AKTIONSPLAN ZUR VERBESSERUNG DER ZAHLUNGSTAGE

GRÜNDE FÜR VERZÖGERTE ZAHLUNGEN

1. Verspätete Einreichung von Rechnungen durch den Lieferanten.

2. Unvollständige oder nicht konforme Unterlagen der Lieferanten. Zahlungen können verzögert werden, wenn erforderliche Nachweisdokumente unvollständig sind oder nicht gemäß den vereinbarten Anforderungen eingereicht werden.

3. Strittige Gebühren oder Leistungen: Streitigkeiten bezüglich der Qualität von Waren, des Leistungsumfangs oder der fakturierten Beträge. Zahlungen werden in der Regel zurückgehalten, bis das Problem geklärt ist.

4. Interner Genehmigungsprozess: Verzögerungen können durch mehrstufige Genehmigungen, Verfügbarkeit von Ressourcen oder interne Kontrollprüfungen entstehen.

AKTIONSPLAN ZUR VERBESSERUNG

1. Klare Kommunikation mit Lieferanten, damit Rechnungen an die vorgesehenen E‑Mail‑Adressen gesendet werden, um die Anzahl verlorener Rechnungen zu verringern.

2. Lieferanten eindeutig über Colts Rechnungsanforderungen informieren, einschließlich obligatorischer Bestellreferenz, Mehrwertsteuervorschriften und Nachweisdokumentation, um Nacharbeiten und Ausnahmen zu reduzieren.

3. Rahmen für Streitfallmanagement und -beilegung – formelle Streitbeilegungsverfahren sind eingerichtet, um sicherzustellen, dass Probleme frühzeitig erkannt und in Zusammenarbeit mit den Lieferanten zügig gelöst werden. Geplant ist, das Verfahren im Laufe des Jahres zu überarbeiten, um den Prozess robuster und reaktionsschneller zu gestalten.

4. Interne Genehmigungsprozesse werden überprüft, um Engpässe mit definierten Durchlaufzeiten und Eskalationsmechanismen für überfällige Genehmigungen zu minimieren.

5. Prozessautomatisierung – vermehrter Einsatz automatisierter Erfassungs-, Abgleichs- und Workflow‑Tools für Rechnungen, um die Verarbeitungssicherheit zu verbessern und manuelle Eingriffe zu reduzieren.

6. Governance der Lieferantenstammdaten – verstärkte Kontrollen bei der Lieferantenaufnahme, um sicherzustellen, dass Bankdaten korrekt sind und Zahlungsbedingungen den Standardzahlungsbedingungen des Unternehmens entsprechen, mit einer maximalen Frist von 60 Tagen.

7. Regelmäßige Berichtstermine sind mit der Konzerninterne Revision (Robert Moores Team) zu vereinbaren und umzusetzen.

Plan genehmigt von: Stefan Craciun Direktor - Cash Management Colt Technology Services