COLT LIEFERANTENVERHALTENSKODEX

Die Art, wie wir Geschäfte machen

EINLEITUNG

Colt verpflichtet sich zu höchsten Standards in Unternehmensführung und Verantwortung. Unsere Richtlinie besteht nicht nur darin, dem Wortlaut von Gesetzen oder Vorschriften zu entsprechen, sondern eine echte Kultur der Compliance überall dort zu verankern und aufrechtzuerhalten, wo wir tätig sind. Folglich erwartet Colt, dass alle Lieferanten sowohl dem Wortlaut als auch dem Geist dieses Integritätsanspruchs folgen.

Dieser Lieferanten-Verhaltenskodex übernimmt dieselben Standards ethischen Verhaltens und Integrität wie der interne Colt-Verhaltenskodex. Von Lieferanten wird erwartet, dass sie diesen Kodex einhalten und sich bewusst sind, dass ihre Aktivitäten Einfluss auf Colts Ruf und das Vertrauensverhältnis zu Kunden, Mitarbeitern und Aktionären haben können. Wir erwarten, dass größte Sorgfalt darauf verwendet wird, Colts Ruf und Beziehungen zu schützen.

ANWENDUNGSBEREICH

Die Lieferanten müssen sicherstellen, dass alle ihre Vertreter (einschließlich Mitarbeiter, Beauftragte, Lieferanten und Unterauftragnehmer, im Folgenden kollektiv als „Lieferant“ bezeichnet) Geschäfte mit und/oder im Auftrag von Colt in Übereinstimmung mit diesem Lieferanten-Verhaltenskodex führen.

EINHALTUNG VON GESETZEN UND VORSCHRIFTEN

Der Lieferant hat die uneingeschränkte Verantwortung, alle anwendbaren Gesetze, Vorschriften und Sanktionen einzuhalten. Dementsprechend ist die folgende Aufzählung von Bereichen der Compliance nicht als abschließende Liste zu verstehen.

1. ANTI-BESTECHUNG: VERBOT VON SCHMIERGELD, BESTECHUNGEN UND BESTECHUNGSGELDERN

Lieferanten müssen die Anti-Bestechungs-Gesetzgebung einhalten und jegliche Form von Korruption vermeiden. Wenn der Colt-Standard strenger ist als die lokale Gesetzgebung, gilt stets der Colt-Standard.

Lieferanten dürfen weder direkt noch indirekt Schmiergelder, Bestechungen oder Bestechungsgelder in bar oder andere Werte anbieten oder annehmen, um sich einen unzulässigen Vorteil zu verschaffen; wie z. B. Aufträge zu gewinnen, Insiderinformationen zu erhalten oder Ausschreibungsanforderungen zu beeinflussen.

„Jeglicher Wert“ kann ein Gegenstand, Gefallen, Dienstleistung, Bargeld oder bargeldähnliches Äquivalent, Unterhaltung, Geschenk, Eigentum oder sonstiges sein, einschließlich einer wohltätigen Spende, der Finanzierung einer Veranstaltung, einer politischen Zuwendung sowie einer Anstellung oder eines Praktikums, unabhängig davon, ob diese privat oder vom Unternehmen bezahlt werden. Es ist unerheblich, dass eine verbotene Zahlung von einem Amtsträger gefordert worden sein könnte; die verbotene Zahlung darf dennoch nicht geleistet werden.

Hier einige Beispiele (aber keine abschließende Liste) für Bestechungsrisikoszenarien, denen ein Colt-Lieferant möglicherweise begegnen könnte:

• eine Aufforderung zur Zuwendung an eine politische Partei eines Regierungsbeamten oder an die bevorzugte Wohltätigkeitsorganisation dieses Beamten oder eines Geschäftspartners, auch wenn keine Zahlung an den Regierungsbeamten oder Geschäftspartner geleistet wurde,

• ein Angebot einer Anstellung oder eines Praktikums für einen Angehörigen eines Regierungsbeamten oder Geschäftspartners – dies könnte den Anschein einer Bestechung erwecken,

• eine Einladung zu einer vollständig bezahlten Skireise oder zu einer großen Sportveranstaltung oder Unterhaltung während Vertragsverhandlungen, selbst wenn die damit verbundenen Kosten im Budget liegen.

Hinweis: Die Definition eines Regierungsbeamten bezieht sich auf jede Person, die ein gewählter oder ernannter Regierungsbeamter ist, bei einer Regierungsbehörde oder -einrichtung beschäftigt ist oder bei einem Unternehmen beschäftigt ist, das im Besitz der Regierung ist oder von der Regierung kontrolliert wird (z. B. öffentliche Universität, Telekommunikationsunternehmen oder eine andere staatliche Einrichtung).

Jeder Vorfall, bei dem ein solcher Anspruch gegenüber einem Lieferanten in Bezug auf die Geschäfte, die er mit Colt tätigt oder zu tätigen hofft, erhoben wird, muss gemeldet werden. Zur Vermeidung von Zweifeln: Jede Aufforderung zur Zahlung oder zu Vorauszahlungen durch einen Colt-Mitarbeiter oder eine Person, die vorgibt, im Namen von Colt zu handeln, ist unverzüglich wie unten beschrieben an den Colt-Ansprechpartner oder das Ethikkomitee zu melden. Das Unterlassen der Meldung einer verbotenen Zahlung stellt selbst einen Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex dar und kann disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen.

Erleichterungszahlungen, das heißt geringfügige Zahlungen, die geleistet werden, um die Durchführung (nicht das Ergebnis) einer Funktion oder Tätigkeit zu beschleunigen, auf die der Zahlende rechtlich Anspruch hat (z. B. Freigabe von Waren, die beim Zoll festgehalten werden, Erteilung von Genehmigungen oder Beschaffung von Telefon- oder anderen notwendigen Diensten von der Regierung oder einer staatlichen oder staatlich kontrollierten Einrichtung), sind strengstens verboten.

Wir autorisieren niemanden, Erleichterungszahlungen in unserem Namen zu leisten, und wir bemühen uns sicherzustellen, dass unsere Agenten und anderen Vermittler keine Erleichterungszahlungen in unserem Namen leisten. Wenn Sie Zweifel an einer Zahlung haben und vermuten, dass es sich um eine Erleichterungszahlung handeln könnte, leisten Sie die Zahlung nur, wenn der Beamte oder Dritte eine formelle Quittung oder schriftliche Bestätigung ihrer Rechtmäßigkeit vorlegen kann. Wenn Sie sich unsicher sind, ob eine Zahlung geleistet werden darf, konsultieren Sie das Ethikkomitee über die unten genannten Kontaktangaben.

2. AUFZEICHNUNGSKORREKTHEIT & AUFBEWAHRUNG

Der Lieferant hat sicherzustellen, dass geschäftsrelevante Unterlagen in Bezug auf Colt für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt werden und dass sie alle Geschäftsvorgänge akkurat und fair widerspiegeln. Die Vernichtung muss mit gebührender Rücksicht auf die Vertraulichkeit der betreffenden Informationen erfolgen.

3. DATENSCHUTZ

Der Lieferant hat die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien sicherzustellen, die den Schutz, die Übertragung, den Zugriff und die Speicherung personenbezogener Daten regeln.

4. VERTRAULICHE INFORMATIONEN

Vor der Besprechung vertraulicher Informationen muss zwischen Colt und dem Lieferanten oder potenziellen Lieferanten eine standardmäßige Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet werden.

Der Lieferant darf keine vertraulichen Informationen von Colt nutzen oder offenlegen und umgekehrt. Dazu gehören, aber sind nicht beschränkt auf: Kundeninformationen, Lieferanteninformationen, Kenntnisse über Geschäftspläne oder Prognosen, Verkaufs- oder Marketingprogramme, Kundenlisten, bedeutende rechtliche oder regulatorische Maßnahmen oder Strategien, neue Produkte oder Preisänderungen, Änderungen im oberen Management, Veräußerungen oder Fusionen und Übernahmen.

5. REGIERUNG, MEDIEN- & INVESTORENBEZIEHUNGEN

Der Lieferant darf gegenüber Investoren, Medien oder Regierungsstellen keine Aussagen oder Mitteilungen mit Bezug zu Colt abgeben, ohne zuvor die schriftliche Zustimmung von Colt eingeholt zu haben (außer wenn dies von der Regierung oder gesetzlich verlangt wird). Der Lieferant kann einen solchen Antrag bei seinem primären Ansprechpartner bei Colt einreichen.

6. WETTBEWERBSRECHTLICHE FAIRNESS

Colt bekennt sich zu fairem Wettbewerb und unterstützt die Entwicklung geeigneter Wettbewerbsregeln. Der Lieferant darf sich nicht an Kooperationen oder sonstigen Aktivitäten beteiligen, die den Wettbewerb einschränken.

7. INSIDERHANDEL

Der Lieferant hat sicherzustellen, dass unveröffentlichte Insiderinformationen über Colt, an denen er beteiligt ist, weder zur Ausführung noch zur Unterstützung von Insiderhandel verwendet werden (Insiderhandel bedeutet die Nutzung wesentlicher nichtöffentlicher Informationen, um durch Wertpapiergeschäfte Gewinne zu erzielen).

8. GESCHENKE & HOSPITALITY

Der Lieferant darf keine Geschenke in Form von Bargeld, bargeldähnlichen Geschenken, Schecks oder anderen verhandelbaren Zahlungsmitteln anbieten oder annehmen, und er darf Einzelpersonen keine Geschenke oder Zuwendungen im Wert von mehr als 150 € (oder gleichwertig, und 50 € oder gleichwertig im Falle eines lieferanten mit Regierungsbezug) pro Kalenderjahr anbieten.

Colt erlaubt es Mitarbeitern, Geschenke von geringem Wert oder angemessene geschäftsbezogene Bewirtungen (z. B. Bewirtung oder Teilnahme an Sport- oder gesellschaftlichen Veranstaltungen) gemäß interner Richtlinien anzunehmen; die Annahme von Geschenken oder Bewirtungen darf jedoch niemals so verstanden werden, dass dem Lieferanten ein Vorteil gewährt wird.

Wird ein Geschenk als Verstoß gegen interne Richtlinien angesehen und ist es aus z. B. kulturellen Gründen unangebracht, es zurückzugeben, wird es im Rahmen der Corporate-Social-Responsibility(Aktivitäten) von Colt für wohltätige Zwecke verwendet.

9. SICHERHEIT, GESUNDHEIT & ARBEITSSCHUTZ

Teile von Colts Geschäft sind nach ISO 27001 zertifiziert und Colt erwartet, dass der Lieferant im Einklang mit diesem Standard tätig ist.

Im Allgemeinen hat der Lieferant sicherzustellen, dass er Colts Richtlinien und Verfahren zu Sicherheit, Gesundheit und Arbeitsschutz befolgt, während er sich auf Standorten von Colt/Colt-Kunden aufhält und beim Zugriff auf Colt-Systeme oder -Informationen.

10. FÖRDERUNG NACHHALTIGER ENTWICKLUNG

Colt erkennt die wichtige Rolle an, die Unternehmen, insbesondere der Informations-, Kommunikations- und Technologiesektor, bei der Förderung von Wachstum auf dem globalen Markt spielen.

Colt ist der Ansicht, dass Unternehmen die Verantwortung übernehmen müssen, Wachstum auf nachhaltige Weise zu erreichen, sozioökonomische Entwicklung zu fördern, um Armut zu bekämpfen, dabei die Lebensqualität zu schützen und zu verbessern und nachteilige Auswirkungen auf Teile der Weltbevölkerung oder die Umwelt zu vermeiden.

Colt betrachtet seine Lieferkette als einen Schlüsselbereich, um Nachhaltigkeit sicherzustellen, und fordert seine Lieferanten auf, diese Themen ernst zu nehmen, indem sie einschlägige internationale, europäische oder nationale Standards oder Verpflichtungen einhalten und auf Anfrage Nachweise für die Einhaltung dieser Standards vorlegen können.

11. KONFLIKTMINERALIEN

Colt verpflichtet sich zu einer verantwortungsvollen Beschaffung von Mineralien, die ethisch und nachhaltig erfolgen muss und dabei Umwelt und Menschenrechte achtet.

Colt erwartet von seinen Lieferanten, dass sie Due-Diligence-Maßnahmen und Richtlinien implementiert haben, die sicherstellen, dass unsere Dienstleistungen durch Produkte erbracht werden, die keine Komponenten aus Konfliktmineralien enthalten. Wir erwarten, dass unsere Lieferanten und deren vorgelagerte Lieferanten nur Materialien beziehen, die nicht aus Konfliktregionen stammen.

12. BESCHÄFTIGUNGSPRAKTIKEN

Der Lieferant hat die Allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen und die IAO-Konventionen zu respektieren und die nationalen Menschenrechts- und Beschäftigungsgesetze einzuhalten.

Mindestens hat der Lieferant die folgenden Standards in der eigenen Organisation zu wahren und innerhalb der Lieferkette daran zu arbeiten, diese umzusetzen:

• Schaffung eines sicheren Arbeitsumfelds für Mitarbeiter und Subunternehmer

• Vermeidung von Sklaverei, Zwangs- oder Leiharbeit und Kinderarbeit. Insbesondere sollte der Lieferant darlegen, welche Maßnahmen ergriffen wurden, um sicherzustellen, dass Sklaverei und Menschenhandel in keinem Teil seines Geschäfts oder seiner Lieferkette stattfinden. Der Lieferant hat außerdem, sofern nach dem Modern Slavery Act erforderlich, eine entsprechende Erklärung abzugeben.

• Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter und die Mitarbeiter von Subunternehmern das rechtliche Recht haben, in dem Land zu arbeiten, in dem die Dienstleistungen erbracht werden.

• Unterstützung fairer Arbeitspraktiken, einschließlich des Rechts auf Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft, der Zahlung mindestens des gesetzlichen Mindestlohns, sofern ein solcher existiert, und eines angemessenen Existenzlohns, wo dies nicht der Fall ist.

• Wahrung der Würde von Personen am Arbeitsplatz und Nulltoleranz gegenüber Belästigung von Personen in jeglicher Form und aus jeglichem Grund.

• Bereitstellung eines vertraulichen und sicheren Mechanismus, damit Mitarbeiter Beschwerden vorbringen können.

• Vermeidung von Diskriminierung von Mitarbeitern oder potenziellen Mitarbeitern aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Staatsangehörigkeit, ethnischer Herkunft, Kaste, Geschlecht, Geschlechtsumwandlungsstatus, Familienstand, Behinderung, Alter, Religion, Weltanschauung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder -nichtzugehörigkeit, sexueller Identität oder sexueller Orientierung. Fragen der Behinderung sollten nur im Hinblick auf die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Stelle berücksichtigt werden.

• Der Lieferant erkennt an, dass Colt keine sexuelle Belästigung seiner Belegschaft tolerieren wird, und Colt hat die Pflicht, sexuelle Belästigung seiner Mitarbeiter zu verhindern. Dementsprechend verlangt Colt von allen Lieferanten, dass sie Maßnahmen ergreifen, um sexuelle Belästigung durch ihre Mitarbeiter und Auftragnehmer zu verhindern. Alle Colt-Lieferanten müssen alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen sowie die in Colts Richtlinie zur sexuellen Belästigung.

13. BARFREIHEIT / ZUGÄNGLICHKEIT

Colt verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz zur Barrierefreiheit, definiert als die Fähigkeit von Menschen mit Behinderungen und Beeinträchtigungen, auf alle Informationen und Möglichkeiten sowie auf physische und digitale Räume zuzugreifen, ohne dafür übermäßige zusätzliche Zeit oder Mühe aufwenden zu müssen. Colt stellt die Einhaltung von Barrierefreiheitsstandards sicher und arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung der Zugänglichkeit in seinen Produkten und Dienstleistungen.

14. UMWELTPRAKTIKEN

Colt reduziert seine Umweltbelastung, u. a. durch die Festlegung wissenschaftsbasierter Ziele (Science Based Targets) zur drastischen Emissionsreduzierung über alle drei Scopes (siehe unsere Verpflichtungen).

Ein zentraler Bestandteil unserer Strategie ist die Zusammenarbeit mit Lieferanten, die dasselbe Engagement für den Umweltschutz teilen. Vor diesem Hintergrund müssen Lieferanten die Einhaltung verbindlicher lokaler und internationaler Umweltstandards und -gesetze sicherstellen.

Darüber hinaus erwartet Colt von den Lieferanten, dass sie haben oder unterstützen:

• Eine eindeutige Umweltpolitik und verfügbare Zielsetzungen.

• Emissionsreduktionsziele, idealerweise in Übereinstimmung mit der Science Based Targets Initiative (SBTi) und deren Net Zero Standard, sollten Teil der Umweltziele eines Lieferanten sein.

• Umweltdaten, wie die Nutzung nachhaltiger Ressourcen, Abfälle und Emissionen des Lieferanten und/oder der an Colt erbrachten Dienstleistungen, sind verfügbar.

Colt verpflichtet sich zum Wissensaustausch und zur Zusammenarbeit mit Lieferanten im Bereich ökologischer Nachhaltigkeit.

15. WIE ZU MELDEN

Der Lieferant wird erwartet, seine Einhaltung dieses Kodex selbst zu überwachen. Zunächst sollten bekannte oder potenzielle Verstöße dem Colt-Beschaffungskontakt des Lieferanten gemeldet werden.

Alternativ kann der Lieferant Verstöße direkt dem Colt-Ethikkomitee melden, das Fragen der rechtlichen und regulatorischen Compliance sowie des ordnungsgemäßen Geschäftsverhaltens prüft. Das Ethikkomitee kann wie folgt kontaktiert werden:

Per E-Mail [email protected]

Per Brief an The Ethics Committee, c/o The Company Secretary, Colt Technology Services Group Limited, Colt House, 20 Great Eastern Street, London, EC2A 3EH, United Kingdom.