokale Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltvorschriften.
LIEFERANTEN
Colt strebt langfristige Lieferantenbeziehungen an und wählt Lieferanten auf inklusiver, nicht diskriminierender Basis mit objektiven Kriterien aus.
Nachhaltigkeitskriterien sind in die Lieferantenauswahl (über Vendor Risk Management und RFP-Bewertung), das Onboarding und das laufende Management integriert. Siehe Colts Verhaltenskodex für Lieferanten und Richtlinie für nachhaltige Beschaffung. Weitere Nachhaltigkeitsinformationen finden sich in Colts Nachhaltigkeitsbericht.
PERSONEN, DIE IM NAMEN VON COLT HANDELN
Mitarbeitende dürfen Dritte (Agenten, Handelsvertreter, Berater) beauftragen, im Namen von Colt zu handeln.
Mitarbeitende, die Dritte beauftragen, müssen sicherstellen, dass angemessene Schutzmaßnahmen getroffen werden, damit der Dritte diesen Kodex und alle anwendbaren Gesetze einhält. Ziehen Sie, falls angemessen, Hintergrund- und Bonitätsprüfungen in Betracht und konsultieren Sie die Beschaffungs- und Rechtsabteilungen. Alle Verträge mit Dritten müssen im Voraus vom zuständigen Colt-Juristen und dem Beschaffungsteam geprüft und genehmigt werden.
POLITISCHE ZAHLUNGEN
Keine Colt-Geschäftseinheit, -Einrichtung oder -Mitarbeiter:in darf Colt-Mittel einsetzen oder Colt-Einrichtungen oder -Dienstleistungen politischen Parteien, Amtsinhabern, Kandidaten, Initiativen oder Referendarkampagnen zur Verfügung stellen, außer mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Vorstands von Colt Group Holdings Limited.
MELDUNG VON VERBOTENEM VERHALTEN
Sie dürfen nicht in einer Weise handeln, die gegen eine Unternehmensrichtlinie verstößt, und Sie dürfen keine:n andere:n Mitarbeitende:n oder Person, die im Namen von Colt handelt, auffordern, eine Verletzung zu begehen.
Wenn Sie Informationen oder Kenntnisse über ein Verhalten oder eine Transaktion haben, die durch diesen Kodex verboten ist, melden Sie dies unverzüglich Ihrem Vorgesetzten und dem Ethikausschuss oder DCS-Governance-Ausschuss und/oder der Colt Business Ethics Line: wie zu melden ist.
Das Unterlassen der Meldung einer bekannten Verletzung kann disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen. Meldungen müssen wahrheitsgemäß, genau und in gutem Glauben erfolgen. Colt ermutigt, vermutete oder tatsächliche Verstöße frühzeitig zu melden, auch wenn Sie Zweifel an der Natur des Problems haben: wie zu melden ist.
Personen, die in gutem Glauben einen vermuteten Verstoß melden, werden keinen Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt. Alle Meldungen werden soweit wie möglich vertraulich behandelt. Die Identität des Meldenden und Dritter wird auf einer Need-to-know-Basis streng vertraulich gehalten. Die einzige Ausnahme ist, wenn die Offenlegung für Gerichtsverfahren oder behördliche Untersuchungen notwendig und verhältnismäßig ist.
DURCHSETZUNG & EINHALTUNG
Alle Mitarbeitenden müssen bestätigen, dass sie diesen Verhaltenskodex gelesen haben und einhalten werden.
Der Kodex ersetzt nicht lokale Gesetze oder Vorschriften. Es liegt in Ihrer Verantwortung, mit dem Kodex vertraut zu sein und ihn zu verstehen.
Im Rahmen des Onboardings sollte die Personalabteilung diesen Kodex zur Unterzeichnung bereitstellen. Sie sind verpflichtet zu bestätigen, dass Sie den Kodex gelesen, verstanden haben und sich verpflichten, ihn als Bedingung des Arbeitsverhältnisses einzuhalten. Das Ausbleiben der Bestätigung berührt nicht die Anwendbarkeit.
Bei Zweifeln zur Auslegung oder Anwendbarkeit kontaktieren Sie den Ethikausschuss oder DCS-Governance-Ausschuss: wie zu melden ist. Dies schließt die Meldung tatsächlicher oder vermuteter Verstöße sowie Fragen oder Ausnahmen ein.
Der Ethikausschuss und der DCS-Governance-Ausschuss überwachen und verwalten den Kodex und Whistleblower-Meldungen, ziehen bei Bedarf die Geschäftsleitung hinzu und berichten vierteljährlich an den Prüfungsausschuss des Vorstands.
Der Vorsitzende des Ethikausschusses oder des DCS-Governance-Ausschusses muss den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses und den Vorsitzenden des Vorstands unverzüglich über mutmaßliche Verstöße informieren, die:
Ruf-, rechtliche-, Compliance- oder regulatorische Risiken darstellen;
schwerwiegendes Fehlverhalten darstellen können, das eine fristlose Kündigung rechtfertigt (z. B. Diebstahl, Gewalt);
materielle Auswirkungen auf die Finanzberichte haben können;
kriminelle Aktivitäten beinhalten;
Vorwürfe gegen die Unternehmensleitung betreffen;
ähnlich schwerwiegende Vorwürfe oder Vorfälle sind.
Ausschussmitglieder können per E-Mail, schriftlich oder persönlich kontaktiert werden. Die Colt Business Ethics Line ist eine alternative vertrauliche Meldestelle für Mitarbeitende und externe Parteien.
Wer kann melden? Meldungen können von jeder Person gemacht werden, einschließlich aktuellen und ehemaligen Mitarbeitenden, Lieferanten, Auftragnehmern, Praktikanten, Führungskräften und anderen mit dem Meldenden verbundenen Personen.
Die Colt-Gruppe ist in Colt Technology Services und Colt Data Centre Services aufgeteilt; jede Einheit hat ihren eigenen Ausschuss zur Überprüfung kodexbezogener Meldungen.
Wenn Sie unsicher sind, wen Sie kontaktieren sollen, wenden Sie sich an den Ethikausschuss.
WIE ZU MELDEN IST
KONTAKT ZUM ETHIKAUSSCHUSS
Verfügbare Meldewege:
E-Mail:
Colt Technology Services (intern: Core/Neo): [email protected]
Data Centre Services: [email protected]
Schriftlich:
Colt Technology Services (intern: Core/Neo): The Ethics Committee, c/o The Chief Legal Officer, Colt, Colt Technology Services, Colt House, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH.
Data Centre Services: DCS Governance Committee, c/o The General Counsel, DCS, Colt Data Centre Services, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH
UNABHÄNGIGE COLT BUSINESS ETHICS LINE UND ONLINE-MELDUNG
Die Business Ethics Line ist eine vertrauliche Telefonhotline, die von Safecall (unabhängig von Colt) bereitgestellt wird. Die Linie ist kostenlos und rund um die Uhr für Colt-Mitarbeitende, Auftragnehmer und externe Parteien verfügbar, um Bedenken vertraulich zu äußern. Meldungen werden vom Ethikausschuss oder DCS-Governance-Ausschuss entgegengenommen.
Meldungen müssen wahrheitsgemäß, genau und in gutem Glauben erfolgen. Soweit das lokale Recht es zulässt, können Meldungen anonym erfolgen. Whistleblower-Namen werden vertraulich behandelt. Colt toleriert keine Benachteiligung von Hinweisgebern.
Online melden: www.safecall.co.uk/report
Kostenlose Telefonnummern nach Land:
Österreich
00 800 7233 2255
Belgien
00 800 7233 2255
China
10800 7440605 (Unicom/Netcom) 10800 4400682 (Telecom)
China (Dalian)
4008 833 405*
Dänemark
80 25 41 90
Frankreich
00 800 72332255
Deutschland
00 800 72332255
Griechenland
00 800 4414 1966
Hongkong
3077 5524
Indien
000 800 4401256
Irland
1800 812740
Italien
00 800 72332255
Japan
0120 921067
Luxemburg
800 28502
Niederlande
00 800 72332255
Polen
00 800 72332255
Portugal
00 800 72332255
Rumänien
0372 741 942
Singapur
800 448 1773
Südkorea
001 800 7233 2255 (Korea Telecom) 002 800 7233 2255 (DACOM)
Spanien
00 800 72332255
Türkei
00 800 4488 20729
Vereinigtes Königreich
0800 9151571
USA
1 866 901 3295
*Für einen Anruf werden Ihnen die lokalen Gebühren berechnet.
Dieses Dokument des Verhaltenskodexes wird vom Vorsitzenden des Ethikausschusses verwaltet.
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