PLAN D’ACTION POUR AMÉLIORER LES DÉLAIS DE PAIEMENT

RAISONS DES PAIEMENTS RETARDÉS

1. Soumission tardive des factures par le fournisseur.

2. Documents incomplets ou non conformes par les fournisseurs. Les paiements peuvent être retardés si les pièces justificatives obligatoires sont incomplètes ou non soumises conformément aux exigences convenues.

3. Frais ou services contestés : litiges concernant la qualité des biens, l'étendue des services ou les montants facturés. Les paiements sont généralement retenus jusqu'à ce que le problème soit résolu.

4. Processus d'approbation interne : des retards peuvent survenir en raison d'approbations à plusieurs niveaux, de la disponibilité des ressources ou de contrôles internes.

PLAN D'ACTION POUR L'AMÉLIORATION

1. Communication claire avec les fournisseurs pour qu'ils envoient les factures aux adresses e-mail désignées afin de réduire le nombre de factures perdues.

2. Communiquer clairement aux fournisseurs les exigences de Colt en matière de facturation, y compris la référence obligatoire du bon de commande, la conformité TVA et les pièces justificatives, afin de réduire les retouches et les exceptions.

3. Cadre de gestion et de résolution des litiges – des procédures formelles de résolution des litiges sont en place pour garantir que les problèmes sont identifiés tôt et résolus rapidement en collaboration avec les fournisseurs. Prévoir de revoir la procédure au cours de l'année pour rendre le processus plus solide et réactif.

4. Les processus d'approbation internes doivent être revus pour minimiser les goulots d'étranglement avec des délais de traitement définis et des mécanismes d'escalade pour les approbations en retard.

5. Automatisation des processus – augmentation de l'utilisation de la capture automatique des factures, des outils d'appariement et des workflows pour améliorer la précision du traitement et réduire l'intervention manuelle.

6. Gouvernance des données maîtres fournisseurs – renforcement des contrôles lors de l'intégration des fournisseurs pour garantir que les coordonnées bancaires sont exactes et que les conditions de paiement sont conformes aux conditions standard de la société avec un maximum de 60 jours.

7. Une cadence de reporting régulière sera convenue et mise en œuvre avec l'audit interne du Groupe (l'équipe de Robert Moores).

Plan approuvé par : Stefan Craciun Directeur - Gestion de trésorerie Colt Technology Services