CODICE DI CONDOTTA DEI FORNITORI COLT

Il modo in cui facciamo affari

INTRODUZIONE

Colt si impegna ai più elevati standard possibili di governo societario e responsabilità. La nostra politica non è semplicemente rispettare la lettera delle leggi o dei regolamenti, ma piuttosto instillare e mantenere una vera cultura della conformità ovunque operiamo. Di conseguenza, Colt si aspetta che tutti i Fornitori abbraccino la lettera e lo spirito del suo impegno per l'integrità.

Questo Codice di Condotta per i Fornitori incorpora gli stessi standard di condotta etica e integrità del Codice interno di Condotta Aziendale di Colt. Si richiede ai Fornitori di aderire a questo Codice e di tenere presente che le loro attività possono influire sulla reputazione di Colt e sul rapporto di fiducia con clienti, dipendenti e azionisti. Ci aspettiamo che si presti la massima attenzione alla protezione della reputazione e delle relazioni di Colt.

APPLICAZIONE

I Fornitori devono garantire che tutti i loro rappresentanti (inclusi dipendenti, agenti, fornitori e subappaltatori e collettivamente indicati come il "Fornitore") conducano affari con e/o per conto di Colt in conformità con questo Codice di Condotta per i Fornitori.

CONFORMITÀ A LEGGI E REGOLAMENTI

Il Fornitore ha la responsabilità incondizionata di rispettare tutte le leggi, i regolamenti e le sanzioni applicabili. Di conseguenza, le seguenti aree di conformità non devono considerarsi un elenco esclusivo.

1. ANTI-CORRUZIONE: DIVIETO DI RISTORNI, MAZZETTE E PAGAMENTI ILLEGITTI

I Fornitori devono conformarsi alla legislazione anti-corruzione ed evitare tutte le forme di corruzione. Quando lo standard Colt è più rigoroso della normativa locale, si applicherà sempre lo standard Colt.

I Fornitori non devono offrire né accettare, né direttamente né indirettamente, ristorni, mazzette o pagamenti illegittimi in contanti o qualsiasi cosa di valore per assicurarsi un vantaggio o beneficio improprio; come ottenere ordini, acquisire informazioni privilegiate o influenzare le specifiche di gara.

“Qualsiasi cosa di valore” può essere qualsiasi oggetto, favore, servizio, contante o equivalente in contanti, intrattenimento, regalo, proprietà o altro, inclusa una donazione benefica, la sponsorizzazione di un evento, un contributo politico e un impiego o uno stage, sia pagato personalmente sia dall'azienda. Non rileva che un pagamento proibito possa essere richiesto da un pubblico ufficiale: il pagamento proibito non può comunque essere effettuato.

Ecco alcuni esempi (ma non un elenco esaustivo) di scenari di rischio di corruzione che un fornitore di Colt potrebbe incontrare:

• una richiesta di contributo a un partito politico da parte di un funzionario governativo o alla sua associazione benefica preferita o a un partner commerciale, anche se non è stato effettuato alcun pagamento al funzionario governativo o al partner commerciale,

• un'offerta di impiego o di stage a un parente di un funzionario governativo o di un partner commerciale – questo potrebbe apparire come una mazzetta,

• un invito a una vacanza sulla neve a spese pagate o a un grande evento sportivo, o intrattenimento durante le trattative contrattuali, anche se i costi sostenuti rientrano nel budget.

Nota: La definizione di funzionario governativo si riferisce a qualsiasi individuo che sia un funzionario eletto o nominato del governo, impiegato da un'agenzia o entità governativa, o impiegato da un'azienda di proprietà o controllata dal governo (es. università pubblica, società di telecomunicazioni o qualsiasi altra entità statale).

Qualsiasi episodio in cui venga avanzata una tale richiesta a un Fornitore riguardo agli affari che sta svolgendo o spera di svolgere con Colt deve essere segnalato. Per evitare dubbi: qualsiasi richiesta di pagamento o di anticipi, da parte di qualsiasi dipendente Colt o di qualsiasi individuo che dichiari di agire per conto di Colt, deve essere immediatamente segnalata come indicato di seguito, al referente Colt o al Comitato Etico. La mancata segnalazione di un pagamento proibito costituisce di per sé una violazione di questo Codice di Condotta Aziendale e può comportare l'avvio di procedure disciplinari.

I pagamenti di facilitazione, cioè piccoli pagamenti effettuati per accelerare l'esecuzione e non il risultato di una funzione o attività a cui il pagante ha legalmente diritto (es. rilascio di merci trattenute alla dogana, rilascio di permessi o ottenimento del servizio telefonico o di qualche altro servizio necessario fornito dal governo o da un'entità di proprietà o controllata dal governo), sono strettamente proibiti.

Non autorizziamo alcuna persona a effettuare pagamenti di facilitazione per nostro conto e cerchiamo di garantire che i nostri agenti e altri intermediari non effettuino pagamenti di facilitazione per nostro conto. Se avete dubbi su un pagamento e sospettate che possa essere considerato un pagamento di facilitazione, effettuate il pagamento solo se il funzionario o la terza parte può fornire una ricevuta formale o una conferma scritta della sua legalità. Se avete qualche dubbio sul fatto che un pagamento possa essere effettuato, consultate il Comitato Etico tramite i dettagli indicati di seguito.

2. ACCURATEZZA E CONSERVAZIONE DEI REGISTRI

Il Fornitore deve garantire che i registri aziendali relativi a Colt siano conservati per il periodo richiesto dalla legge e che riflettano in modo preciso e veritiero tutte le transazioni commerciali. La distruzione deve essere eseguita con adeguata attenzione alla riservatezza delle informazioni interessate.

3. PROTEZIONE DEI DATI

Il Fornitore deve garantire la conformità a leggi e direttive che prevedono la protezione, il trasferimento, l'accesso e l'archiviazione delle informazioni personali.

4. INFORMAZIONI RISERVATE

Un Accordo di Non Divulgazione standard deve essere firmato tra Colt e il Fornitore, o potenziale Fornitore, prima di discutere qualsiasi informazione riservata.

Il Fornitore non deve utilizzare né divulgare alcuna informazione riservata di Colt e viceversa. Ciò include, ma non si limita a, informazioni sui clienti, informazioni sui fornitori, conoscenze di piani o proiezioni aziendali, programmi di vendita o marketing, elenchi di clienti, azioni legali o regolamentari significative o strategie, nuovi prodotti o variazioni di prezzo, cambiamenti nella direzione aziendale, dismissioni o fusioni e acquisizioni.

5. RELAZIONI CON GOVERNI, MEDIA E INVESTITORI

Il Fornitore non deve rilasciare alcuna dichiarazione o presentazione a investitori, media o governo riferendosi a Colt senza aver preventivamente ottenuto il permesso scritto di Colt (salvo quando richiesto dal governo o dalla legge). Il Fornitore può sottoporre tale richiesta al suo contatto principale presso Colt.

6. CONCORRENZA LEALE

Colt crede nella concorrenza leale e sostiene lo sviluppo di adeguate leggi sulla concorrenza. Il Fornitore non deve impegnarsi in collaborazioni o altre attività che riducano la concorrenza.

7. INSIDER TRADING

Il Fornitore deve garantire che qualsiasi informazione non pubblicata e riservata di cui sia a conoscenza riguardante Colt non venga utilizzata per impegnarsi o sostenere l'insider trading (che è l'uso di informazioni materiali non pubbliche per cercare di trarre profitto trattando titoli).

8. REGALI E OSPITALITÀ

Il Fornitore non deve offrire regali in forma di contante, equivalenti in contanti, assegni o altri fondi negoziabili, né deve offrire a qualsiasi individuo regali o omaggi di valore superiore a €150 (o equivalente, e €50 o equivalente nel caso di un fornitore legato al governo) per anno solare.

Colt consente ai dipendenti di accettare regali di modesto valore o ospitalità ragionevole legata all'attività commerciale (es. pasti o partecipazione a eventi sportivi o sociali) in conformità con le linee guida interne; tuttavia l'accettazione di regali o ospitalità non deve mai essere interpretata come implicazione che un vantaggio sarà concesso al Fornitore.

Se un regalo è considerato in violazione delle linee guida interne e si ritiene inappropriato restituirlo, ad esempio per ragioni culturali, sarà utilizzato per scopi di beneficenza nell'ambito delle attività di Responsabilità Sociale d'Impresa (CSR) di Colt.

9. SICUREZZA, SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO

Elementi dell'attività di Colt sono certificati ISO 27001 e Colt si aspetta che il Fornitore operi in linea con questo standard.

In generale, il Fornitore deve assicurarsi di aderire alle politiche e alle procedure di Colt in materia di sicurezza, salute e sicurezza sul lavoro quando è presente presso i siti di Colt/clienti Colt e nell'accesso ai sistemi o alle informazioni di Colt.

10. PROMUOVERE LO SVILUPPO SOSTENIBILE

Colt riconosce l'importante ruolo che le imprese, in particolare il settore delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, devono svolgere nel promuovere la crescita nel mercato globale.

Colt ritiene che le imprese debbano assumersi la responsabilità di garantire che la crescita venga raggiunta in modo sostenibile, promuovendo lo sviluppo socio-economico per cercare di contrastare la povertà, tutelando e migliorando la qualità della vita e evitando impatti dannosi su qualsiasi parte della popolazione mondiale o sull'ambiente.

Colt considera la propria catena di fornitura un'area chiave attraverso la quale garantire la sostenibilità e richiede ai propri fornitori di prendere sul serio queste tematiche rispettando gli standard o gli impegni internazionali, europei o nazionali pertinenti e di essere in grado di fornire prove della conformità a tali standard, se richiesto.

11. MINERALI DA CONFLITTO

Colt è impegnata nell'approvvigionamento responsabile di minerali, che deve essere effettuato in modo etico e sostenibile, nel rispetto dell'ambiente e dei diritti umani.

Colt si aspetta che il suo fornitore abbia in atto misure di due diligence e politiche che consentano di garantire che i nostri servizi siano forniti tramite prodotti che non contengano componenti di minerali da conflitto. Ci aspettiamo che i nostri fornitori e i loro fornitori a monte si approvvigionino solo di materiali che non provengono da regioni in conflitto.

12. PRATICHE DI IMPIEGO

Il fornitore deve rispettare la Dichiarazione Universale dei Diritti Umani delle Nazioni Unite e le Convenzioni dell'ILO e conformarsi alla legislazione nazionale sui diritti umani e sull'occupazione.

Come minimo, il Fornitore deve sostenere i seguenti standard nella propria organizzazione e lavorare per farli rispettare anche nella catena di fornitura:

• Fornire un ambiente di lavoro sicuro per il personale e i subappaltatori

• Evitare l'uso di schiavitù, lavoro forzato o vincolato e lavoro minorile. In particolare il fornitore dovrebbe confermare quali misure ha adottato per garantire che non avvengano schiavitù e traffico di esseri umani in alcuna parte della sua attività o della sua catena di fornitura. Il fornitore deve inoltre, se richiesto ai sensi del Modern Slavery Act, fornire una dichiarazione in merito.

• Convalidare che tutti i dipendenti e i dipendenti dei subappaltatori abbiano il diritto legale di lavorare nel paese in cui i servizi sono prestati.

• Sostenere pratiche lavorative eque, inclusi il diritto di appartenere a un sindacato, il pagamento di almeno il salario minimo legale dove questo esiste e un salario equo di sussistenza dove non esiste il minimo legale.

• Garantire il rispetto della dignità degli individui sul lavoro e tolleranza zero per le molestie di individui in qualsiasi forma e per qualsiasi motivo.

• Fornire un meccanismo confidenziale e sicuro perché i dipendenti possano presentare reclami.

• Evitare discriminazioni nei confronti dei dipendenti o dei potenziali dipendenti sulla base della loro razza, colore, nazionalità, origine etnica, casta, sesso, stato di riassegnazione del sesso, stato civile, disabilità, età, religione, credo, appartenenza o non appartenenza a un sindacato, identità sessuale o orientamento sessuale. Le questioni relative alla disabilità dovrebbero essere considerate solo rispetto ai requisiti particolari del lavoro.

• Il Fornitore riconosce che Colt non tollererà molestie sessuali del suo personale, e Colt ha il dovere di prevenire le molestie sessuali del proprio personale. Pertanto, Colt richiede a tutti i fornitori di assicurarsi di avere misure in atto per prevenire le molestie sessuali da parte del loro personale e dei loro appaltatori. Tutti i fornitori di Colt devono rispettare tutti i requisiti legali e normativi e i requisiti stabiliti in Politica sulle Molestie Sessuali di Colt.

13. ACCESSIBILITÀ

Colt adotta un approccio olistico all'accessibilità, definita come la capacità delle persone con disabilità e limitazioni di accedere a tutte le informazioni e opportunità, così come agli spazi fisici e digitali, senza richiedere un tempo o uno sforzo aggiuntivo eccessivo. Colt garantisce la conformità agli standard di accessibilità e lavora per un miglioramento continuo dell'accessibilità nei suoi prodotti e servizi.

14. PRATICHE AMBIENTALI

Colt sta riducendo il proprio impatto ambientale, incluso l'impostare Obiettivi Basati sulla Scienza per una drastica riduzione delle emissioni su tutti e 3 gli ambiti (vedi i nostri impegni).

Una parte fondamentale della nostra strategia è collaborare con fornitori che condividono lo stesso impegno verso la protezione ambientale. Con questo in mente, i fornitori devono garantire la conformità agli standard e alla legislazione ambientale locali e internazionali obbligatori.

Inoltre, Colt si aspetta che i fornitori abbiano o supportino:

• Una chiara politica ambientale e obiettivi disponibili.

• Obiettivi di riduzione delle emissioni, idealmente allineati con la Science Based Targets Initiative (SBTi) e il loro Net Zero Standard, dovrebbero far parte degli obiettivi ambientali di un fornitore.

• Dati ambientali, come l'uso di risorse sostenibili, rifiuti ed emissioni del fornitore e/o dei servizi forniti a Colt, siano disponibili.

Colt è impegnata nella condivisione delle conoscenze e nella collaborazione con i fornitori nell'ambito della sostenibilità ambientale.

15. COME SEGNALARE

Si prevede che il Fornitore effettui l'auto-monitoraggio della propria conformità a questo Codice. In prima istanza, le violazioni note o potenziali devono essere segnalate al referente acquisti Colt del Fornitore.

In alternativa, il Fornitore può segnalarle direttamente al Comitato Etico di Colt, che valuta le questioni di conformità legale e normativa e la corretta condotta aziendale. Il Comitato Etico può essere contattato:

Inviando una email a [email protected]

Scrivendo a The Ethics Committee, c/o The Company Secretary, Colt Technology Services Group Limited, Colt House, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH, United Kingdom.