CÓDIGO DE CONDUCTA EMPRESARIAL
La forma en que hacemos negocios
INTRODUCCIÓN
Hacer lo correcto
Colt tiene una excelente reputación entre clientes, empleados, accionistas y socios comerciales. Cada uno de nosotros debe responsabilizarse de mantener y mejorar nuestra reputación y este Código de Conducta Empresarial le ayuda a comprender su papel en seguir los altos estándares de conducta a los que Colt se compromete. El cumplimiento es fundamental para nuestro éxito: en Colt, es primordial hacer lo correcto.
VISIÓN GENERAL
Colt se compromete con los más altos estándares legales y éticos posibles. No es nuestra política limitarse a cumplir la letra de la ley, sino fomentar y mantener una verdadera cultura de cumplimiento de todas las leyes, normas y reglamentos dondequiera que hagamos negocios.
Todo empleado y persona que actúe por cuenta de Colt tiene la responsabilidad incondicional de observar y cumplir todas las leyes, normas, reglamentos, sanciones y estándares de conducta y cortesía comúnmente aceptados aplicables. Debemos asegurarnos de que nuestra conducta siempre dé el mejor ejemplo posible, y debe evitarse incluso una inferencia errónea de conducta indebida. Se espera que todo empleado y persona que actúe por cuenta de Colt demuestre altos estándares de conducta personal y profesional al tratar con clientes, proveedores, reguladores y otras partes interesadas, incluyendo honestidad, integridad, responsabilidad personal y profesionalismo.
Se prohíbe la conducta que dañe la reputación de Colt. Colt se reserva el derecho de tomar cualquier medida que considere apropiada en las siguientes situaciones:
Comportamiento o acciones de empleados fuera del horario laboral o fuera de las instalaciones de Colt, que puedan traer a Colt a una grave deshonra o dañar materialmente los intereses de Colt;
Comportamiento o acciones que puedan crear un ambiente hostil o intimidatorio durante el horario laboral y al realizar negocios fuera de las instalaciones de Colt;
Conducta que pueda tener un efecto adverso en la capacidad de una persona para desempeñar adecuadamente sus funciones laborales o comportarse apropiadamente en un entorno relacionado con el trabajo (incluidos eventos sociales relacionados con el trabajo). Esto podría surgir, por ejemplo, del consumo excesivo de alcohol o por cualquier otra razón;
Conducta delictiva (p. ej., el consumo de drogas ilegales). Colt tiene un enfoque de tolerancia cero frente al uso de drogas ilegales.
ANTISOBORNO: PROHIBICIÓN DE SOBRESUELDOS, SOBORNOS Y PAGOS ILEGALES
Todos los empleados de Colt deben cumplir con la legislación antisoborno y evitar todas las formas de corrupción. Cuando el estándar de Colt sea más estricto que la legislación local, siempre se aplicará el estándar de Colt.
Los empleados no deben ofrecer ni aceptar, directa o indirectamente, sobresueldos, sobornos o pagos en efectivo o cualquier cosa de valor, para asegurar una ventaja o beneficio indebido; tales como obtener pedidos, obtener información privilegiada, acelerar o de otro modo influir en la concesión de una aprobación regulatoria (p. ej., permiso de planificación) o influir en licitaciones.
“Cualquier cosa de valor” puede ser cualquier objeto, favor, servicio, efectivo o equivalente en efectivo, entretenimiento, regalo, propiedad o cualquier otra cosa. No importa que un pago prohibido pueda ser exigido por un funcionario público; el pago prohibido no debe realizarse en ningún caso.
Ejemplos (no exhaustivos) de escenarios de riesgo de soborno:
Una petición de contribución a un partido político o a la ONG favorita de un funcionario público o socio comercial (ofrecer indirectamente un equivalente en efectivo).
Una oferta de empleo o de prácticas a un familiar de un funcionario público o socio comercial (ofrecer indirectamente algo de valor).
Una invitación a un viaje con todos los gastos pagados o a un gran evento deportivo (aceptar directamente un regalo o entretenimiento).
Entretenimiento durante las negociaciones contractuales, incluso si el coste está dentro del presupuesto (aceptar directamente entretenimiento).
Acciones realizadas por terceros que actúan como intermediarios, incluidas solicitudes de pago por adelantado sin justificación y facturación (oferta indirecta).
A los empleados, agentes, proveedores y otros intermediarios de Colt se les prohíbe estrictamente realizar pagos de facilitación. Colt nunca solicita pagos por adelantado únicamente con el fin de acelerar la prestación o entrega de servicios.
Cualquier incumplimiento real o sospechado por parte de empleados, proveedores, agentes o cualquier persona que afirme actuar por cuenta de Colt debe ser informado de inmediato: cómo informar. El no informar es una violación de este Código de Conducta Empresarial y puede dar lugar a procedimientos disciplinarios.
ANTIFRAUDE
Fraude es un engaño criminal destinado a obtener un beneficio personal o empresarial, a conseguir una ventaja injusta o a causar una pérdida a otra parte. No es necesario recibir un beneficio como resultado del fraude; la intención de recibir un beneficio es suficiente para ser culpable de fraude. Los principales delitos de fraude incluyen:
Falsa representación (p. ej., informar mal las cuentas financieras, falsificar bienes o servicios recibidos en una solicitud de gastos o en una factura de proveedor);
Omisión de información (p. ej., ocultar conflictos de interés);
Abuso de posición (p. ej., usar su cargo para beneficiarse usted u otros de manera indebida);
Fraude por comisiones (p. ej., crear ventas, cuentas o servicios ficticios para manipular objetivos de rendimiento o bonificaciones);
Fraude en gastos (p. ej., presentar gastos falsos o inflados para beneficio personal).
Prevención del fraude
Colt no tolera el fraude en ninguna forma y está dedicada a prevenir el fraude en todas las áreas del negocio. Todos los empleados, directores, agentes y contratistas de Colt deben cumplir con las medidas y procedimientos preventivos establecidos para la prevención del fraude y Colt exige que sus agentes, contratistas y proveedores también tengan medidas preventivas.
Todos los empleados de Colt están obligados a:
Saber qué constituye fraude comprendiendo las disposiciones del Código de Conducta y completando la formación anual obligatoria del Código de Conducta;
Actuar de forma honesta y transparente en todo momento, asegurándose de que todos los registros sean completos y precisos;
Estar alerta ante acciones sospechosas e informar inmediatamente de cualquier fraude o conducta poco ética sospechosa: cómo informar.
El no informar de un fraude conocido o sospechado podría exponerle a usted y a Colt a responsabilidad penal.
Si no está seguro de si algo podría ser fraude, solicite asesoramiento y orientación: cómo informar.
LAVADO DE DINERO Y EVASIÓN FISCAL
Lavado de dinero es el proceso de tomar los ingresos de una actividad delictiva y hacer que parezcan legales.
Evasión fiscal es el uso de métodos ilegales para pagar menos impuestos o no pagar impuestos en absoluto.
Cualquier implicación con partes involucradas en evasión fiscal o lavado de dinero está estrictamente prohibida.
Es nuestro deber asegurar que Colt cumpla con los procesos, procedimientos, sistemas y controles exigidos por la normativa de la UE y local relacionados con la prevención de la evasión fiscal y el lavado de dinero. Cualquier sospecha de evasión fiscal o lavado de dinero, ya sea por parte de un empleado de Colt o de un tercero, debe ser informada inmediatamente: cómo informar.
HOSPITALIDAD Y REGALOS
Colt no impide que los empleados den o reciban regalos de valor modesto o hospitalidad razonable relacionada con el negocio (p. ej., comidas o asistencia a eventos sociales) sujeto a las siguientes directrices:
No debe aceptar ninguna forma de hospitalidad, regalo o servicio, directa o indirectamente, que pueda llevar al donante a creer que va a beneficiarse de alguna manera.
No debe ofrecer ninguna forma de hospitalidad, regalo o servicio, directa o indirectamente, que pueda llevar al receptor a creer que Colt va a beneficiarse de alguna forma.
Los regalos y entretenimientos inapropiados están estrictamente prohibidos (es decir, temas para adultos, visitas a casinos, etc.).
Regalos u hospitalidad únicos, inusuales, frecuentes o lujosos pueden suscitar dudas sobre impropiedad (p. ej., entradas para finales deportivas importantes).
Los empleados deben usar el Formulario de Preaprobación de Regalos y Hospitalidad en el Portal IT Service Now para obtener aprobación antes de que se proporcionen o reciban regalos u hospitalidad.
Si su regalo u hospitalidad involucra tanto a empleados de Core como de DCS, se debe obtener la aprobación tanto del Comité de Ética como del Comité de Gobernanza de DCS.
Umbrales de hospitalidad
La hospitalidad no debe exceder las siguientes cantidades en EUR (o equivalente en moneda local):
Hong Kong, Corea del Sur, Japón, EE. UU.
€150
€0
India
€50
€0
Todos los demás países de Colt
€150
€50
Cualquier hospitalidad que exceda estos umbrales requiere la preaprobación del Comité de Ética o del Comité de Gobernanza de DCS: Formulario de Preaprobación de Regalos y Hospitalidad
La hospitalidad dentro de estos umbrales requiere la preaprobación del gerente de línea/propietario del centro de costes u otro aprobador designado bajo la Matriz de Autoridades de Colt.
Tenga en cuenta:
Usted no debe ofrecer o aceptar hospitalidad mientras haya negociaciones contractuales en curso.
Los refrigerios ligeros durante reuniones de negocios no se consideran hospitalidad empresarial y no requieren aprobación.
La persona que proporciona la hospitalidad debe asistir al evento con el receptor y el propósito principal debe ser discutir negocios o construir una relación comercial. Si usted da o acepta hospitalidad pero no asiste, la transacción se considera un regalo y está sujeta a los umbrales de regalos.
La reventa de entradas está expresamente prohibida.
Los eventos deportivos de alto prestigio con valor excesivo probablemente no serán preaprobados.
La regla de sucesión cercana (más abajo) se aplica a la hospitalidad.
REGALOS (UMBRAL, Y REGLAS)
Los regalos no deben exceder las siguientes cantidades en EUR (o equivalente en moneda local):
Hong Kong, Corea del Sur, EE. UU.
€150
€0
Japón
€150, o para regalos de flores a corporaciones (no a individuos) para celebrar eventos significativos: €450
€0
India
€50
€0
Todos los demás países de Colt
€150
€50
Cualquier regalo que exceda estos umbrales requiere la preaprobación del Comité de Ética o del Comité de Gobernanza de DCS: Formulario de Preaprobación de Regalos y Hospitalidad.
Los regalos dentro de estos umbrales requieren la preaprobación del gerente de línea/propietario del centro de costes u otro aprobador designado bajo la Matriz de Autoridades de Colt.
Independientemente del valor, usted no debe:
Ofrecer o aceptar regalos mientras existan obligaciones contractuales en curso.
Dar o recibir efectivo, regalos equivalentes a efectivo (p. ej., vales), cheques u otros fondos negociables.
Solicitar cualquier regalo, favor u otra forma de trato preferencial.
Pedir prestado o prestar dinero (salvo a una entidad que se dedique al préstamo, en condiciones normales generalmente disponibles).
Al decidir si dar o recibir un regalo, considere si la divulgación de los detalles completos del regalo dañaría la integridad o reputación de Colt. La regla de sucesión cercana regla se aplica a los regalos.
Los empleados deben usar el Formulario de Regalos y Hospitalidad en el Portal IT Service Now para obtener aprobación antes de que se proporcionen o reciban regalos u hospitalidad.
SUCESIÓN CERCANA
Si la hospitalidad o los regalos se dan o reciben por la misma cliente/proveedor en sucesión cercana (dentro de tres meses), el valor colectivo dado o recibido en el periodo de tres meses será considerado por el Comité de Ética o el Comité de Gobernanza de DCS. Las solicitudes de aprobación pueden ser denegadas como resultado de que el valor combinado exceda los umbrales.
Cualquier pregunta sobre el valor, la preaprobación o la permisibilidad de los regalos o la hospitalidad debe informarse a Colt: cómo informar.
CONFLICTOS DE INTERÉS
Colt espera que todos los empleados muestren un alto grado de lealtad empresarial a la Compañía y, a su vez, Colt es leal y brinda apoyo a sus empleados. Los empleados no deben participar en actividades comerciales que causen, o que razonablemente puedan pensarse que causan, un conflicto con los intereses de la Compañía. Un conflicto de intereses puede surgir cuando un empleado se ve influenciado por consideraciones de ganancia o beneficio para sí mismo o para un familiar. En el caso de que pueda surgir o parezca existir un conflicto de intereses, es imperativo que el conflicto se divulgue rápidamente a su gerente y al Comité de Ética o al Comité de Gobernanza de DCS: cómo informar.
Para facilitar el proceso de divulgación, consulte la declaración a través de este enlace: Conflicts of Interest_ Employee Declaration Form.pdf. Complete la declaración y envíe por correo electrónico una copia a su gerente y al departamento de Recursos Humanos local.
Ejemplos de conflictos (no exhaustivos):
Adquirir o mantener cualquier interés financiero en cualquier cliente, proveedor o competidor de Colt que proporcione influencia o control de gestión.
Supervisar, revisar o influir en la evaluación del puesto, contratación, salario o beneficios de cualquier familiar en Colt o en cualquier proveedor o cliente de Colt (con la salvedad de que no se impide recomendar a familiares para empleo).
Recibir personalmente efectivo, descuentos especiales o regalos de cualquier cliente o proveedor de Colt que puedan hacer que el donante piense que va a beneficiarse.
Cualquier actividad que compita con Colt o obtener un beneficio personal de una relación con un tercero que haga o intente hacer negocios con Colt.
Usar el tiempo o los recursos de Colt para beneficio personal.
Participar en la selección de proveedores cuando parientes o amigos/as cercanos/as sean propietarios o trabajen para uno de los proveedores, sin divulgación previa.
Se debe presentar orientación adicional y formularios de declaración (ejemplos a continuación) a Recursos Humanos y a los gerentes cuando corresponda:
COMPETENCIA LEAL
Colt cree en una competencia vigorosa pero justa y apoya el desarrollo de leyes de competencia apropiadas.
Muchos países prohíben la colaboración con competidores o representantes de competidores y otras actividades que reducen la competencia. La conducta prohibida incluye:
Discusiones con un competidor sobre condiciones de venta (p. ej., descuentos, precios, condiciones de crédito), niveles de producción, división de clientes o territorios, o boicot a cualquier cliente.
Discusión o intentos de influir en los clientes respecto a los precios de reventa.
Las leyes de competencia pueden infringirse en conversaciones o comportamientos que puedan parecer inofensivos (p. ej., declaraciones hechas en ocasiones sociales, chistes o por empleados junior). Si usted recibe una sugerencia de colaboración o colusión y guarda silencio o no se distancia explícitamente de ella, eso puede implicar consentimiento y exponer a Colt y a usted a riesgos legales.
Si sospecha de alguna sugerencia de colaboración o colusión, informe de inmediato al Comité de Ética o al Comité de Gobernanza de DCS: cómo informar.
CONFIDENCIALIDAD
Puede tener acceso a información confidencial debido a su empleo. Dicha información no debe compartirse con personas ajenas a Colt ni utilizarse para beneficio personal.
No puede negociar valores basándose en información privilegiada que haya recibido. La información confidencial incluye información de clientes, información de proveedores, conocimiento de planes comerciales o proyecciones, programas de ventas o marketing, listas de clientes, acciones legales o regulatorias significativas o estrategia, nuevos productos o cambios de precios, cambios en la alta dirección, desinversiones o fusiones y adquisiciones.
USO ADECUADO DE RECURSOS ELECTRÓNICOS Y OTROS RECURSOS DE LA EMPRESA
Se espera que utilice todos los recursos de Colt de manera responsable. Aunque el uso personal incidental u ocasional de dichos activos está permitido siempre que no interfiera con la realización de los negocios de Colt, la mala aplicación o el desperdicio de dichos activos está prohibido y puede constituir un acto delictivo.
Todos los recursos electrónicos de la Compañía son activos pertenecientes a Colt.
Proteja sus contraseñas y no utilice la identificación de otra persona para acceder a registros.
No altere registros o software a menos que esté autorizado y asegúrese de que cualquier software utilizado haya sido obtenido de proveedores autorizados por la Compañía.
Solo instale software si está autorizado para hacerlo.
No utilice los activos de Colt para acceder a sitios web inapropiados (pornografía, terrorismo u otras actividades delictivas, poco éticas o inapropiadas).
Haga todo lo posible para evitar abrir correos basura (spam).
Vea el sitio de intranet de Gestión del Riesgo de la Información para más detalles.
PROTECCIÓN DE DATOS
El RGPD, las directivas de la UE y las leyes locales establecen la protección, transferencia, acceso y almacenamiento de información personal sobre clientes, empleados, contactos y otras personas.
Debe cumplir con la Política de Protección de Datos y Cumplimiento de Colt y con los procedimientos relacionados. Colt solo procesará sus datos personales para los fines permitidos por la ley aplicable. El tratamiento de sus datos personales por parte de Colt se basa en su consentimiento explícito o en la necesidad por intereses legítimos según lo previsto en el Artículo 9, 2., (a) y (f) del RGPD (UE) 2016/679.
REGLAS EMPRESARIALES VINCULANTES
Las Reglas Corporativas Vinculantes (“BCRs”) son una certificación otorgada por el Comité Europeo de Protección de Datos que demuestra que el programa de privacidad de Colt cumple con el RGPD a nivel mundial. Las BCRs permiten transferencias seguras de datos personales fuera de la UE y deben ser aplicadas por cada miembro del Grupo Colt.
SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL
El enfoque ambiental de Colt se articula en nuestra Declaración de Compromiso con la Sostenibilidad Ambiental y se centra en reducir las emisiones de Alcance 1, 2 y 3, minimizar los residuos e incorporar prácticas de economía circular.
Nuestro Informe de Sostenibilidad incluye datos de desempeño en sostenibilidad, objetivos de reducción de emisiones GEI e iniciativas clave. Se requiere que todos los empleados realicen la formación ambiental anual obligatoria.
Colt alinea informes con normas internacionales de información no financiera como GRI y asegura la verificación independiente de los informes no financieros.
RELACIONES CON GOBIERNO, MEDIOS E INVERSORES
Remita todas las consultas de medios e inversores al Equipo de Comunicaciones Externas.
Siempre que sea posible, contacte con un especialista en comunicaciones antes de aceptar cualquier actividad con terceros. Vea la Política de Relaciones con los Medios y Política de Redes Sociales.
INTEGRIDAD DE LAS TRANSACCIONES Y EXACTITUD DE LOS LIBROS Y REGISTROS
La integridad de Colt depende de realizar únicamente transacciones comerciales legítimas, debidamente aprobadas y bien documentadas.
Todos los registros de la empresa (contables, de empleados, solicitudes de gastos, formularios de solicitud, etc.) deben reflejar con exactitud y justicia las transacciones subyacentes. Asegúrese de la autoridad correcta para cada transacción, documente recibos/desembolsos/asientos contables y conserve los registros según la Política de Retención y Destrucción de Documentos de Colt. Está prohibido realizar anotaciones falsas o ficticias en los libros y registros de Colt.
No se aprobará ningún pago con la intención de que parte de él se utilice para fines distintos a los descritos. Los acuerdos para agentes, consultores, promotores o comisiones de captación deben documentarse con precisión. Ejemplos de violaciones incluyen:
Pagos falsificados o no registrados en los registros contables;
Reclamar el reembolso de gastos no incurridos para negocios de Colt o fuera de la política;
Pagos efectuados mediante facturas con fecha retroactiva o alteradas;
Facturas que no reflejan el precio real de la transacción;
Crear o mantener cuentas bancarias a nombre distinto del de la Compañía.
FONDOS NO DECLARADOS
Colt no creará ni mantendrá ningún fondo o activo secreto o no registrado.
Cualquier empleado que tenga conocimiento de cualquier fondo o activo secreto o no registrado debe informar inmediatamente del asunto al Comité de Ética o al Comité de Gobernanza de DCS: cómo informar.
EMPLEADOS
Colt se compromete a atraer y retener a las mejores personas basándose en la capacidad y el mérito y a maximizar las oportunidades para que los empleados compartan su éxito.
Colt ofrece cursos de formación y oportunidades de desarrollo, mantiene buenos canales de comunicación y espera que las personas se traten con respeto y consideración. El bienestar de los empleados es importante; Colt ofrece iniciativas y herramientas para proteger el bienestar mental y físico.
Colt adopta un enfoque integral de accesibilidad para garantizar que las personas con discapacidades y deficiencias puedan acceder a la información, oportunidades y espacios. Colt cumple con los estándares de accesibilidad y persigue la mejora continua.
Colt fomenta la participación comunitaria y proporciona días de voluntariado anuales para proyectos benéficos o comunitarios.
Colt no tolera el acoso, la intimidación o la conducta inapropiada de ningún tipo. El acoso sexual y el acoso basados en características protegidas son inaceptables y pueden dar lugar a medidas disciplinarias. Ejemplos de conducta inaceptable incluyen:
Contacto físico no deseado, molestias o acecho.
Comentarios no deseados sobre edad, vestimenta, apariencia, raza, estado civil, orientación o identidad sexual.
Enviar mensajes de texto ofensivos o correos electrónicos no deseados.
Contar o circular chistes inapropiados, chismes o rumores maliciosos.
Presión indebida para participar en grupos políticos/religiosos.
Comentarios ofensivos, insultantes o abusivos.
Abuso de poder, incluida la crítica persistente e injustificada.
Amenazas verbales o físicas, violencia o conducta agresiva.
Retener deliberadamente información o sabotear el trabajo.
Fijar objetivos poco realistas o subvalorar constantemente los esfuerzos.
Ridiculizar, aislar deliberadamente o no cooperar.
La discriminación por motivos de características protegidas es inaceptable. Las violaciones pueden dar lugar a medidas disciplinarias, incluida la terminación. Los incidentes deben informarse al Responsable local de Recursos Humanos.
DERECHOS EN EL TRABAJO
Colt defiende los derechos humanos fundamentales establecidos en las convenciones de la OIT (1998) y exige a los empleados que garanticen que la Compañía cumpla con estos principios, que cubren:
Libertad de asociación y reconocimiento de la negociación colectiva.
Eliminación del trabajo forzoso o obligatorio.
Abolición efectiva del trabajo infantil.
Eliminación de la discriminación en el empleo y la ocupación.
Colt y sus proveedores deben:
Proporcionar un entorno de trabajo seguro para el personal y los subcontratistas.
Validar el derecho legal a trabajar de empleados y subcontratistas.
Comprometerse con prácticas laborales justas, incluido el salario mínimo legal o un salario digno justo.
Proporcionar mecanismos confidenciales para presentar quejas.
Colt prohíbe la esclavitud, el trabajo forzado/obligado y el trabajo infantil en sus operaciones y cadenas de suministro. Los proveedores deben asegurarse de que no exista esclavitud ni trata de personas en su negocio o cadena de suministro y proporcionar declaraciones si la ley lo exige.
CREAR UN ENTORNO DE TRABAJO SEGURO
Trabaje de forma segura para evitar daños a usted mismo o a otros. Informe de condiciones inseguras o insalubres al equipo de Salud y Seguridad a través del Portal de Salud y Seguridad en la Intranet. Observe y siga las normativas locales de salud, seguridad y medio ambiente.
PROVEEDORES
Colt aspira a construir relaciones a largo plazo con proveedores, seleccionándolos de forma inclusiva y no discriminatoria con criterios objetivos.
Los criterios de sostenibilidad se integran en la selección de proveedores (a través de la Gestión de Riesgos de Proveedores y la puntuación de RFP), la incorporación y la gestión continua. Vea el Código de Conducta Empresarial para Proveedores y la Política de Compras Sostenibles. Más información sobre sostenibilidad está en el informe de sostenibilidad.
PERSONAS QUE ACTÚAN EN NOMBRE DE COLT
Los empleados pueden contratar a terceros (agentes, representantes de ventas, consultores) para actuar en nombre de Colt.
Los empleados que participen en la contratación de terceros deben asegurarse de que se establezcan salvaguardas apropiadas para que el tercero cumpla con este Código y con todas las leyes aplicables. Considere verificaciones de antecedentes y crediticias cuando proceda y consulte con los equipos de compras y legales. Todos los contratos con terceros deben ser revisados y aprobados previamente por el asesor legal de Colt correspondiente y el equipo de Compras.
PAGOS POLÍTICOS
Ninguna unidad de negocio, entidad o empleado de Colt deberá pagar fondos de Colt ni proporcionar instalaciones o servicios de Colt a ningún partido político, titular de cargo público, candidato, iniciativa o campaña de referéndum, salvo con la aprobación previa por escrito del Consejo de Administración de Colt Group Holdings Limited.
INFORMAR CONDUCTAS PROHIBIDAS
No debe actuar de ninguna manera que viole cualquier política de la Compañía, y no puede pedir a ningún otro empleado o persona que actúe en nombre de Colt que cometa una violación.
Si tiene información o conocimiento de alguna conducta o transacción prohibida por este Código, infórmela prontamente a su gerente y al Comité de Ética o al Comité de Gobernanza de DCS y/o a la Línea de Ética Empresarial de Colt: cómo informar.
La falta de informar una violación conocida puede someterle a acciones disciplinarias. Los informes deben ser veraces, precisos y realizados de buena fe. Colt fomenta informar sospechas o incumplimientos reales de forma temprana, incluso si duda sobre la naturaleza del asunto: cómo informar.
Ninguna persona que informe una sospecha de violación será objeto de represalias por un informe de buena fe. Todos los informes se mantendrán confidenciales en la medida de lo posible. La identidad del informante y de las terceras partes involucradas se mantendrá en estricta confidencialidad sobre una base de necesidad de conocimiento. La única excepción es cuando la divulgación sea necesaria y proporcional para procedimientos judiciales o investigaciones regulatorias.
APLICACIÓN Y CUMPLIMIENTO
Todos los empleados deben confirmar que han leído y cumplirán con este Código de Conducta Empresarial.
El Código no reemplaza la legislación o normativa local. Es su responsabilidad conocer y comprender el Código.
Como parte de la incorporación, Recursos Humanos debe proporcionar este Código para firmar. Se le exige reconocer que ha leído, entendido y acepta cumplir el Código como condición de empleo. La falta de reconocimiento no afecta su aplicabilidad.
Si tiene dudas sobre interpretación o aplicabilidad, contacte al Comité de Ética o al Comité de Gobernanza de DCS: cómo informar. Esto incluye informar violaciones reales o sospechadas y preguntas o excepciones.
El Comité de Ética y el Comité de Gobernanza de DCS supervisan y administran el Código y los informes de denunciantes, consultando a la alta dirección cuando sea necesario e informando trimestralmente al Comité de Auditoría del Consejo.
El Presidente del Comité de Ética o del Comité de Gobernanza de DCS debe notificar al Presidente del Comité de Auditoría y al Presidente del Consejo de Administración con prontitud sobre presuntas infracciones que:
Planteen riesgos reputacionales, legales, de cumplimiento o regulatorios;
Puedan constituir falta grave que permita el despido sumario (p. ej., robo, violencia);
Puedan tener un impacto material en los estados financieros;
Involucren actividades delictivas;
Sean alegaciones contra la alta dirección;
Sean alegaciones o incidentes graves similares.
Los miembros del comité pueden ser contactados por correo electrónico, por escrito o en persona. La Línea de Ética Empresarial de Colt es una alternativa confidencial para la presentación de informes por parte de empleados y partes externas.
¿Quién puede informar? Los informes pueden ser realizados por cualquier persona, incluidos empleados actuales y anteriores, proveedores, contratistas, pasantes, directivos y otros conectados con el informante.
Colt Group se divide en Colt Technology Services y Colt Data Centre Services; cada uno tiene su propio comité para revisar los informes relacionados con el Código.
Si tiene dudas sobre a quién contactar, póngase en contacto con el Comité de Ética.
CÓMO INFORMAR
CONTACTAR CON EL COMITÉ DE ÉTICA
Métodos de notificación disponibles:
Correo electrónico:
Colt Technology Services (internamente: Core/Neo): [email protected]
Data Centre Services: [email protected]
Por escrito:
Colt Technology Services (internamente: Core/Neo): The Ethics Committee, c/o The Chief Legal Officer, Colt, Colt Technology Services, Colt House, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH.
Data Centre Services: DCS Governance Committee, c/o The General Counsel, DCS, Colt Data Centre Services, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH
LÍNEA INDEPENDIENTE DE ÉTICA EMPRESARIAL DE COLT E INFORMES EN LÍNEA
La Línea de Ética Empresarial es una línea telefónica confidencial proporcionada por Safecall (independiente de Colt). La línea es gratuita y está disponible 24/7 para empleados de Colt, contratistas y partes externas para plantear inquietudes de forma confidencial. Los informes serán recibidos por el Comité de Ética o el Comité de Gobernanza de DCS.
Los informes deben ser veraces, precisos y realizados de buena fe. Cuando la ley local lo permita, los informes pueden ser anónimos. Los nombres de los denunciantes se mantienen confidenciales. Colt no tolera el trato adverso hacia los denunciantes.
Informar en línea: www.safecall.co.uk/report
Números gratuitos por país:
Austria
00 800 7233 2255
Bélgica
00 800 7233 2255
China
10800 7440605 (Unicom/Netcom) 10800 4400682 (Telecom)
China (Dalian)
4008 833 405*
Dinamarca
80 25 41 90
Francia
00 800 72332255
Alemania
00 800 72332255
Grecia
00 800 4414 1966
Hong Kong
3077 5524
India
000 800 4401256
Irlanda
1800 812740
Italia
00 800 72332255
Japón
0120 921067
Luxemburgo
800 28502
Países Bajos
00 800 72332255
Polonia
00 800 72332255
Portugal
00 800 72332255
Rumanía
0372 741 942
Singapur
800 448 1773
Corea del Sur
001 800 7233 2255 (Korea Telecom) 002 800 7233 2255 (DACOM)
España
00 800 72332255
Turquía
00 800 4488 20729
Reino Unido
0800 9151571
EE. UU.
1 866 901 3295
*Se le cobrará la tarifa local por realizar una llamada.
Este documento del Código de Conducta Empresarial es propiedad del Presidente del Comité de Ética.
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