PIANO DI AZIONE PER IL MIGLIORAMENTO DEI GIORNI DI PAGAMENTO

MOTIVI DEI PAGAMENTI RITARDATI

1. Invio ritardato delle fatture da parte del fornitore.

2. Documenti incompleti o non conformi da parte dei fornitori. I pagamenti possono essere ritardati se i documenti di supporto obbligatori sono incompleti o non presentati secondo i requisiti concordati.

3. Addebiti o servizi contestati: controversie riguardanti la qualità delle merci, l'ambito dei servizi o gli importi fatturati. I pagamenti vengono generalmente sospesi fino alla risoluzione della questione.

4. Processo di approvazione interno: i ritardi possono verificarsi a causa di approvazioni multilivello, disponibilità delle risorse o controlli interni.

PIANO D'AZIONE PER IL MIGLIORAMENTO

1. Comunicazione chiara con i fornitori per inviare le fatture alle email designate al fine di ridurre il numero di fatture perse.

2. Comunicare chiaramente ai fornitori i requisiti di fatturazione di Colt, inclusi il riferimento obbligatorio dell'ordine d'acquisto, la conformità IVA e la documentazione di supporto per ridurre rilavorazioni ed eccezioni.

3. Quadro per la gestione e la risoluzione delle controversie – sono in atto procedure formali di risoluzione delle controversie per garantire che i problemi siano identificati precocemente e risolti prontamente in collaborazione con i fornitori. Piano per riesaminare la procedura durante l'anno per rendere il processo più solido e reattivo.

4. I processi di approvazione interni devono essere rivisti per ridurre al minimo i colli di bottiglia con tempi di risposta definiti e meccanismi di escalation per le approvazioni scadute.

5. Automazione dei processi – maggiore utilizzo di strumenti automatizzati per la cattura, il confronto e i flussi di lavoro delle fatture per migliorare la precisione del trattamento e ridurre l'intervento manuale.

6. Governance dei dati anagrafici dei fornitori – controlli rafforzati sull'onboarding dei fornitori per garantire che i dettagli bancari siano accurati e che i termini di pagamento siano conformi ai termini standard dell'azienda con un massimo di 60 giorni.

7. Frequenza dei report regolare da concordare e implementare con l'Audit Interno di Gruppo (team di Robert Moores).

Piano approvato da: Stefan Craciun Director - Cash Management Colt Technology Services