RECHNUNGSSTELLUNG

"Richtig einreichen, pünktlich bezahlt werden - jedes Mal!"

Inhalt:

1. Rechnungsanforderungen

2. PDF-Rechnungsformate

3. Änderungen/Aktualisierungen von Lieferantendaten

4. Abrechnungsinformationen

5. Zahlungskontakte

6. Hilfe erhalten

RECHNUNGSANFORDERUNGEN

Um sicherzustellen, dass Colt Technology Services Lieferantenrechnungen genau und effizient verarbeiten und Zahlungen termingerecht leisten kann, ist es für Lieferanten zwingend erforderlich, die folgenden Anforderungen bei der Erstellung von Rechnungen einzuhalten:

ERFORDERLICHE FELDER

• Rechnungsnummer (eindeutige Rechnungsnummer pro Rechnung)

• Vertragsnummer / Kontonummer

• Rechnungsdatum / Belegdatum

• Bestellnummer (PO) / SES-Nummer

• Währung

• Betrag

• Einkäuferreferenz (Ansprechpartner bei Colt, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

• Lieferantenreferenz (Ansprechpartner beim Lieferanten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

• Vollständiger Name des Absenders (Lieferantenname)

• Vollständige Adresse des Absenders (Lieferantenadresse)

• IBAN (Bankkonto im IBAN-Format)

• SWIFT (BIC)

• Zahlungsreferenz (OCR-Nummer, KID-Nummer)

• Vollständiger Name der Colt-Gesellschaft

• Vollständige Adresse der Colt-Gesellschaft

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• Nettobetrag (ohne MwSt.)

• Bruttobetrag (inkl. MwSt.)

• Angewandter Mehrwertsteuersatz

• Aufschlüsselung des steuerpflichtigen Betrags (ohne MwSt.) pro Mehrwertsteuersatz oder Befreiung

• Gesamtbetrag der zu zahlenden MwSt. (Gesamt-MwSt.-Betrag)

• Lohnsteuer/Einbehaltungsbetrag muss klar auf der Rechnung angegeben sein

ERFORDERLICHE FELDER (FALLS ANWENDBAR)

• Bitte geben Sie auf der Rechnung deutlich an, ob es sich um eine Soll- oder Habenrechnung in Form einer Steuerrechnung oder Gutschrift handelt

• Bitte geben Sie bei Fremdwährungsrechnungen einen aktualisierten Wechselkurs an

• Wenn Sie eine Gutschrift ausstellen, geben Sie bitte die ursprüngliche Rechnungsnummer an, auf die sich die Gutschrift bezieht.

• Bitte geben Sie Frachtkosten an, falls vorhanden

• Bitte geben Sie Steuerinformationen an — Betrag / Steuersatz / Befreiungsverweis, falls vorhanden

ERFORDERLICHE FORMATIERUNG

• Bitte geben Sie nur die aktuelle, gültige Bestellnummer (PO) an und nicht eine alte Bestellnummer

• Die Rechnung muss mit der Bestellung übereinstimmen (wenn die Bestellung in separate Positionen aufgeteilt ist, sollte die Rechnung ebenfalls aufgeteilt sein)

• Der Stückpreis, die Mengeneinheit und die Währung müssen mit der Bestellung übereinstimmen

• Material- oder Leistungsbeschreibung muss deutlich angegeben sein

• Rechnungsnummern müssen eindeutig sein und dürfen nicht länger als 16 Zeichen sein

• Alle Dienstleistungsrechnungen müssen unterstützende Angaben und Dokumentationen zu den erbrachten Leistungen enthalten

• Wo E-Invoicing aktiv ist, senden Sie bitte ausschließlich die elektronische Kopie

EINREICHUNGSRICHTLINIEN

• Beste Praxis wäre, eine PDF-Rechnung pro E-Mail zu haben

• Die Dateigröße der E-Mail sollte nicht größer als 10 MB sein

• Die Rechnung sollte in einer qualitativ guten PDF-Datei mit 200 dpi gesendet werden

• Direkt mit Colt geteilte Rechnungen können nur im PDF-Format empfangen werden. Jedes andere Format wird abgelehnt

• Passwortgeschützte Dokumente werden nicht akzeptiert

• Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail einreichen, verzichten Sie bitte auf Anweisungen oder Handlungsaufforderungen, da diese nicht gelesen werden

• Gezippte Dateien oder in anderen E-Mails angehängte E-Mails sind nicht akzeptabel

Nicht konforme Rechnungen werden abgelehnt und dem Lieferanten eine Benachrichtigung zurückgesendet.

ABRECHNUNGSEINHEITEN

Für nahtlose Abrechnung und korrekte Mehrwertsteuer stellen Sie bitte sicher, dass Sie sich stets auf eine der folgenden Geschäftseinheiten beziehen:

Australien	[email protected]	Colt Technology Services Australia Pty Ltd	Keine Adresse angegeben	ABN29631678423
Österreich	[email protected]	Colt Technology Services GmbH	Kärntnerring Ring 10-12, 1010 Wien	ATU45766309
Belgien	[email protected]	Colt Technology Services NV	Accounts Payables, Park Lane, Culliganlaan 2H, 1831 Diegem, Belgien	BE 0461.455.625
Bulgarien	[email protected]	Colt Technology Services GmbH – Niederlassung Bulgarien	3. Stock, Tsar Osvoboditel Blvd 10, Region Sredets, 1000 Sofia, Bulgarien	BG205565332
Dänemark	[email protected]	COLT TECHNOLOGY SERVICES A/S	Borgmester Christiansens Gade 55, 2450 København SV, Dänemark	CVR-nr. DK25760352
Frankreich	[email protected]	COLT TECHNOLOGY SERVICES SAS	Keine Adresse angegeben	FR40402628838
Deutschland	[email protected]	Colt Technology Services GmbH	Accounts Payable, Gervinusstraße 18-22, 60322 Frankfurt am Main, Deutschland	DE197498400
Ungarn	[email protected]	Colt Technology Services GmbH	Ungarische Zweigstelle, Andrássy út 100, H-1062 Budapest	HU26732668
Irland	[email protected]	Colt Technology Services Ltd	Unit 15/16, Docklands Innovation Park, East Wall Road, Dublin 3, Irland	IE6344439R
Italien	[email protected]	Colt Technology Services S.p.A	ACCOUNTS PAYABLE, Viale Vincenzo Lancetti 23, Milano, 20158, ITALIEN	IT12286350157

AKTUALISIERUNGEN & ÄNDERUNGSBENACHRICHTIGUNGEN ZU LIEFERANTENDATEN

Wenn Sie Lieferant/Anbieter bei Colt Technology Services werden möchten, stellen Sie bitte sicher, dass Sie den Registrierungs- und Onboarding-Prozess abschließen.

Ein aktueller Lieferantenstammdatensatz ist wichtig, damit Colt Zahlungen reibungslos an unsere Lieferanten leisten kann. Lieferanten sollten stets sicherstellen, dass Änderungen an der Organisation oder Bankdaten so früh wie möglich aktualisiert werden.

Änderungen der Kontodaten sollten immer mit autorisierten Unterschriftsberechtigten auf dem Briefkopf des Lieferanten per E-Mail begleitet und gesendet werden an [email protected].

Für Änderungen von Kontakt, Adresse, Bankverbindung, Zahlungsanweisung oder E-Mail-Adresse senden Sie bitte die Details an den zuständigen Ansprechpartner.