CODICE DI CONDOTTA AZIENDALE
Il modo in cui facciamo impresa
INTRODUZIONE
Fare la cosa giusta
Colt ha un’ottima reputazione presso clienti, dipendenti, azionisti e partner commerciali. Ciascuno di noi deve assumersi la responsabilità di mantenere e migliorare la nostra reputazione e questo Codice di Condotta Aziendale ti aiuta a comprendere il tuo ruolo nel rispettare gli elevati standard di comportamento a cui Colt è impegnata. La conformità è fondamentale per il nostro successo: per Colt, è essenziale fare la cosa giusta.
PANORAMICA
Colt si impegna ai più alti standard legali ed etici possibili. Non è nostra politica limitarci a rispettare la lettera della legge, ma piuttosto instillare e mantenere una vera cultura di conformità a tutte le leggi, regole e regolamenti ovunque operiamo.
Ogni dipendente e persona che agisce per conto di Colt ha la responsabilità incondizionata di osservare e rispettare tutte le leggi, regole, regolamenti, sanzioni e gli standard di condotta e cortesia comunemente accettati nel mondo degli affari. Dobbiamo garantire che il nostro comportamento dia sempre il miglior esempio possibile, e bisogna evitare anche un’inferenza errata di cattiva condotta. Ci si aspetta che ogni dipendente e persona che agisce per Colt dimostri elevati standard di condotta personale e professionale quando ha a che fare con clienti, fornitori, organi di regolamentazione e altri stakeholder, inclusi onestà, integrità, responsabilità personale e professionalità.
È vietata qualsiasi condotta che danneggi la reputazione di Colt. Colt si riserva il diritto di adottare qualsiasi azione ritenuta appropriata nelle seguenti situazioni:
Comportamento o azioni del dipendente al di fuori dell’orario di lavoro o lontano dai locali di Colt, che possano portare Colt in grave discredito o danneggiare materialmente gli interessi di Colt;
Comportamento o azioni che potrebbero creare un ambiente ostile o intimidatorio durante l’orario di lavoro e nello svolgimento di attività commerciali al di fuori dei locali di Colt;
Condotte che possano avere un effetto negativo sulla capacità di una persona di svolgere correttamente i propri doveri professionali o di comportarsi in modo appropriato in un contesto lavorativo (inclusi eventi sociali legati al lavoro). Ciò potrebbe derivare, ad esempio, dal consumo eccessivo di alcool o per qualsiasi altra ragione;
Comportamento criminoso (ad es. uso di droghe illegali). Colt adotta un approccio di tolleranza zero verso l’uso di droghe illegali.
ANTI-CORRUZIONE: DIVIETO DI COMMISSIONI, TANGENTI E MAZZETTE
Tutti i dipendenti Colt devono conformarsi alla normativa anti-corruzione ed evitare tutte le forme di corruzione. Quando lo standard Colt è più rigoroso della legislazione locale, si applicherà sempre lo standard Colt.
I dipendenti non devono offrire né accettare direttamente o indirettamente commissioni, tangenti o mazzette in contanti o qualsiasi cosa di valore per ottenere un vantaggio o beneficio improprio; come aggiudicarsi ordini, ottenere informazioni privilegiate, accelerare o influenzare in altro modo il rilascio di un’autorizzazione regolamentare (ad es. permesso di costruzione) o influenzare gare d’appalto.
“Qualsiasi cosa di valore” può essere qualsiasi oggetto, favore, servizio, contanti o equivalente in contanti, intrattenimento, regalo, proprietà o altro. Non importa che un pagamento proibito possa essere richiesto da un pubblico ufficiale: il pagamento proibito non deve comunque essere effettuato.
Esempi (non esaustivi) di scenari di rischio di corruzione:
Una richiesta di contributo a un partito politico o a un ente di beneficenza preferito di un pubblico ufficiale o partner commerciale (offerta indiretta di equivalente in contanti).
Un’offerta di impiego o di tirocinio a un parente di un pubblico ufficiale o partner commerciale (offerta indiretta di qualcosa di valore).
Un invito a un viaggio a spese pagate o a un grande evento sportivo (accettazione diretta di regalo o intrattenimento).
Intrattenimento durante negoziazioni contrattuali, anche se il costo rientra nel budget (accettazione diretta di intrattenimento).
Azioni intraprese da terze parti che agiscono come intermediari, incluse richieste di pagamento anticipato senza giustificazione e fattura (offerta indiretta).
Ai dipendenti, agenti, fornitori e altri intermediari di Colt è strettamente vietato effettuare pagamenti di agevolazione. Colt non richiede mai pagamenti anticipati esclusivamente per accelerare la fornitura o la consegna di servizi.
Qualsiasi non conformità reale o sospetta da parte di dipendenti, fornitori, agenti o di chiunque affermi di agire per Colt deve essere segnalata immediatamente: come segnalare. Il mancato riferimento è una violazione di questo Codice di Condotta Aziendale e può comportare procedure disciplinari.
ANTI-FRODE
Frode è un inganno criminale finalizzato a un guadagno personale o aziendale, a ottenere un vantaggio ingiusto o a causare una perdita a un’altra parte. Non è necessario ottenere un beneficio come risultato della frode; l’intenzione di ottenere un beneficio è sufficiente per essere colpevoli di frode. I principali reati di frode includono:
Falsa rappresentazione (ad es. rendicontazione finanziaria errata, falsificazione di beni o servizi ricevuti in una nota spese o fattura di fornitore);
Omissione di informazioni (ad es. nascondere conflitti di interesse);
Abuso di posizione (ad es. usare il proprio ruolo per favorire sé stessi o altri in modo improprio);
Frode sulle commissioni (ad es. creare vendite, conti o servizi falsi per manipolare obiettivi di performance o bonus);
Frode sulle spese (ad es. presentare spese false o gonfiate per guadagno personale).
Prevenzione della frode
Colt non tollera la frode in alcuna forma ed è dedicata a prevenirla in tutte le aree dell’azienda. Tutti i dipendenti, direttori, agenti e appaltatori Colt devono rispettare le misure e le procedure preventive in atto per la prevenzione della frode e Colt richiede anche ai suoi agenti, appaltatori e fornitori di adottare misure preventive.
Tutti i dipendenti Colt sono tenuti a:
Conoscere cosa costituisce frode comprendendo le disposizioni del Codice di Condotta e completando la formazione annuale obbligatoria sul Codice di Condotta;
Agire onestamente e con trasparenza in ogni momento, assicurando che tutti i registri siano completi e accurati;
Essere vigili rispetto ad azioni sospette e segnalare immediatamente qualsiasi frode sospetta o comportamento non etico: come segnalare.
Il mancato riferimento di frodi note o sospette potrebbe esporre te e Colt a responsabilità penale.
Se non sei sicuro che qualcosa possa essere frode, cerca consulenza e orientamento: come segnalare.
RICICLAGGIO DI DENARO E EVASIONE FISCALE
Riciclaggio di denaro è il processo di prendere i proventi di attività criminali e farli apparire legali.
Evasione fiscale è l’uso di metodi illegali per pagare meno tasse o non pagare affatto.
Qualsiasi coinvolgimento con parti implicate in evasione fiscale o riciclaggio di denaro è severamente vietato.
È nostro dovere garantire che Colt si conformi ai processi, procedure, sistemi e controlli richiesti dalla normativa UE e locale relativi alla prevenzione dell’evasione fiscale e del riciclaggio di denaro. Qualsiasi sospetto di evasione fiscale o riciclaggio di denaro, sia da parte di un dipendente Colt che di una terza parte, deve essere segnalato immediatamente: come segnalare.
OSPITALITÀ E REGALI
Colt non impedisce ai dipendenti di dare o ricevere regali di modico valore o un’ospitalità ragionevole legata all’attività (ad es. pranzi o partecipazione a eventi sociali), soggetto alle seguenti linee guida:
Non devi accettare alcuna forma di ospitalità, regalo o servizio, direttamente o indirettamente, che possa indurre il donatore a credere che ne trarrà un vantaggio in qualche modo.
Non devi offrire alcuna forma di ospitalità, regalo o servizio, direttamente o indirettamente, che possa indurre il destinatario a credere che Colt trarrà vantaggio in qualsiasi modo.
Regali e intrattenimenti inappropriati sono severamente vietati (es. temi per adulti, visite a casinò ecc.).
Regali o ospitalità unici, insoliti, frequenti o lussuosi possono sollevare dubbi di improprietà (ad es. biglietti per finali sportive di grande rilievo).
I dipendenti dovrebbero utilizzare il Modulo di Pre-Approvazione per Regali e Ospitalità nel Portale IT Service Now per ottenere l’approvazione prima che regali o ospitalità siano forniti o ricevuti.
Se il tuo regalo o l’ospitalità coinvolgono sia dipendenti Core sia DCS, l’approvazione deve essere ottenuta sia dal Comitato Etico sia dal Comitato di Governance DCS.
Soglie per l’ospitalità
L’ospitalità non deve superare i seguenti importi in EUR (o equivalente in valuta locale):
Hong Kong, Corea del Sud, Giappone, USA
€150
€0
India
€50
€0
Tutti gli altri paesi Colt
€150
€50
Qualsiasi ospitalità che superi queste soglie richiede la pre-approvazione del Comitato Etico o del Comitato di Governance DCS: Modulo di Pre-Approvazione per Regali e Ospitalità
L’ospitalità entro queste soglie richiede la pre-approvazione del responsabile di linea/proprietario del centro di costo o di un altro approvatore designato ai sensi della Matrice di Autorità Colt.
Si prega di notare:
Tu non devi offrire o accettare ospitalità mentre sono in corso trattative contrattuali.
Leggeri rinfreschi durante riunioni di lavoro non sono considerati ospitalità aziendale e non richiedono approvazione.
La persona che fornisce l’ospitalità deve partecipare all’evento con il destinatario e lo scopo principale dovrebbe essere discutere affari o costruire una relazione commerciale. Se offri o accetti ospitalità ma non partecipi, la transazione è considerata un regalo ed è soggetta alle soglie per i regali.
La rivendita di biglietti è espressamente vietata.
Eventi sportivi di grande prestigio con valore eccessivo difficilmente saranno pre-approvati.
La Successione ravvicinata la regola (sotto) si applica all’ospitalità.
REGALI (SOGLIE E REGOLE)
I regali non devono superare i seguenti importi in EUR (o equivalente in valuta locale):
Hong Kong, Corea del Sud, USA
€150
€0
Giappone
€150, o per regali di fiori a società (non individui) per celebrare eventi significativi: €450
€0
India
€50
€0
Tutti gli altri paesi Colt
€150
€50
Qualsiasi regalo che superi queste soglie richiede la pre-approvazione del Comitato Etico o del Comitato di Governance DCS: Modulo di Pre-Approvazione per Regali e Ospitalità.
I regali entro queste soglie richiedono la pre-approvazione del responsabile di linea/proprietario del centro di costo o di un altro approvatore designato ai sensi della Matrice di Autorità Colt.
Indipendentemente dal valore, non devi:
Offrire o accettare regali mentre sono in corso obblighi contrattuali.
Dare o ricevere contanti, regali equivalenti in denaro (es. buoni), assegni o altri fondi negoziabili.
Sollicitare qualsiasi regalo, favore o altra forma di trattamento preferenziale.
Prendere in prestito o prestare denaro (diverso da un’entità che svolge l’attività di prestito, a condizioni normali generalmente disponibili).
Quando decidi se dare o ricevere un regalo, considera se la divulgazione dei dettagli completi del regalo potrebbe danneggiare l’integrità o la reputazione di Colt. La Successione ravvicinata regola si applica ai regali.
I dipendenti dovrebbero utilizzare il Modulo per Regali e Ospitalità nel Portale IT Service Now per ottenere l’approvazione prima che regali o ospitalità siano forniti o ricevuti.
SUC CESSIONE RAVVICINATA
Se ospitalità o regali sono dati o ricevuti dallo stesso cliente/fornitore in successione ravvicinata (entro tre mesi), il valore collettivo dato o ricevuto nel periodo di tre mesi sarà considerato dal Comitato Etico o dal Comitato di Governance DCS. Le richieste di approvazione possono essere respinte a seguito del valore combinato che supera le soglie.
Qualsiasi domanda riguardante valore, pre-approvazione o permessibilità di regali o ospitalità dovrebbe essere riferita a Colt: come segnalare.
CONFLITTI DI INTERESSE
Colt si aspetta che tutti i dipendenti mostrino un alto grado di lealtà aziendale verso la Società e a sua volta Colt è leale e di sostegno ai propri dipendenti. I dipendenti non devono impegnarsi in attività commerciali che causino, o possano ragionevolmente essere ritenute causare, un conflitto con gli interessi della Società. Un conflitto di interessi può sorgere quando un dipendente è influenzato da considerazioni di guadagno o beneficio per sé o per un membro della famiglia. Nel caso in cui possa sorgere o sembrare esistere un conflitto di interessi, è imperativo che il conflitto sia prontamente comunicato al proprio responsabile e al Comitato Etico o al Comitato di Governance DCS: come segnalare.
Per facilitare il processo di divulgazione, si prega di fare riferimento alla dichiarazione tramite questo link: Conflicts of Interest_ Employee Declaration Form.pdf. Compila la dichiarazione e invia via email una copia al tuo responsabile e alle HR locali.
Esempi di conflitti (non esaustivi):
Acquisire o mantenere qualsiasi interesse finanziario in qualsiasi cliente, fornitore o concorrente di Colt che conferisca influenza gestionale o controllo.
Supervisionare, revisionare o influenzare la valutazione del lavoro, l’assunzione, la retribuzione o i benefici di un familiare in Colt o in qualsiasi fornitore o cliente di Colt (con la precisazione che raccomandare membri della famiglia per l’assunzione non è vietato).
Ricevere personalmente contanti, sconti speciali o regali da qualsiasi cliente o fornitore di Colt che potrebbero indurre il donatore a pensare che ne trarrà vantaggio.
Qualsiasi attività che compete con Colt o ottenere un beneficio personale da una relazione con una terza parte che fa o cerca di fare affari con Colt.
Usare il tempo o le risorse di Colt per beneficio personale.
Partecipare alla selezione dei fornitori quando parenti o amici/associati stretti possiedono o lavorano per uno dei fornitori, senza divulgazione preventiva.
Ulteriori orientamenti e moduli di dichiarazione (esempi sotto) devono essere presentati a HR e ai responsabili quando pertinenti:
CONCORRENZA LEALE
Colt crede in una concorrenza vigorosa ma leale e sostiene lo sviluppo di leggi sulla concorrenza appropriate.
Molti paesi vietano la collaborazione con concorrenti o rappresentanti dei concorrenti e altre attività che riducono la concorrenza. Le condotte proibite includono:
Discussioni con un concorrente sui termini di vendita (es. sconti, prezzi, termini di credito), livelli di produzione, divisione di clienti o territori o boicottaggio di qualsiasi cliente.
Discussione o tentativi di influenzare i clienti riguardo ai prezzi di rivendita.
Le leggi sulla concorrenza possono essere violate in conversazioni o comportamenti che possono sembrare innocui (es. affermazioni fatte in occasioni sociali, battute o da dipendenti junior). Se ricevi una proposta di collaborazione o collusione e rimani in silenzio o non ti dissoci esplicitamente, ciò potrebbe implicare consenso ed esporre Colt e te a rischi legali.
Se sospetti qualsiasi suggerimento di collaborazione o collusione, segnala immediatamente al Comitato Etico o al Comitato di Governance DCS: come segnalare.
RISERVATEZZA
Potresti avere accesso a informazioni riservate a causa del tuo impiego. Tali informazioni non devono essere condivise con persone esterne a Colt né utilizzate per guadagno personale.
Non puoi negoziare titoli basandoti su informazioni privilegiate che hai ricevuto. Le informazioni riservate includono informazioni sui clienti, informazioni sui fornitori, conoscenze di piani aziendali o proiezioni, programmi di vendita o marketing, elenchi clienti, azioni legali o regolamentari significative o strategie, nuovi prodotti o variazioni di prezzo, cambiamenti nella leadership senior, dismissioni o fusioni e acquisizioni.
USO APPROPRIATO DELLE RISORSE ELETTRONICHE E ALTRE RISORSE AZIENDALI
Ci si aspetta che tu usi tutte le risorse Colt in modo responsabile. Sebbene l’uso personale occasionale o incidentale di tali beni sia consentito purché non interferisca con lo svolgimento delle attività di Colt, l’uso improprio o lo spreco di tali beni è vietato e può costituire un reato.
Tutte le risorse elettroniche della Società sono beni appartenenti a Colt.
Proteggi le tue password e non usare l’ID di qualcun altro per accedere ai registri.
Non alterare registri o software a meno che non sia autorizzato e assicurati che qualsiasi software utilizzato sia stato ottenuto da fornitori autorizzati dalla Società.
Installa software solo se sei autorizzato a farlo.
Non utilizzare le risorse di Colt per accedere a siti web inappropriati (pornografia, terrorismo o altre attività criminali, non etiche o inappropriate).
Fai ogni sforzo per evitare di aprire posta indesiderata (spam).
Vedi il sito intranet di Gestione del Rischio Informativo per maggiori dettagli.
PROTEZIONE DEI DATI
Il GDPR, le direttive UE e le leggi locali prevedono la protezione, il trasferimento, l’accesso e l’archiviazione delle informazioni personali su clienti, dipendenti, contatti e altre persone.
Devi conformarti alla Politica di Protezione dei Dati e Conformità di Colt e alle procedure correlate. Colt elaborerà i tuoi dati personali solo per scopi consentiti dalla legge applicabile. Il trattamento dei tuoi dati personali da parte di Colt si basa sul tuo consenso esplicito o sulla necessità per interessi legittimi come previsto dall’Articolo 9, 2., (a) e (f) del GDPR (UE) 2016/679.
NORME VINCOLANTI DELL’IMPRESA
Le Norme Vincolanti d’Impresa (“BCR”) sono una certificazione rilasciata dal Comitato Europeo per la Protezione dei Dati che dimostra che il programma sulla privacy di Colt è conforme al GDPR a livello mondiale. Le BCR consentono trasferimenti sicuri di dati personali al di fuori dell’UE e devono essere applicate da ogni membro del Gruppo Colt.
SOSTENIBILITÀ AMBIENTALE
L’approccio ambientale di Colt è articolato nella nostra Dichiarazione d’Impegno per la Sostenibilità Ambientale e si concentra sulla riduzione delle emissioni Scope 1, 2 e 3, sulla minimizzazione dei rifiuti e sull’integrazione di pratiche di economia circolare.
Il nostro Rapporto sulla Sostenibilità include dati sulle prestazioni di sostenibilità, obiettivi di riduzione delle emissioni di gas serra e iniziative chiave. Tutti i dipendenti sono tenuti a seguire una formazione ambientale obbligatoria annuale.
Colt allinea i rapporti a standard internazionali di rendicontazione non finanziaria come il GRI e garantisce la verifica indipendente dei rapporti non finanziari.
RELAZIONI CON GOVERNI, MEDIA E INVESTITORI
Riferisci tutte le richieste da parte dei media e degli investitori al Team Comunicazione Esterna.
Quando possibile, contatta uno specialista di comunicazione prima di concordare qualsiasi attività con terze parti. Vedi la Politica per le Relazioni con i Media e la Politica sui Social Media.
INTEGRITÀ DELLE TRANSAZIONI E ACCURATEZZA DEI LIBRI E DEI RECORD
L’integrità di Colt dipende dal condurre solo transazioni commerciali legittime, debitamente approvate e ben documentate.
Tutti i registri aziendali (contabili, dei dipendenti, note spese, moduli di richiesta, ecc.) devono riflettere in modo accurato e veritiero le transazioni sottostanti. Assicurati dell’autorità corretta per ogni transazione, documenta ricavi/spese/movimenti di scrittura e conserva i documenti secondo la Politica di Conservazione e Distruzione dei Documenti di Colt. È vietato effettuare registrazioni false o fittizie nei libri e nei registri di Colt.
Nessun pagamento deve essere approvato con l’intento che una parte venga utilizzata per scopi diversi da quelli descritti. Gli accordi per agenti, consulenti, promotori o commissioni di intermediazione devono essere documentati accuratamente. Esempi di violazioni includono:
Pagamenti falsificati o non registrati nei registri contabili;
Richiedere il rimborso di spese non sostenute per affari Colt o al di fuori della politica;
Pagamenti effettuati tramite fatture con data retroattiva o alterate;
Fatture che non rappresentano il vero prezzo della transazione;
Creare o mantenere conti bancari a nome diverso dalla Società.
FONDI NON DICHIARATI
Colt non creerà né manterrà alcun fondo o bene segreto o non registrato.
Qualsiasi dipendente a conoscenza di qualsiasi fondo o bene segreto o non registrato dovrebbe segnalare immediatamente la questione al Comitato Etico o al Comitato di Governance DCS: come segnalare.
DIPENDENTI
Colt è impegnata ad attrarre e trattenere le persone migliori basandosi su abilità e merito e a massimizzare le opportunità per i dipendenti di condividere il suo successo.
Colt offre corsi di formazione e opportunità di sviluppo, mantiene buoni canali di comunicazione e si aspetta che le persone si trattino con rispetto e considerazione. Il benessere dei dipendenti è importante; Colt offre iniziative e strumenti per proteggere il benessere mentale e fisico.
Colt adotta un approccio olistico all’accessibilità per garantire che persone con disabilità e deficit possano accedere a informazioni, opportunità e spazi. Colt si conforma agli standard di accessibilità e persegue un miglioramento continuo.
Colt incoraggia l’impegno nella comunità e fornisce giornate di volontariato annuali per progetti di beneficenza o comunitari.
Colt non tollera molestie, prepotenze o comportamenti inappropriati di alcun tipo. Le molestie sessuali e le molestie basate su caratteristiche protette sono inaccettabili e possono comportare azioni disciplinari. Esempi di comportamenti inaccettabili includono:
Contatto fisico non desiderato, importunare o stalkeraggio.
Osservazioni non gradite su età, abbigliamento, aspetto, razza, stato civile, orientamento o identità sessuale.
Invio di messaggi di testo offensivi o email non desiderate.
Raccontare o diffondere battute inappropriate, pettegolezzi o voci malevole.
Pressioni indebite per partecipare a gruppi politici/religiosi.
Osservazioni offensive, offensive o abusive.
Abuso di potere, inclusa critica persistente e ingiustificata.
Minacce verbali o fisiche, violenza o comportamento aggressivo.
Trattenere deliberatamente informazioni o sabotare il lavoro.
Fissare obiettivi irrealistici o svalutare costantemente gli sforzi.
Derisione, isolamento deliberato o mancata collaborazione.
La discriminazione per motivi di caratteristiche protette è inaccettabile. Le violazioni possono comportare azioni disciplinari compreso il licenziamento. Gli incidenti devono essere segnalati al Responsabile delle Risorse Umane locale.
DIRITTI SUL LAVORO
Colt sostiene i diritti umani fondamentali stabiliti dalle convenzioni ILO (1998) e richiede ai dipendenti di garantire che la Società si conformi a tali principi, che coprono:
Libertà di associazione e riconoscimento della contrattazione collettiva.
Eliminazione del lavoro forzato o obbligatorio.
Abolizione effettiva del lavoro minorile.
Eliminazione della discriminazione nell’impiego e nell’occupazione.
Colt e i suoi fornitori devono:
Fornire un ambiente di lavoro sicuro per il personale e i subappaltatori.
Convalidare il diritto legale al lavoro per dipendenti e subappaltatori.
Impegnarsi a pratiche di lavoro eque, compreso il salario minimo legale o un salario dignitoso.
Fornire meccanismi confidenziali per la presentazione di reclami.
Colt proibisce schiavitù, lavoro forzato/obbligato e lavoro minorile nelle sue operazioni e nelle catene di fornitura. I fornitori devono garantire che non esistano schiavitù o traffico di esseri umani nella loro attività o catena di fornitura e fornire dichiarazioni se richiesto dalla legge.
CREARE UN AMBIENTE DI LAVORO SICURO
Lavora in modo sicuro per evitare danni a te stesso o ad altri. Segnala condizioni insicure o non salutari al team Salute e Sicurezza tramite il Portale Salute e Sicurezza sull’Intranet. Osserva e rispetta le normative locali in materia di salute, sicurezza e ambiente.
FORNITORI
Colt mira a costruire relazioni a lungo termine con i fornitori, selezionando i fornitori in modo inclusivo e non discriminatorio con criteri oggettivi.
I criteri di sostenibilità sono integrati nella selezione dei fornitori (tramite Vendor Risk Management e punteggio RFP), nell’onboarding e nella gestione continua. Vedi il Codice di Condotta Aziendale per i Fornitori e la Politica di Approvvigionamento Sostenibile. Ulteriori informazioni sulla sostenibilità sono nel rapporto sulla sostenibilità di Colt.
PERSONE CHE AGISCONO PER CONTO DI COLT
I dipendenti possono avvalersi di terzi (agenti, rappresentanti di vendita, consulenti) per agire per conto di Colt.
I dipendenti coinvolti nell'assunzione di terzi devono garantire che siano stabilite adeguate salvaguardie affinché il terzo rispetti questo Codice e tutte le leggi applicabili. Valutare controlli sui precedenti e sulla solvibilità quando appropriato e consultare i team di procurement e legale. Tutti i contratti con terze parti devono essere revisionati e approvati in anticipo dal consulente legale Colt competente e dal team Procurement.
PAGAMENTI POLITICI
Nessuna unità aziendale, entità o dipendente di Colt deve pagare fondi di Colt o fornire strutture o servizi di Colt a qualsiasi partito politico, titolare di carica politica, candidato, iniziativa o campagna referendaria, salvo previa approvazione scritta del Consiglio di Amministrazione di Colt Group Holdings Limited.
SEGNALAZIONE DI CONDOTTE PROIBITE
Non devi agire in alcun modo che violi qualsiasi politica aziendale e non puoi chiedere a nessun altro dipendente o persona che agisca per conto di Colt di commettere una violazione.
Se hai informazioni o conoscenza di qualsiasi condotta o transazione proibita da questo Codice, segnalala prontamente al tuo responsabile e al Comitato Etico o al Comitato di Governance DCS e/o alla Linea Etica Aziendale Colt: come segnalare.
La mancata segnalazione di una violazione nota può comportare sanzioni disciplinari. Le segnalazioni devono essere veritiere, accurate e fatte in buona fede. Colt incoraggia a segnalare sospetti o violazioni effettive in anticipo, anche se dubiti della natura del problema: come segnalare.
Nessuna persona che segnala una sospetta violazione sarà soggetta a ritorsioni per una segnalazione fatta in buona fede. Tutte le segnalazioni saranno mantenute confidenziali nella misura del possibile. L'identità del segnalante e delle terze parti coinvolte sarà mantenuta altamente riservata su base di necessità di conoscere. L'unica eccezione è quando la divulgazione è necessaria e proporzionata per procedimenti giudiziari o indagini regolamentari.
APPLICAZIONE E CONFORMITÀ
Tutti i dipendenti sono tenuti a confermare di aver letto e di rispettare questo Codice di Condotta Aziendale.
Il Codice non sostituisce la legislazione o la normativa locale. È tua responsabilità conoscere e comprendere il Codice.
Come parte del processo di onboarding, le Risorse Umane devono fornire questo Codice da firmare. Sei tenuto a riconoscere di aver letto, compreso e accettato di rispettare il Codice come condizione di impiego. La mancata conferma non ne altera l'applicabilità.
In caso di dubbio sull'interpretazione o sull'applicabilità, contatta il Comitato Etico o il Comitato di Governance DCS: come segnalare. Ciò include la segnalazione di violazioni effettive o sospette e domande o eccezioni.
Il Comitato Etico e il Comitato di Governance DCS supervisionano e amministrano il Codice e le segnalazioni dei whistle-blower, consultando la leadership senior quando necessario e riferendo trimestralmente al Comitato di Revisione Contabile del Consiglio.
Il Presidente del Comitato Etico o del Comitato di Governance DCS deve notificare prontamente il Presidente del Comitato di Revisione Contabile e il Presidente del Consiglio per presunte violazioni che:
Comportano rischi reputazionali, legali, di conformità o regolamentari;
Possono costituire grave cattiva condotta che consente il licenziamento immediato (ad es., furto, violenza);
Possono avere un impatto sostanziale sui bilanci;
Coinvolgono attività criminali;
Sono accuse contro la leadership senior;
Sono accuse o incidenti gravi simili.
I membri del Comitato possono essere contattati via e-mail, per iscritto o di persona. La Linea Etica Aziendale Colt è una struttura alternativa di segnalazione confidenziale per i dipendenti e le parti esterne.
Chi può segnalare? Le segnalazioni possono essere effettuate da chiunque, compresi dipendenti attuali e precedenti, fornitori, appaltatori, tirocinanti, dirigenti e altri collegati al segnalante.
Colt Group è suddiviso in Colt Technology Services e Colt Data Centre Services; ciascuno ha il proprio comitato per la revisione delle segnalazioni relative al Codice.
In caso di dubbio su chi contattare, contatta il Comitato Etico.
COME SEGNALARE
CONTATTARE IL COMITATO ETICO
Metodi di segnalazione disponibili:
Email:
Colt Technology Services (internamente: Core/Neo): [email protected]
Data Centre Services: [email protected]
Per iscritto:
Colt Technology Services (internamente: Core/Neo): The Ethics Committee, c/o The Chief Legal Officer, Colt, Colt Technology Services, Colt House, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH.
Data Centre Services: DCS Governance Committee, c/o The General Counsel, DCS, Colt Data Centre Services, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH
LINEA ETICA AZIENDALE COLT INDIPENDENTE E SEGNALAZIONE ONLINE
La Linea Etica Aziendale è una linea telefonica confidenziale fornita da Safecall (indipendente da Colt). La linea è gratuita e disponibile 24/7 per dipendenti Colt, appaltatori e parti esterne per sollevare preoccupazioni in modo confidenziale. Le segnalazioni saranno ricevute dal Comitato Etico o dal Comitato di Governance DCS.
Le segnalazioni devono essere veritiere, accurate e fatte in buona fede. Dove la legge locale lo consente, le segnalazioni possono essere anonime. I nomi dei whistle-blower sono mantenuti riservati. Colt non tollera trattamenti avversi nei confronti dei whistle-blower.
Segnala online: www.safecall.co.uk/report
Numeri verdi per paese:
Austria
00 800 7233 2255
Belgio
00 800 7233 2255
Cina
10800 7440605 (Unicom/Netcom) 10800 4400682 (Telecom)
Cina (Dalian)
4008 833 405*
Danimarca
80 25 41 90
Francia
00 800 72332255
Germania
00 800 72332255
Grecia
00 800 4414 1966
Hong Kong
3077 5524
India
000 800 4401256
Irlanda
1800 812740
Italia
00 800 72332255
Giappone
0120 921067
Lussemburgo
800 28502
Paesi Bassi
00 800 72332255
Polonia
00 800 72332255
Portogallo
00 800 72332255
Romania
0372 741 942
Singapore
800 448 1773
Corea del Sud
001 800 7233 2255 (Korea Telecom) 002 800 7233 2255 (DACOM)
Spagna
00 800 72332255
Turchia
00 800 4488 20729
Regno Unito
0800 9151571
USA
1 866 901 3295
*Ti verrà addebitata la tariffa locale per effettuare la chiamata.
Questo documento del Codice di Condotta Aziendale è di proprietà del Presidente del Comitato Etico.
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